Dịch Vụ Hoàn Tất Đơn HàngHệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

12 Mẹo để Cải thiện quy trình order fulfillment và độ chính xác lấy hàng

Vì tất cả chúng ta đều hiểu giá trị to lớn của dịch vụ khách hàng và chất lượng sản phẩm đối với một doanh nghiệp, nên đôi khi chúng ta bỏ qua quá trình order fulfillment là gì. Không chỉ cần tập trung vào dịch vụ khách hàng hay chất lượng sản phẩm mà quá trình hoàn thành đơn hàng và độ chính xác của việc chọn hàng cũng cần được chú trọng hàng đầu.

Order fulfillment là giai đoạn cuối cùng trong quyết định đặt hàng từ doanh nghiệp của người mua. Khách hàng có muốn quay lại với bạn hay không tùy thuộc vào mức độ làm hài lòng bạn đối với khách hàng. Vậy, làm thế nào để cải thiện quy trình order fulfillment? Hãy đọc bài viết này ngay bây giờ!

Chọn công ty vận chuyển phù hợp

Nhiều người có thể nghĩ rằng đây là một công việc đơn giản, nhưng bạn phải đánh giá một số yếu tố khi lựa chọn một doanh nghiệp logistics. Một công ty vận chuyển phù hợp với công ty của bạn sẽ giúp bạn cải thiện quy trình thực hiện đơn hàng và độ chính xác của việc lấy hàng.

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn phải chắc chắn rằng công ty bạn chọn có thể phân phối đúng cách đến người tiêu dùng của bạn. Để biết thêm chi tiết, bạn phải hiểu rõ các đặc điểm của hầu hết các vị trí của khách hàng, chẳng hạn như thành phố, vùng nông thôn, các vị trí khó tiếp cận và hơn thế nữa.

Sau đó, bạn nên xem các đánh giá và xếp hạng của công ty đó để biết khách hàng nói gì về công ty đó và liệu công ty có thể gửi các lô hàng cực lớn cũng như những thứ cực kỳ nhỏ, và dễ vỡ một cách nhanh chóng mà không làm hỏng hoặc thất lạc chúng hay không.

Bạn có thể nghiên cứu nhiều thương hiệu logistics trên thị trường và so sánh chúng để có thêm lựa chọn. Bạn cũng có thể trò chuyện với các chủ sở hữu công ty khác về các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển mà họ đang sử dụng.

Cong-ty-van-chuyen-phu-hop-giup-cai-thienquy-trinh-order-fulfillment
Công ty vận chuyển phù hợp giúp cải thiện quy trình order fulfillment

Luôn giữ các đường dây liên lạc với khách hàng của bạn

Khi người mua đặt hàng trên các cửa hàng trực tuyến của bạn, bạn nên giữ liên lạc với họ từ khi họ đặt hàng cho đến khi nhận được sản phẩm, ngay cả sau khi họ nhận được hàng vài ngày hoặc một tuần.

Vì khách hàng thích được chăm sóc và muốn biết tình trạng Order Fulfillment là gì của họ, nên việc cung cấp cho họ thông tin thường xuyên về thời điểm họ có thể nhận được gói hàng không chỉ giúp họ có thể theo dõi đơn đặt hàng và tạo thiện cảm của khách hàng với công ty của bạn.

Đảm bảo Hệ thống đặt hàng nội bộ của bạn hoạt động hiệu quả

Mặc dù vận chuyển nhanh chóng hoặc các sản phẩm chất lượng của bạn, không ai thích một hệ thống đặt hàng phức tạp hoặc thường xuyên có lỗi. Bạn phải thường xuyên kiểm tra để đảm bảo rằng hệ thống theo dõi máy tính của bạn đang hoạt động bình thường và đảm bảo rằng thời gian nhân viên trong kho của bạn nhận được đơn đặt hàng càng ngắn càng tốt.

Bên cạnh đó, bạn nên nói chuyện với nhân viên của mình để xem liệu họ có thấy bất kỳ lĩnh vực nào cần cải thiện hay không. Nếu bất kỳ vấn đề nào xuất hiện trong quá trình, hãy giải quyết chúng càng nhanh càng tốt.

Hệ thống đặt hàng hiệu quả

Hệ thống đặt hàng hiệu quả cũng sẽ giúp việc tìm kiếm hàng tồn kho trở nên đơn giản cho nhân viên kho hàng của bạn. Làm cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong nhà kho là một trong những quy tắc mà bất kỳ nhà kho nào cũng phải tuân theo nếu bạn muốn cải thiện độ chính xác của việc thực hiện đơn hàng.

Không những thế, doanh nghiệp của bạn cũng  tạo chiến lược lưu trữ hàng hóa đơn giản và minh bạch sẽ giúp bạn tăng tốc độ vận chuyển và năng suất của nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên kho của bạn xác định vị trí một mặt hàng một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn trong việc gửi nó.

Bên cạnh đó, phân chia khoảng không quảng cáo có thể hỗ trợ bạn trong việc nâng cao thông lượng và mức độ chính xác bằng cách lưu trữ các loại hàng hóa tồn kho có thể so sánh được. Bạn có thể phân loại hàng hóa dựa trên kích thước, tính thời vụ, tần suất lựa chọn và các yếu tố khác.

Một nhà kho được đánh dấu tốt cũng hỗ trợ bạn quản lý hàng tồn kho và phòng chống trộm cắp.

👉 Xem thêm: Dịch Vụ Kho Hàng 3PL: Lợi Ích Và Cách Chọn Đơn Vị Cung Cấp
👉 Xem thêm: Top 15 Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
👉 Xem thêm: Chi Phí Bình Quân Gia Quyền Cho Hàng Hóa: Công thức, Ưu điểm

He-thong-dat-hang-hieu-qua-cung-se-giup-viec-tim-kiem-kho-tro-nen-don-gian-cho-nhan-vien
Hệ thống đặt hàng hiệu quả cũng sẽ giúp việc tìm kiếm hàng tồn kho trở nên đơn giản cho nhân viên

Nhận đơn đặt hàng bằng nhiều cách

Người mua hiện đại đánh giá cao sự thoải mái và tiện lợi. Mặc dù một số người thích đặt hàng trực tiếp, nhưng hầu hết họ thích đặt hàng qua công nghệ.

Các công ty thường cung cấp nhiều cách để nhận đơn đặt hàng, chẳng hạn như giao dịch trực tiếp, qua internet, điện thoại, email, ứng dụng điện thoại di động và phương tiện truyền thông xã hội. Nếu công ty của bạn không cung cấp một trong những lựa chọn thay thế đặt hàng này, bạn nên xem xétb bổ sung thêm các tùy chọn đặt hàng của khách hàng.

Sử dụng bộ lọc và phân loại hàng tồn kho

Phân loại hàng tồn kho với hệ thống quản lý đơn hàng của bạn có thể giúp bạn xác định loại mặt hàng nào đang bán nhanh và loại mặt hàng nào không. Để theo kịp nhu cầu của người mua, bạn sẽ phải bổ sung các mặt hàng bán chạy nhất thường xuyên hơn.

Hơn nữa, bạn cũng nên để những món đồ này ở vị trí dễ lấy hơn những món đồ khác để lấy đồ và thực hiện đơn hàng càng sớm càng tốt, nâng cao độ chính xác khi lấy hàng.

Một phương pháp khác để phân loại khoảng không quảng cáo của bạn là chia các đơn đặt hàng thành các đơn hàng chưa được hoàn thành, các đơn hàng đã bắt đầu nhưng chưa được hoàn thành và các đơn hàng đã được hoàn thành.

Bạn có thể lọc ra các đơn hàng bạn đã hoàn thành và tập trung vào những đơn hàng cần được vận chuyển. Nó đơn giản hóa quy trình vì bạn sẽ không phải mất thời gian cố gắng theo dõi tiến độ của nhiều đơn đặt hàng.

Vì vậy, bạn không cần phải tập trung vào việc theo dõi đơn hàng của mình theo cách thủ công khi bạn sử dụng quản lý đơn hàng.

Ảnh: Kỹ thuật phân loại ABC trong phân loại khoảng không quảng cáo

Ky-thuat-phan-loai-ABC-trong-phan-loai-hang-ton-kho
Kỹ thuật phân loại ABC trong phân loại hàng tồn kho

Phân biệt giữa báo giá và đơn đặt hàng

Báo giá là ước tính giá cả cho một sản phẩm hoặc dịch vụ, trong khi đơn đặt hàng là “hợp đồng” giữa công ty của bạn và người mua.

Một báo giá không phải là Chi phí order fulfillment . Bạn có thể cung cấp báo giá miễn phí cho người tiêu dùng tiềm năng, những người có thể quyết định có chấp nhận chúng hay không. Đó có thể là giai đoạn đầu trong giao dịch mua bán liên quan đến dịch vụ hoặc các đồ vật cao cấp không có nhãn giá rõ ràng.

Người tiêu dùng sẽ đến cửa hàng của bạn, truy cập trang web của bạn hoặc trò chuyện trực tiếp với bạn về một dịch vụ hoặc sản phẩm, và đổi lại, họ sẽ nhận được báo giá. Báo giá đó có thể chắc chắn hoặc linh hoạt, tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn. Trong mọi tình huống, khách hàng có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận ước tính.

Ngược lại, một đơn đặt hàng hiển thị những gì người tiêu dùng đã yêu cầu từ bạn và những gì bạn đã hứa cung cấp. Nó chứa toàn bộ số tiền mà người tiêu dùng sẽ trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Nó giải thích giá cả và các điều khoản cần thiết và thường được gửi đến người mua qua email.

Nói cách khác, người tiêu dùng đã nói rằng họ muốn mua thứ gì đó từ bạn nhưng cửa hàng không thể cung cấp hoặc họ không muốn có quyền sở hữu tại thời điểm đó. Nếu khách hàng yêu cầu một mặt hàng cụ thể mà bạn thường không giữ trong kho hoặc một số lượng lớn một mặt hàng mà bạn không thường mang theo, bạn sẽ đặt hàng.

Cung cấp các tùy chọn để xem và cập nhật danh sách chọn

Cho phép người dùng in danh sách đã chọn hoặc xem chúng trên thiết bị di động có thể giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém. Cách này giúp người chọn kiểm tra kỹ đơn đặt hàng để xác nhận rằng họ đang chọn, đóng gói và vận chuyển những thứ phù hợp đến đúng người mua. Nó cũng giúp người chọn tiết kiệm thời gian mà họ sẽ dành cho việc kiểm tra lại danh sách và hàng hóa theo cách thủ công.

Tăng độ chính xác khi lấy hàng 

Để giảm thiểu sự gián đoạn tốn kém, bạn nên tối ưu hóa hệ thống lấy hàng của mình. Bạn có thể làm điều đó bằng cách dán nhãn thích hợp cho tất cả các hàng tồn kho của mình và sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để tìm và theo dõi mọi thứ. Bạn sẽ thấy quá trình chọn được cải thiện rõ ràng và nhanh hơn.

Tăng tính minh bạch

Duy trì sự minh bạch trong toàn bộ công ty của bạn là cần thiết khi bạn có nhiều kênh bán hàng. Mọi người tham gia vào lượng hàng, dịch vụ khách hàng, hoạt động bán hàng và cập nhật nhà cung cấp của bạn phải ở trên cùng một trang.

Khả năng hiển thị từ đầu đến cuối sẽ hỗ trợ việc thực hiện đơn hàng chính xác hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó cũng sẽ xúc tiến toàn bộ thủ tục.

Kết hợp quản lý và hỗ trợ đa địa điểm

Đây là một phương pháp quan trọng để giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình và thực hiện các đơn đặt hàng từ nhiều địa điểm.

Ví dụ: nếu bạn có một cửa hàng trực tuyến, một cửa hàng truyền thống và một nhà kho nơi bạn lưu trữ hàng hóa của mình, các công cụ hỗ trợ và quản lý đa vị trí sẽ giúp bạn không bị nhầm lẫn với các đơn đặt hàng và tránh tạo ra tắc nghẽn trong quá trình thực hiện. .

Việc tích hợp phần mềm quản lý hàng tồn kho đa địa điểm vào quy trình thực hiện đơn hàng và quản lý kho hàng giúp việc kiểm kê và sản xuất trên nhiều địa điểm trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn bao giờ hết. Do đó, bạn có thể kiểm tra xem số lượng hàng tồn kho của mình có được cập nhật hay không và tất cả các lần bán hàng đều được theo dõi thích hợp trên một số địa điểm.

Ket-hop-quan-ly-va-ho-tro-dia-diem-giup-theo-doi-hang-ton-kho
Kết hợp quản lý và hỗ trợ đa địa điểm giúp theo dõi hàng tồn kho từ nhiều địa điểm

Duy trì sự linh hoạt 

Tính linh hoạt là một trong những yếu tố có thể hỗ trợ bạn tạo dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn. Bạn sẽ có được sự tự tin và lòng trung thành bằng cách cung cấp nhiều lựa chọn thay thế giao hàng, cho phép người tiêu dùng điều chỉnh đơn đặt hàng của họ và chấp nhận hoàn lại tiền và trả hàng.

Hãy tham khảo những cách sau để giúp công ty của bạn luôn linh hoạt trong quá trình thực hiện đơn đặt hàng:

  • Những việc ưu tiên nên được xử lý riêng biệt với những việc khác.
  • Cung cấp dịch vụ vận chuyển chia nhỏ khi khách hàng cần để người mua có thể yêu cầu giao hàng đến nhiều địa điểm.
  • Cung cấp các lựa chọn thay thế vận chuyển tiện lợi như vận chuyển từ cửa hàng, nhận hàng, giao hàng tận nơi, giao hàng, v.v.
  • Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà bạn có thể cân nhắc việc ký hợp đồng và mở rộng diện tích kho bãi.
  • Tạo một hệ thống có thể mở rộng có thể quản lý các nhu cầu khác nhau và theo mùa.
  • Giảm thiểu chi phí thực hiện bằng cách cho phép thu được lợi nhuận không phức tạp.

Chúng tôi hy vọng 12 mẹo này có thể hỗ trợ bạn trong việc cải thiện quá trình xử lý đơn đặt hàng, cho phép bạn cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn cho khách hàng. Từ đó tổng thu nhập của doanh nghiệp bạn sẽ tăng lên khi bạn biết cách cải thiện quy trình thực hiện đơn hàng.

Ngoc Lee

Writing is an art that speaks from my heart!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button