Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Điểm Đặt Hàng Lại (ROP): Cách Tính Và Công Thức

Làm cách nào để xác định thời điểm đặt thêm hàng?

Bạn có thể dựa vào bản năng của mình trong giai đoạn đầu thành lập công ty. Bạn sẽ kiểm tra kho hàng của mình hai tuần một lần, đoán xem bạn sẽ hết hàng trong năm ngày tới và đặt hàng. Chạy theo bản năng không thể mở rộng khi doanh nghiệp của bạn phát triển và nhiệm vụ của bạn mở rộng. Mọi thứ bắt đầu trượt khi các hoạt động và dữ liệu tổng thể về sản phẩm của bạn ngày càng trở nên phức tạp.

Ví dụ: bạn có thể đến vào sáng thứ Hai và phát hiện ra rằng bạn không có sản phẩm quan trọng. Các đơn đặt hàng đang đến từ khách hàng và bạn nhớ lại rằng nhà cung cấp của bạn có thời gian giao hàng là một tuần. Trong khi đó, bạn chỉ có thể hy vọng rằng người tiêu dùng của bạn sẽ vẫn kiên nhẫn hoặc chịu hậu quả tài chính của việc bỏ lỡ doanh số bán hàng.

Vì vậy, làm thế nào có thể tránh được điều này trong một doanh nghiệp đang phát triển hoặc Fulfillment là gì và có lên sử dụng?

Sử dụng dữ liệu lịch sử để tạo điểm đặt hàng lại sẽ đảm bảo rằng mức khoảng không quảng cáo của công ty bạn luôn ổn định.

Định nghĩa điểm đặt hàng lại (Reorder Point)

Reorder Point là một phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phổ biến. Hệ thống ROP theo dõi mức khoảng không quảng cáo của bạn và đặt hàng nhiều hơn khi chúng xuống dưới ngưỡng được chỉ định.

Một số doanh nghiệp cũng tính đến lượng dự trữ an toàn trong ước tính của họ để đảm bảo họ không bao giờ hết sản phẩm. Có rất nhiều lợi thế khi sử dụng kỹ thuật này, bao gồm hiệu quả tốt hơn và chi phí thấp hơn cho các sản phẩm đặt hàng quá nhiều hoặc thiếu. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không có gián đoạn và sẽ tiết kiệm tiền.

Vì mỗi mặt hàng có mức độ liên quan và tỷ lệ sử dụng riêng trong quá trình sản xuất nên điểm đặt hàng lại khác nhau. Nó cũng bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố khác, chẳng hạn như chiết khấu, thời gian vận chuyển của mặt hàng, kho hàng an toàn, v.v.

👉 Xem thêm: Fulfillment Là Gì? Quy Trình Và Lợi Ích của Fulfillment
👉 Xem thêm: Dịch Vụ Order Fulfillment: Lợi Ích, Chi Phí, Quy Trình
👉 Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS): Chức Năng Và Lợi Ích
👉 Xem thêm: Chi Phí Order Fulfillment: Chi Phí Và Tại Sao Cần Dùng

Với sự tiến bộ của ERP, quá trình này đã trở nên tự động và do đó khá đơn giản để thực hiện. Mọi thứ quan trọng đều được theo dõi và chăm sóc trong hệ thống. Đặt hàng sớm cũng giúp giảm giá nhà cung cấp cao và tạo điều kiện thương lượng tốt.

Reorder-Point-(ROP)
Reorder Point là gì

Tại sao xác định điểm Reorder Point lại quan trọng?

Nếu bạn sử dụng điểm đặt hàng lại, bạn sẽ không bị trễ với lô hàng tiếp theo của mình. Bạn sẽ luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng nếu bạn có điểm đặt hàng lại thích hợp cho từng SKU – mà không bị khóa số tiền không cần thiết trong kho.

Giảm chi phí

Giữ nhiều hàng hơn số lượng có thể bán kịp thời không được coi là cách sử dụng tiền tốt. Điểm đặt hàng lại giúp các tổ chức tự do hơn về tài chính bằng cách cho phép họ duy trì lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu mà không bị hết hàng với Order Fulfillment là gì.

Giảm lượng hàng tồn kho

Quá nhiều hàng hóa trong kho sẽ gây tốn kém, trong khi quá ít hàng tốt có thể dẫn đến tình trạng tồn kho gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn: Yêu cầu đặt hàng bị hủy hoặc chậm trễ, người tiêu dùng bị mất và danh tiếng của bạn có thể bị ảnh hưởng. Điểm đặt hàng lại thứ tự các điểm hỗ trợ trong việc ngăn chặn hàng tồn kho trước hết.

Dự báo tốt hơn

Việc xác định điểm đặt hàng lại các điểm có mối liên hệ chặt chẽ với việc tìm hiểu xu hướng tiêu dùng trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn càng tính toán nhiều điểm đặt hàng lại cho mỗi sản phẩm, bạn càng dự đoán tốt hơn nhu cầu trong tương lai và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phương pháp reorder point số lượng một cách chính xác.

Lợi ích của Reorder Point

Sau đây là một số lợi ích của việc chính xác khi xác định điểm đặt hàng lại trong kiểm soát hàng tồn kho.

  • Một trong những ưu điểm chính của phương pháp này là nó cho phép lưu chuyển hàng tồn kho liên tục mà không bị tạm dừng. Điều này cải thiện hơn nữa việc quản lý khoảng không quảng cáo của công ty bạn.
  • Nó tạo ra không gian để xác định và giải quyết các mối quan tâm về mua sắm, dẫn đến một quy trình hiệu quả hơn.
  • Xác định xem còn hàng hay không, tránh mọi vấn đề về sản xuất.
  • Giảm chi phí bảo trì và dự trữ hàng tồn kho không cần thiết.
  • Nó hỗ trợ công ty đưa ra các quyết định sáng suốt bằng cách theo dõi toàn bộ quá trình mua hàng.

Tính toán công thức Reorder point

Bạn có thể tính toán reorder point bằng cách sử dụng công thức sau:

👉 Xem thêm: Hệ thống kiểm kê hàng hóa P và Q: Ví dụ và điểm khác nhau
👉 Xem thêm: Hướng dẫn cách quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ
👉 Xem thêm: Top 15 Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Công thức tính Reorder point

Công thức điểm đặt hàng lại là một phép tính toán học mà các doanh nghiệp sử dụng để xác định số lượng hàng tồn kho tối thiểu cần thiết để tránh hết hàng. Công thức tính điểm đặt hàng lại như sau:

Nhu cầu trong thời gian sản xuất ( Demand During Lead Time ) + số hàng hóa dự trữ tiêu chuẩn ( Safety Stock ) = Reorder Point (ROP).

Reorder-Point-Formula
Công thức tính Reorder Point

Công thức tính hàng dự trữ tiêu chuẩn ( Safety Stock )

Biết nhu cầu thông thường đối với một sản phẩm là chưa đủ vì nhu cầu có thể tăng đột biến một cách bất ngờ hoặc các vấn đề với nhà cung cấp có thể khiến bạn không thể nạp đầy kho hàng nhanh chóng như bạn muốn. Như tên của nó, dự trữ an toàn là hàng tồn kho bổ sung “đề phòng” được giữ trong tay để dự đoán nhu cầu hoặc cung cấp trong hệ thống quản lý đơn hàng.

Mức độ dự trữ hàng hóa ( Safety Stock ) = (Đơn đặt hàng tối đa hàng ngày x thời gian giao hàng tối đa) – (đơn đặt hàng trung bình hàng ngày x thời gian giao hàng trung bình)

Để xác định mức dự trữ an toàn thích hợp cho một sản phẩm nhất định, hãy thực hiện các bước sau:

  • Bước 1: Nhân số lượng đơn đặt hàng tối đa hàng ngày với thời gian giao hàng dài nhất có thể trong trường hợp nhà cung cấp chậm trễ.
  • Bước 2: Chia khối lượng đặt hàng trung bình hàng ngày cho thời gian giao hàng trung bình. Kết quả của Bước 2 được trừ cho Kết quả của Bước 1.
  • Bước 3: Bây giờ chúng ta hãy quay trở lại công thức điểm đặt hàng lại của chúng tôi: Chỉ cần thêm nhu cầu thời gian sản xuất và các tính toán dự trữ an toàn với nhau và bạn đã có ROP.

Bây giờ, hãy quay trở lại công thức điểm đặt hàng lại của chúng tôi: Chỉ cần thêm nhu cầu thời gian sản xuất và các tính toán dự trữ an toàn với nhau và bạn đã có ROP.

Xác định Reorder Point (ROP) với hàng hóa dự trữ (Safety Stock)

Các doanh nghiệp dự trữ thêm hàng dự phòng trong trường hợp không lường trước được áp dụng chiến lược này. Nhân mức sử dụng trung bình hàng ngày với thời gian thực hiện, sau đó cộng lượng dự trữ an toàn mà bạn giữ lại để có điểm đặt hàng lại (reorder point) với dự trữ an toàn.

ROP = (mức sử dụng trung bình hàng ngày * thời gian sản xuất) + số hàng hóa dự trữ

Hãy xem một ví dụ để giúp bạn hiểu. Giả sử bạn là một cửa hàng nước hoa bán 300 chai nước hoa mỗi ngày. Mỗi lô nước hoa bạn đặt hàng sẽ mất hai tuần để người bán của bạn nhận được hàng. Trong trường hợp có sự chậm trễ ngoài ý muốn, bạn giữ lại lượng hàng thừa đủ cho 7 ngày bán hàng. Điều gì nên là điểm đặt hàng lại (reorder point) của bạn bây giờ?

  • Thời gian bán hàng = 14 ngày
  • Hàng hóa dự trữ = 7 ngày x 300 chai = 2100 chai
  • ROP = (300 x 14) + 2100 = 6300 chai

Khi bạn còn 2400 chai trong kho, bạn nên đặt hàng cho đợt nước hoa tiếp theo.

Tính toán ROP không có dự trữ an toàn

Các doanh nghiệp tuân thủ các phương pháp kiểm kê tinh gọn hoặc chiến lược quản lý hàng tồn kho đúng lúc thường không duy trì được lượng hàng dự trữ an toàn. Trong những trường hợp như vậy, điểm đặt hàng lại có thể được xác định bằng cách nhân doanh số bán hàng trung bình hàng ngày với thời gian sản xuất của bạn. Khi bạn không có hàng dự trữ an toàn, mức độ đặt hàng lại và tần suất đặt hàng của bạn thường cao hơn Chi phí order fulfillment .

ROP = doanh số trung bình hàng ngày x thời gian bán hàng.

Sử dụng ví dụ về nước hoa trước đó, không bao gồm nước hoa an toàn, ROP của bạn phải là:

ROP = 300 x 14 = 4200 chai.

Khi còn 4200 chai, bạn nên đặt hàng cho đợt nước hoa sau.

Thời gian sản xuất (Demand Lead Time)

Số ngày trôi qua giữa đơn đặt hàng từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp của bạn đối với một sản phẩm và nhận được sản phẩm được gọi là thời gian sane xuất. Khi so sánh với nhà máy sản xuất trong nước hoặc trong nước, thời gian dẫn của bạn sẽ lâu hơn nếu nhà cung cấp của bạn ở nước ngoài.

Để tính toán thời gian bán hàng, hãy nhân thời gian sản xuất của sản phẩm (tính bằng ngày) với số lượng đơn vị trung bình được bán hàng ngày theo công thức dưới đây:

Nhu cầu về thời gian sản xuất = thời gian sản xuất x doanh số trung bình hàng ngày

Cách tính điểm đặt hàng lại (Reorder Point) với các nhà cung cấp khác nhau

Bạn có thể nhận được sản phẩm của mình từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và mỗi nhà cung cấp có một thời gian giao hàng riêng biệt. Do đó, điều quan trọng là phải xem xét điểm đặt hàng lại của bạn trên cơ sở từng mặt hàng.

Ví dụ: giả sử bạn là một nhà bán lẻ cung cấp chai nước và hộp đồ ăn nhanh. Hai mặt hàng được mua từ các nhà cung cấp khác nhau và có thời gian giao hàng khác nhau. Các hộp đồ ăn nhanh mất bốn ngày để đến nơi (thời gian giao hàng = bốn ngày) và các chai nước mất một ngày để đến nơi (thời gian giao hàng = một ngày). Ngày thường bạn bán được 5 chai nước và 10 hộp đồ ăn nhẹ.

ROP của bạn với nhà cung cấp phân phối chai nước phải là ROP = 5 x 1 = 5 chai nếu bạn không có bất kỳ nguồn cung cấp an toàn nào.

Khi bạn chỉ còn 5 chai, bạn còn một ngày bán hàng nữa trước khi hết. Bởi vì bạn có thời gian giao hàng là một ngày, nguồn cung cấp mới sẽ đến đúng lúc để bạn tiếp tục bán hàng mà không bị gián đoạn.

Theo cách tương tự, ROP (điểm đặt hàng lại) của bạn với người bán hộp đồ ăn nhanh phải là ROP = 4 x 10 = 40 hộp. Khi bạn còn 40 hộp hàng trong kho hoặc còn 4 ngày nữa là hết hàng, bạn nên đặt hàng lại. Với thời gian giao hàng là bốn ngày, nguồn cung cấp mới sẽ đến đúng lúc, cho phép bạn tiếp tục bán hàng mà không bị gián đoạn.

Để quản lý hàng tồn kho tốt, điểm đặt hàng lại là điều cần thiết. Đảm bảo liên tục có đủ sản phẩm trong kho của bạn, giảm chi phí giữ hàng và loại bỏ tình trạng tồn kho, dự trữ quá nhiều và doanh thu bị mất.

Làm thế nào để tính điểm đặt hàng lại (Reorder Point) các điểm phù hợp

Reorder- point
Tính điểm đặt hàng (Reorder Point) cho phù hợp với doanh nghiệp

Thay vì bảng tính Excel, các trung tâm phân phối và nhà kho tập trung vào việc mở rộng, khả năng mở rộng và hiệu quả sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho và hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Các hệ thống này sử dụng các thao tác thủ công dễ mắc phải sai lầm hoặc sự giám sát của con người và tự động hóa chúng. Một quy trình quan trọng có thể được tự động hóa với phần mềm chính xác là đặt hàng tồn kho.

Ví dụ, điểm đặt hàng lại chỉ hữu ích nếu các công ty sử dụng chúng. Nếu công ty của bạn biết họ cần đặt hàng lại bao nhiêu bàn phím, nhưng không có cách nào để thông báo cho nhân viên khi chỉ còn 50 bàn phím, bạn sẽ phả liên hệ với nhà cung cấp thật nhanh khi biết mình sắp hết hàng.

Một trong những vấn đề quan trọng nhất đối với việc đặt hàng lại (Reorder Point) thứ tự các tệp Excel của máy tính điểm là điều này. Trước khi có thể tính toán điểm đặt hàng, ai đó phải xuất dữ liệu cập nhật. Đây là cụm từ có thể bị lãng quên khi nhà kho bận rộn, và những khoảng thời gian bận rộn là lúc các công ty yêu cầu kiểm soát hàng tồn kho nhiều nhất.

Ngược lại, WMS có thể cảnh báo cho người giám sát hoặc quản lý khi đạt đến điểm đặt hàng lại của sản phẩm. Hơn nữa, khi một sản phẩm đạt đến mức đặt hàng lại, người quản lý kho có thể sắp xếp phần mềm của họ để gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp ngay lập tức, bỏ qua quy trình thông báo và phê duyệt.

Một trong những chiến lược kiểm soát hàng tồn kho được sử dụng rộng rãi nhất là điểm đặt hàng lại (Reorder Point). Dựa trên thời gian tái cung cấp mục tiêu và biên độ an toàn cần thiết, nó ước tính số lượng hàng cần đặt hàng. Việc thiết lập điểm đặt hàng lại giúp giải phóng số tiền có giá trị và đảm bảo rằng các hoạt động gửi đến và gửi đi của bạn đang chạy với hiệu quả tối ưu.

Khía cạnh quan trọng nhất và đôi khi là khó khăn nhất của việc tính toán hiệu quả các điểm đặt hàng lại (Reorder Point) là có dữ liệu đáng tin cậy để lập kế hoạch chuỗi cung ứng và đưa ra bức tranh chính xác về nhu cầu của khách hàng. Việc tính toán sẽ sai nếu dữ liệu không chính xác và bạn có thể kết thúc với quá nhiều hoặc quá ít hàng dự trữ.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc tính toán điểm đặt hàng lại của mình, bạn có thể sử dụng công thức được cung cấp ở trên. Ngoài ra, bài viết này cũng chứa một số kỹ thuật hữu ích, có thể được điều chỉnh theo loại hình kinh doanh mà bạn điều hành.

Bạn thấy bài viết này rất hữu ích? Đừng quên theo dõi Fanpage và website của chúng tôi để nhận được nhiều bài viết hấp dẫn nhé!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button