Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Fulfillment center là gì và hoạt động ra sao?

Kể từ khi thương mại điện tử lần đầu tiên được đưa lên Internet, mua sắm trực tuyến đã phát triển vượt bậc. Đặc biệt, doanh số bán hàng trực tuyến bùng nổ hơn bao giờ hết trong đại dịch Covid 19.

Tuy nhiên, do các sự kiện gần đây và khả năng tiếp cận ngày càng tăng của việc mua hàng trực tuyến, doanh số bán hàng lớn hơn bao giờ hết. Hàng tỷ đô la hiện đang được chi cho mua sắm trực tuyến trên khắp thế giới và khi đơn đặt hàng tăng lên, các doanh nghiệp muốn được hỗ trợ nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu.

Chọn Fulfillment là gì center phù hợp để cộng tác là một trong những điều hữu ích nhất mà bạn có thể làm cho doanh nghiệp của mình. Để làm được điều đó, bạn nên hiểu trung tâm hoàn thiện là gì, cách trung tâm hoàn thiện hoạt động và các thông tin liên quan khác.

Fulfillment Center là gì?

Trung tâm hoàn thiện là một địa điểm nơi người bán hoặc công ty mà người bán thuê để thuê ngoài việc thực hiện của họ, chẳng hạn như nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba, thực hiện trực tiếp đến người tiêu dùng và thực hiện từ doanh nghiệp đến bán lẻ. Người bán thực hiện các đơn đặt hàng bán buôn cho các nhà bán lẻ hộp lớn.

Đây là nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba xử lý và gửi các sản phẩm đã đặt hàng cho người mua của bạn. Các trung tâm thực hiện quản lý cơ chế đưa đơn đặt hàng đến tận nhà người mua và hỗ trợ bạn trong quá trình đóng gói, địa chỉ và vận chuyển từng mặt hàng.

Công việc chính của trung tâm hoàn thiện là xử lý hàng tồn kho của người bán, lưu trữ hàng hóa, vận chuyển đơn đặt hàng trực tiếp đến người tiêu dùng hoặc người bán và hỗ trợ người bán vận hành toàn bộ quy trình thực hiện quan trọng nhưng đôi khi phức tạp.

Trung tâm Micro-fulfillment vi mô là gì?

Trung tâm thực hiện vi mô là một cơ sở thực hiện nhỏ, tự động hóa cao, xử lý cả thương mại điện tử và nhận hàng tại cửa hàng.

Trung tâm thực hiện vi mô bao gồm hai thành phần chính: hệ thống quản lý phần mềm để xử lý đơn đặt hàng trực tuyến và cơ sở hạ tầng vật lý. Nó cũng bao gồm các robot để chọn các mặt hàng từ các kệ hàng và vận chuyển chúng cho nhân viên đóng gói.

Các trung tâm Order Fulfillment là gì thường có diện tích từ 3.000 đến 10.000 feet vuông và có thể được tích hợp vào các cửa hàng hoặc được sử dụng như các cơ sở độc lập để phục vụ một nhóm địa điểm. Nó có thể được đặt trong một nhà kho hoặc một cửa hàng hiện có, trong một cơ sở phân phối nhỏ chuyên biệt hoặc nhà kho, nhà để xe, bãi đậu xe và tầng hầm của các công ty nhỏ.

Trung tâm Fulfillment hoạt động như thế nào?

Fulfillment Center là một điểm trung tâm cho tất cả các hoạt động hậu cần cần thiết để cung cấp sản phẩm của người bán cho người mua của họ. Nó thường được gọi là thủ tục thực hiện đơn hàng. Trước tiên, bạn phải chọn trung tâm đáp ứng phù hợp nhất cho nhu cầu của công ty bạn và lưu trữ kho sản phẩm của bạn ở đó. Sau đó, kết nối các cửa hàng trực tuyến của bạn với hệ thống trung tâm thực hiện.

trung-tam-thuc-hien-hoat-dong
Trung tâm Thực hiện Hoạt động

Quy trình trong trung tâm fulfillment

Khi một đơn đặt hàng được thực hiện, nhà cung cấp sẽ nhận được thông tin liên quan từ người bán. Bạn nên tự động hóa quy trình này với hệ thống quản lý đơn hàng oms vì việc kích hoạt các yêu cầu thực hiện theo cách thủ công mỗi khi hoàn tất đơn đặt hàng mới trên các cửa hàng trực tuyến của bạn là không thuận tiện.

Khi người mua hoàn tất giao dịch, hàng hóa sẽ được chọn từ các giá đỡ của trung tâm thực hiện, đóng gói và sẵn sàng để phân phối.

Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các trung tâm thực hiện cho các đơn hàng B2B, thường là các sản phẩm có khối lượng lớn được cung cấp cho các thương gia lớn hơn.

Khi người bán giao việc thực hiện cho một công ty hậu cần của bên thứ ba, họ sẽ thay mặt người bán lo các thủ tục. Nó có thể liên quan đến việc lưu trữ, tiếp nhận, đóng gói và vận chuyển, cũng như đàm phán giảm giá vận chuyển, xử lý các nhu cầu khối lượng lớn và thường xuyên giảm chi phí thực hiện.

Tuy nhiên, người bán vẫn phải chịu trách nhiệm về một số nhiệm vụ xử lý đơn hàng khác. Ví dụ: nếu khách hàng nhận được sản phẩm không đúng, người bán phải liên hệ với người tiêu dùng để giải quyết vấn đề. Khi đó, việc thanh toán phải được xử lý độc lập vì hầu hết các công ty thực hiện không cung cấp dịch vụ xử lý thanh toán.

👉 Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Hàng Hóa: Ưu Điểm Và Cách Triển Khai
👉 Xem thêm: 15 Phương Pháp Quản Lý Hàng Hóa Tốt Nhất
👉 Xem thêm: 15 kỹ thuật kiểm soát hàng hóa trong kho bạn cần biết

Sự khác biệt giữa kho bãi (Warehouse) và trung tâm hoàn thiện (fulfillment center) là gì?

Các cụm từ “trung tâm fulfillment và “warehouse” đôi khi có thể được sử dụng thay thế cho nhau.

Tuy nhiên, mỗi cụm từ có thể biểu thị một ý nghĩa khác nhau tùy thuộc vào hoàn cảnh. Cả hai đều là những cơ sở khổng lồ có thể chứa hàng hóa cho các doanh nghiệp bán những thứ hữu hình, cho dù thông qua cửa hàng trực tuyến hay cửa hàng truyền thống. Mặc dù có sự giống nhau này, các dịch vụ được cung cấp và cách chúng được sử dụng có thể khác nhau rất nhiều.

Vai trò chính của nhà kho là lưu giữ hàng hóa, nhưng trung tâm thực hiện có nghĩa là để cải thiện trải nghiệm của khách hàng về việc đặt hàng và giao sản phẩm đúng hạn. Điều này có thể đạt được vì người bán lưu trữ hàng hóa của họ tại trung tâm thực hiện 3PL gần khách hàng của họ, giảm thời gian giao hàng và tiết kiệm chi phí.

Mặt khác, các trung tâm hoàn thiện tập trung vào việc duy trì hàng hóa trong thời gian giới hạn và sau đó gửi sản phẩm đến tay người tiêu dùng sau khi khách hàng đặt hàng.

Lưu trữ dài hạn và Lưu trữ ngắn hạn

Nhà kho là một thành phần của trung tâm thực hiện 3PL, nơi chứa hàng hóa của người bán. Nhưng mục đích chính của trung tâm thực hiện là để quản lý thuận tiện các hoạt động giữa thời gian người tiêu dùng đặt hàng và thời gian sản phẩm được giao đến nhà hoặc văn phòng của họ.

Trong trường hợp tốt nhất, hàng hóa sẽ không được giữ trong trung tâm bảo hành quá 30 ngày. Nếu hàng hóa phải được lưu giữ tại trung tâm thực hiện trong một thời gian dài, thì điều này có thể được gọi là lưu kho dài hạn và hầu hết các 3PL sẽ tính Chi phí order fulfillment lưu kho cao hơn. Lý tưởng nhất là người bán và 3PL sẽ thường xuyên trao đổi về mức tồn kho.

Vận hành 

Nhà kho thường không hoạt động vì nó chỉ được sử dụng để lưu trữ hàng hóa. Mặt khác, một trung tâm thực hiện đơn hàng liên tục náo nhiệt với hoạt động.

Thông thường, 3PL sẽ cung cấp dịch vụ hoàn thành đơn hàng từ đầu đến cuối, bao gồm các dịch vụ sau tại trung tâm thực hiện của nó như nhận hàng tồn kho, chọn và đóng gói, sắp xếp hàng hóa nếu cần, tạo nhãn vận chuyển, vận chuyển đơn đặt hàng và xử lý hàng trả lại.

Tần suất lấy hàng của các hãng vận chuyến

3PL thường có thỏa thuận với một số nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Bởi vì một trung tâm thực hiện hoạt động để hoàn thành các đơn hàng B2B và B2C nhanh nhất khi chúng được đặt, họ yêu cầu nhiều công ty nhận lô hàng ít nhất một lần một ngày và đôi khi nhiều hơn khi cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng các đơn đặt hàng được giao trong phạm vi thời gian được chỉ định của khách hàng.

Theo cách người bán gửi hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển có thể được yêu cầu nhận bất kỳ đơn đặt hàng nào có khung thời gian giao hàng đặc biệt, chẳng hạn như trong ngày hoặc ngày hôm sau, vào những giờ cụ thể để đảm bảo giao hàng đúng giờ. Một số hãng vận chuyển nhất định có thể có thời gian thường xuyên khi họ sắp xếp nhận hàng cho cả hàng địa phương và hàng quốc tế.

Thông thường, một doanh nghiệp thực hiện sẽ có thời gian giới hạn cho các đơn đặt hàng so với tốc độ giao hàng ưa thích của khách hàng. Ví dụ: có thể cần phải đặt hàng trước giữa trưa để đảm bảo giao hàng vào ngày hôm sau.

Mặt khác, một nhà kho thường sẽ bố trí các chuyến nhận hàng ít thường xuyên hơn vì vận chuyển tất cả mọi thứ đồng thời sẽ tiết kiệm chi phí hơn, bất chấp tốc độ ưa thích của khách hàng.

Các công ty vận chuyển hàng hóa sử dụng nhà kho thường xuyên yêu cầu lấy hàng tại một thời điểm cụ thể, điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong giao hàng và khiến người bán ít linh hoạt hơn trong giá vận chuyển.

trung-tam-hoan-thien
Trung tâm hoàn thiện

Lợi ích của việc sử dụng Trung tâm hoàn thiện

Mặc dù một trung tâm hoàn thiện không phải là một dịch vụ miễn phí, nhưng nó rất có giá trị để trả tiền. Hãy xem xét những lợi ích sau để tìm hiểu những lợi ích mà trung tâm thực hiện có thể mang lại cho bạn.

Loại bỏ việc lưu trữ hàng tồn kho và hộp đóng gói

Quản lý một địa điểm thực có thể không phải là tối ưu trừ khi bạn là một cửa hàng truyền thống. Không có gì ngạc nhiên khi nhiều công ty thương mại điện tử muốn tránh những phức tạp của việc lưu trữ hàng tồn kho và nhà kho.

Ngoài ra, nếu bạn không muốn đóng gói và mang bưu kiện đến bưu điện mỗi ngày, một trung tâm hoàn tất sẽ là một lựa chọn tuyệt vời. Dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn cần một trung tâm thực hiện là khi bạn không còn có thể duy trì khối lượng đơn đặt hàng ngày càng tăng của mình.

Dịch vụ hoàn thành cho phép bạn tiết kiệm thời gian suy nghĩ về vật liệu đóng gói và xếp hàng tại bưu điện thay vì tập trung vào việc điều hành công việc kinh doanh của mình.

Tập trung vào bức tranh kinh doanh tổng thể của bạn

Mặc dù đóng gói hộp và giao đơn đặt hàng của khách hàng là những khía cạnh quan trọng để đạt được kỳ vọng của khách hàng, nhưng chúng thường là những công việc mà bạn có thể thuê ngoài 3 dịch vụ của bên thứ ba. Các doanh nghiệp và chủ cửa hàng thương mại điện tử có một danh sách việc cần làm vô tận. Do đó, họ phải luôn tập trung vào những việc mà chỉ họ mới có thể thực hiện và điều đó sẽ giúp họ mở rộng và tạo ra doanh thu.

Bằng cách dành ít thời gian hơn cho việc hoàn thành đơn hàng và nhiều hơn nữa để làm tiếp thị, hỗ trợ khách hàng và quản lý sản phẩm, các tổ chức thương mại điện tử có thể trở nên chiến lược hơn và ít hoạt động hơn. Việc thuê một trung tâm hoàn thiện chuyên nghiệp có thể cho phép người bán tích cực hơn trong các bộ phận khác của doanh nghiệp.

Để lại vấn đề cho các chuyên gia

Logistics rất khó, và trung tâm hoàn thành cũng vậy, một cỗ máy phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động phải hoạt động đồng thời với nhau. Các công ty thực hiện là các chuyên gia lĩnh vực đã nhìn thấy tất cả, từ xử lý đơn hàng và quản lý hàng tồn kho cho đến các mùa mua sắm cao điểm.

Một trung tâm thực hiện duy nhất quản lý hoạt động cho nhiều công ty thương mại điện tử và phân phối hàng triệu đơn hàng mỗi ngày. Do kinh nghiệm và khối lượng của họ, họ là một đối tác chiến lược.

Các doanh nghiệp thực hiện cũng có thể đạt được hiệu quả cao hơn trong mọi việc, từ giá vận chuyển rẻ mà họ giao dịch với các hãng vận tải đến số lượng, quy mô và địa điểm. Các công ty thương mại điện tử có thể sử dụng tất cả các nguồn và dịch vụ mà họ cộng tác.

Tự động hóa kho bãi và fulfillment

Các doanh nghiệp thực hiện 3PL hiện đại sử dụng các công nghệ tiên tiến để quản lý của họ. Nó cho phép ghi lại và lập tài liệu về mọi giai đoạn của quá trình thực hiện trong thời gian thực. Mỗi người tiêu dùng được tự động chuyển từ giỏ hàng trực tuyến đến trung tâm thực hiện để chọn, đóng gói và vận chuyển. Khi sản phẩm đã được giao, hệ thống sẽ gửi lại thông tin theo dõi cho cả người bán và người mua.

3PL có thể sử dụng phần mềm quản lý hậu cần để theo dõi và thu thập dữ liệu về khoảng không quảng cáo của người bán trong suốt cả năm. Dữ liệu này có thể được sử dụng để dự báo mức tăng trưởng kinh doanh hoặc điểm chuẩn.

3PL thường có cơ sở hạ tầng kỹ thuật để cung cấp các công cụ kỹ thuật số cho người bán. Ví dụ: DCL cung cấp một ứng dụng di động có tên là eFactory cho phép người bán xem trạng thái hàng tồn kho của họ, theo dõi đơn đặt hàng và nhận các bản cập nhật dễ dàng và thuận tiện hơn. Làm chủ một công ty nhỏ là một công việc toàn thời gian và có thể kiểm tra giá vận chuyển, thực hiện và hàng tồn kho từ điện thoại thông minh là một điều khá có lợi.

Tu-dong-hoa-kho-bai-va-thuc-hien
Tự động hóa kho bãi và thực hiện

Trung tâm thực hiện tiết kiệm tiền cho các doanh nghiệp thương mại điện tử

Các công ty thực hiện thường quản lý hàng chục khách hàng dưới một mái nhà vào bất kỳ thời điểm cụ thể nào. Bằng cách hợp nhất tất cả khách hàng của mình, họ có nhiều sức mua hơn với người bán của mình.

Công ty thực hiện có thể sử dụng khối lượng tổng hợp để có được chiết khấu đáng kể đối với các vật liệu như hộp vận chuyển và vật tư đóng gói, thường được gọi là vật chèn lót, mà họ có thể chuyển cho khách hàng của mình. Hơn nữa, thương nhân có thể tránh được chi phí duy trì và thuê nhân viên trong cơ sở thực hiện của họ.

Vận chuyển là chi phí thực hiện cao nhất đối với người bán, chiếm tới 70% tổng chi phí thực hiện. Lợi thế của các công ty thực hiện lớn hơn và có kinh nghiệm hơn là họ có thể thương lượng chiết khấu theo nhóm với các hãng vận chuyển như UPS, FedEx và DHL, sau đó sẽ chuyển cho các thương gia.

Thuê ngoài Lưu trữ và Quản lý Hàng tồn kho

Nếu người bán không phải là một tập đoàn lớn giao hàng trăm sản phẩm mỗi ngày, thì việc vận hành một nhà kho có thể tốn kém và mất thời gian hơn là có lợi. Có một trung tâm phân phối để đảm nhận những công việc này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Khi người bán không còn có thể quản lý các đơn đặt hàng đang nhập và gửi chúng đi đúng lịch trình, thì đó là một dấu hiệu chắc chắn rằng cần phải sử dụng trung tâm hoàn thiện.

Dịch vụ thực hiện thương mại điện tử

Trong bối cảnh ngày càng có nhiều khách hàng chuyển mô hình mua hàng của họ từ các cửa hàng truyền thống sang trực tuyến, người bán phải cộng tác với một doanh nghiệp thực hiện có kinh nghiệm với công nghệ và năng lực hoạt động để quản lý việc thực hiện thương mại điện tử của người bán. Từ việc kết nối với nền tảng thương mại điện tử của người bán, chẳng hạn như BigCommerce hoặc Shopify, đến việc có hệ điều hành để thực hiện hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn đơn hàng thương mại điện tử mỗi ngày.

Các công ty thực hiện này sẽ có thể mở rộng nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp thương mại điện tử của người bán. Theo tính thời vụ và nhiều chương trình khuyến mãi trong năm, các công ty thương mại điện tử thường thấy doanh số bán hàng tăng mạnh trong một thời gian ngắn. Các công ty thực hiện phải có đủ diện tích và có thể mở rộng lực lượng lao động của họ để đáp ứng nhu cầu của người bán mà không làm giảm chất lượng hoặc dịch vụ.

Bạn không cần sở hữu một nhà kho

Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu một sản phẩm phổ biến và bạn đang nhanh chóng mở rộng khoảng không quảng cáo của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc bạn đã quen với cảm giác có một lượng hàng tồn kho quá mức, cho dù đó là trong nhà, ga ra, nơi làm việc, không gian lưu trữ của bạn hay bất kỳ nơi nào khác. Đó sẽ là một vấn đề lớn, nhưng việc tìm ra giải pháp có thể là một vấn đề khó khăn.

Khi bạn thuê ngoài cho một công ty thực hiện đơn hàng, 3PL có thể giữ tất cả hàng tồn kho của bạn, loại bỏ nhu cầu nhận hàng, xử lý các mặt hàng, sắp xếp và phân loại mọi thứ. Nếu không, bạn có thể sử dụng điều này để giải phóng dung lượng cho các hoạt động của công ty. Nó cũng có thể là một phương pháp rẻ tiền để nâng cao lợi nhuận của bạn.

3PL sẽ hỗ trợ bạn quản lý dòng hàng tồn kho từ nhà sản xuất đến các trung tâm hoàn thiện của họ. Họ sẽ thông báo cho bạn khi mức tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng cụ thể và yêu cầu vận chuyển hàng tồn kho mới đến trung tâm hoàn thiện của họ, giảm chi phí của bạn.

ban-khong-can-so-huu-mot-nha-kho
Bạn không cần sở hữu một nhà kho

Phân phối hàng tồn kho

Hai khía cạnh quan trọng nhất của việc lựa chọn 3PL là vị trí của các trung tâm hoàn thiện  và khoảng cách từ vị trí của họ đến phần lớn khách hàng của bạn. Khoảng cách hàng hóa của bạn càng ngắn, thì hàng hóa của bạn sẽ được chuyển đến tay người mua càng nhanh và bạn sẽ càng tốn ít tiền cho việc vận chuyển.

Ngày nay, người mua hàng luôn mong đợi sự tiện lợi và nhanh chóng khi mua hàng trực tuyến. Việc lưu trữ hàng hóa của bạn, sẵn sàng thu gom và gửi đến gần số lượng lớn người tiêu dùng của bạn hoặc ở các khu vực thành phố lớn có thể nhanh chóng tiếp cận số lượng lớn khách hàng, có thể đảm bảo người mua hàng nhận được đơn đặt hàng của họ trong thời gian nhanh nhất khả thi.

Tận dụng kiến ​​thức chuyên môn 

Trung tâm hoàn thiện đơn hàng của bên thứ ba có thể xử lý các hoạt động phức tạp và tất cả các bộ phận chuyển động một cách trơn tru và hiệu quả. Công việc của các công ty thực hiện bao gồm quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn đặt hàng, đóng gói và vận chuyển.

Về lâu dài, việc thuê dịch vụ hậu cần và thực hiện bên ngoài cho một 3PL có kinh nghiệm sẽ tiết kiệm cho người bán rất nhiều tiền vì họ có công nghệ và quan hệ đối tác tốt nhất để giao hàng cho người mua hoặc công ty với chi phí hợp lý và nhanh chóng.

Tan-dung-kien-thuc-chuyen-mon
Tận dụng kiến ​​thức chuyên môn

Dịch vụ Giá trị Gia tăng

Người bán cũng có thể sử dụng đối tác thực hiện của họ cho các dịch vụ liên quan khác, thường được gọi là dịch vụ giá trị gia tăng. Ví dụ: quản lý Kitting, lắp ráp và trả hàng là các dịch vụ giá trị gia tăng hoặc hậu cần ngược lại. Có những dịch vụ này trong tầm tay của bạn là rất quan trọng vì nó cho phép người bán đáp ứng các yêu cầu của người tiêu dùng và sự phát triển thị trường của họ một cách nhanh chóng.

Bạn có thể tìm thấy các dịch vụ giá trị gia tăng sau trong đối tác thực hiện của mình, bao gồm đóng gói và dán nhãn tùy chỉnh, băng dính có thương hiệu và phụ kiện tiếp thị, quản lý và tự động hóa việc trả hàng, thu thập sản phẩm để tạo SKU mới và thử nghiệm nhỏ các sản phẩm điện.

Thông qua bài viết này, chúng tôi tin rằng bạn có thể có câu trả lời cho mình về trung tâm hoàn thiện đơn hàng (fulfillment center) là gì và cách thức nó hoạt động như thế nào. Cộng tác với trung tâm hoàn thiện sản phẩm có thể giúp bạn giải phóng thời gian để tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp của mình. Mỗi người bán có nhu cầu khác nhau và có nhiều dịch vụ của trung tâm hoàn thiện để lựa chọn.
>> Đọc ngay: Ecommerce Order Fulfillment: Quy trình và chiến lược phát triển

Ngoc Lee

Writing is an art that speaks from my heart!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button