Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

15 KPIs Cho Nhà Cung Cấp Hàng Hóa (Vendor) Của Bạn

Các hoạt động bạn thực hiện với các nhà cung cấp của mình có thể có ảnh hưởng đáng kể đến năng lực của chức năng thu mua để tạo ra giá trị cho công ty của bạn cũng như lợi nhuận chung của tổ chức bạn.

Tuy nhiên, bạn vẫn cần 1 bộ KPI để đánh giá đúng nhất năng lực các vendor của bạn. Bạn phải theo dõi tiến độ theo thời gian để đảm bảo họ đang đáp ứng các trách nhiệm theo hợp đồng. Các chỉ số hiệu suất chính để quản lý nhà cung cấp sẽ giúp bạn đạt được điều đó.

Bạn có thể thiết lập phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu phong phú để quản lý nhà cung cấp có liên quan đến giá trị cao, rủi ro thấp và tìm nguồn cung ứng chiến lược bằng cách phát triển, giám sát và điều chỉnh KPI quản lý nhà cung cấp.

What-is-KPI?
KPI là gì?

Tầm quan trọng của KPI trong quản lý nhà cung cấp

Giảm chi phí và gia tăng giá trị là hai trong những cách thiết yếu nhất mà việc mua sắm có thể nâng cao hoạt động kinh doanh của công ty bạn. Cả hai điều này đều được hưởng lợi rất nhiều từ sự phát triển không ngừng, điều này đòi hỏi bạn phải biết bộ phận thu mua của bạn đang khai thác chuỗi cung ứng của mình tốt như thế nào và tạo ra những thay đổi có lợi nếu thích hợp. Bạn có thể tìm hiểu thêm Fulfillment là gì để hỗ trợ quản lý vendor.

Bạn có thể yêu cầu các nhà cung cấp của mình phải chịu trách nhiệm về hiệu suất của họ sau khi bạn đã thiết lập các yêu cầu cơ bản cho họ. Bạn cũng có thể hợp tác với họ để đảm bảo rằng họ thỏa mãn hoặc vượt qua sự mong đợi của bạn.

Mục đích cuối cùng là đảm bảo rằng các mục tiêu kinh doanh của bạn được thực hiện đồng thời đưa cả nhà cung cấp và doanh nghiệp của bạn vào con đường lâu dài, cùng có lợi.

KPI của nhà cung cấp cung cấp sự rõ ràng cần thiết để xác định các lỗ hổng và cung cấp trợ giúp, cho phép bạn đạt được mục tiêu của mình.

Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính

Vendor-performance-tracking
Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp

Thẻ điểm của nhà cung cấp giúp việc đánh giá các nhà cung cấp một cách hiệu quả dễ dàng hơn nhiều. Khi được nêu đúng cách và được giám sát tốt, các thẻ điểm này cho phép bạn thể hiện các mục tiêu và kỹ thuật đánh giá của mình với các nhà cung cấp ngay từ đầu. Do đó, bạn có được sự hiểu biết vững chắc về nhà cung cấp, đó là:

  • Thực hiện các đơn đặt hàng theo đúng lịch trình khả năng
  • Khả năng thực hiện đơn hàng chính xác
  • Cung cấp khả năng các mặt hàng chất lượng thích hợp (lý tưởng là cao hơn)
  • Chấp nhận các điều khoản của công ty bạn về khả năng thỏa thuận
  • Tuân thủ các yêu cầu pháp lý, sản xuất và an toàn
  • Cấu trúc định giá và các sửa đổi có thể có
  • Theo đuổi bất kỳ khả năng chiến lược nào nảy sinh trong quá trình đàm phán hợp đồng
  • Phân loại là nhà cung cấp có rủi ro thấp, rủi ro cao hoặc có giá trị

Khi bạn phân tích từng nhà cung cấp và gửi đánh giá về hiệu suất của mình cho đại diện của họ, việc có bằng chứng thực tế để hỗ trợ xếp hạng của bạn sẽ làm cho cuộc đối thoại hiệu quả hơn nhiều và giúp chuyển trọng tâm ra khỏi những sai sót hoặc phàn nàn không cần thiết và hướng tới cải thiện.

KPI quản lý nhà cung cấp quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn không phải lúc nào cũng giống với KPI quan trọng nhất đối với đối thủ cạnh tranh của bạn. Phải nói rằng, có khả năng phần lớn các chỉ số thực sự có liên quan của bạn sẽ tập trung vào các khía cạnh quan trọng của năng lực, sự tuân thủ và hiệu suất của nhà cung cấp.

KPI để quản lý và đánh giá nhà cung cấp

Thành công của tổ chức được đo lường bằng các chỉ số hiệu suất chính (KPI). KPI quản lý nhà cung cấp đảm bảo rằng giá trị nhận được cho số tiền đã chi cho nhà cung cấp và nhà cung cấp trong khi luôn ghi nhớ tư duy cắt giảm chi phí.

Bạn có thể phân tích hệ thống phân phối của công ty mình bằng cách sử dụng nhiều tiêu chí, bao gồm quản lý chuỗi cung ứng, quản lý mối quan hệ, đo lường hiệu suất, quản lý vòng đời và quản lý hợp đồng.

Dưới đây là 15 KPI hàng đầu mà bạn nên cân nhắc áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

KPI chỉ số tuân thủ

Là một doanh nghiệp có trách nhiệm tuân thủ, bạn không chỉ chịu trách nhiệm về các nhu cầu của riêng mình mà còn đối với các nhu cầu của các nhà cung cấp của bạn. Thêm một quan sát vào quản lý nhà cung cấp có thể giúp phát hiện các vấn đề tiềm ẩn có thể được giải quyết trước khi phát sinh chi phí bất ngờ hoặc tiền phạt đáng kể.

Các chỉ số hiệu suất chính có thể bao gồm tỷ lệ tranh chấp trên tổng số hóa đơn hoặc tỷ lệ đơn đặt hàng trong đó số tiền được thanh toán vượt quá giá đưa ra so với các đơn đặt hàng có giá trị như nhau.

👉 Xem thêm: Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS) Cơ Bản
👉 Xem thêm: Hướng Dẫn Thiết Kế Hệ Thống Order Fulfillment Cơ bản
👉 Xem thêm: Fulfillment By Amazon là gì? Ưu Điểm Và Chi Phí

Tỷ lệ sai sót KPI

Một quản lý hiệu suất chính quan trọng khác là tỷ lệ sai sót, đây là một thước đo mạnh mẽ để đánh giá chất lượng của nhà cung cấp. Nó được tính bằng cách chia tổng số đơn đặt hàng cho số đơn đặt hàng bị lỗi.

Đặt hàng chính xác KPI

Một KPI mua hàng quan trọng khác là độ chính xác. Độ chính xác cao hơn có thể dẫn đến chi phí rẻ hơn. Do đó, điều quan trọng là phải phát hiện ra nhà cung cấp nào không đáp ứng được kỳ vọng của bạn. KPI bao gồm tỷ lệ phần trăm số lần một đơn đặt hàng được giao và hoàn thành một cách chính xác trên tổng số đơn đặt hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

KPI về thời gian sản xuất của nhà cung cấp

Đây là một trong những chỉ số quan trọng của chuỗi cung ứng phản ảnh thời gian từ khi nhận được đơn đặt hàng đến ngày giao hàng. Thời gian sản xuất lâu hơn có thể cho thấy hiệu quả mua sắm kém theo thời gian. Tìm hiểu thêm về Order Fulfillment là gì để kiểm soát tới hơn thời gian sản xuất.

Độ dài chu kỳ PO KPI

Độ dài chu kỳ PO hoặc thời gian chu kỳ đơn đặt hàng tính toán toàn bộ hệ thống đặt hàng, từ khi đơn đặt hàng được gửi đến khi được giao cho nhà cung cấp.

Chi phí PO / Hóa đơn KPI

Chi phí cho mỗi đơn đặt hàng hoặc hóa đơn của mỗi tổ chức có thể khác nhau và dao động. Mục đích không phải là tiết kiệm tiền, mà là để hiểu các thành phần đi vào chi phí cuối cùng và so sánh nó theo thời gian và so với các nhà cung cấp khác.

Nó có thể hỗ trợ xác định các khu vực cần cải thiện. Điều này có thể bao gồm việc xác định xem có nên lấy nguồn từ một nhà cung cấp chi phí thấp hơn hay tự động hóa các phần của quy trình lập hóa đơn hoặc đơn đặt hàng.

KPI Lợi tức đầu tư (ROI) của Mua sắm

ROI mua sắm hỗ trợ đo lường tổng chi phí hiệu quả của một chiến lược chuỗi cung ứng và các chi phí liên quan của nó. KPI được tính bằng cách chia tiết kiệm chi phí hàng năm cho chi phí mua sắm hàng năm.

Procurement-Return-on-Investment-(ROI)-KPI
KPI Lợi tức đầu tư (ROI)

KPI sẵn có của nhà cung cấp

Tính toán sản phẩm đã gửi so với các mặt hàng được yêu cầu hoặc số lượng dịch vụ đã hoàn thành so với số lượng dịch vụ được yêu cầu, để ước tính khả năng ứng phó với khủng hoảng của nhà cung cấp và hệ thống quản lý đơn hàng.

Tỷ lệ tuân thủ KPI

Tỷ lệ tuân thủ chịu trách nhiệm theo dõi tần suất các nhà cung cấp của bạn đáp ứng các nghĩa vụ theo hợp đồng của họ. Giá cả, khung thời gian giao hàng và chất lượng của hàng hóa và dịch vụ là tất cả các ví dụ về số liệu.

KPI định giá và cạnh tranh

KPI này so sánh giá mà nhà cung cấp của bạn tính cho một sản phẩm hoặc dịch vụ với giá của các đối thủ. Bạn phải trả một giá trị thị trường hợp lý cho mức sản phẩm dịch vụ mà bạn đang nhận.

KPI chiết khấu của nhà cung cấp

Nó xác định số lượng chiết khấu mà doanh nghiệp của bạn đã nhận được do thanh toán sớm, đơn đặt hàng theo nhóm, cử chỉ thiện chí và đơn đặt hàng số lượng lớn (sau lỗi của nhà cung cấp).

KPI Tỷ lệ Sai sót Sản phẩm / Dịch vụ

KPI phân tích chất lượng nguồn cung cấp của bạn bằng cách theo dõi số lượng đối tượng hoặc dịch vụ không thành công mà bạn nhận được so với tổng số (thường là trên một triệu). Phân loại lỗi theo danh mục có thể giúp cải thiện việc lái xe.

Công suất đặt hàng KPI

Công suất đặt hàng KPI so sánh số lần nhà cung cấp của bạn đáp ứng nhu cầu với tổng số đơn đặt hàng để xem liệu họ có khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng mở rộng của bạn hay không, điều này cũng sẽ ảnh hưởng tới Chi phí order fulfillment .

KPI dịch vụ khách hàng

Nó theo dõi và đánh giá mức độ thành công của các nhà cung cấp của bạn khi xử lý bất kỳ khiếu nại hoặc khó khăn nào mà nhân viên của bạn gặp phải với các sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Bạn cũng nên đánh giá thái độ của nhân viên đối với nhà cung cấp để xác định xem bạn có phải là một khách hàng tồi hay không.

Customer service-KPI-in-vendor-management
KPI dịch vụ khách hàng trong quản lý nhà cung cấp

KPI Cải Tiến

Kiểm tra giá trị gia tăng mà việc hợp tác với một nhà cung cấp cụ thể mang lại cho dịch vụ hoặc hàng hóa thông thường mà họ cung cấp. Bạn cũng có thể sử dụng thống kê này để khuyến khích các nhà cung cấp tạo ra các giải pháp hiệu quả về chi phí để đáp ứng các mục tiêu của công ty.

Đánh giá rủi ro KPI

Thông tin xác thực và các tài liệu khác chứng minh rằng các nhà cung cấp của bạn an toàn về tài chính, đa dạng hóa và thực hành cả nguồn cung ứng bền vững và đạo đức nên được cung cấp bởi các nhà cung cấp của bạn. Hơn nữa, họ phải có cơ sở hạ tầng cần thiết để bảo vệ mọi dữ liệu nhạy cảm của khách hàng.

Risk-assessment-KPI-in-vendor-management
KPI đánh giá rủi ro trong quản lý nhà cung cấp

Các trường hợp ngoại lệ về KPI của nhà cung cấp mà bạn nên nghĩ đến

Trong mối quan hệ với nhà cung cấp của bạn, các vấn đề sẽ phát sinh ảnh hưởng đến khả năng làm việc của nhà cung cấp trong giới hạn đã nêu. Để ngăn chặn việc đe dọa mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, bạn phải suy nghĩ và theo dõi các điều kiện này.

  • Sự chậm trễ hợp lý bao gồm thiên tai, khủng hoảng chính trị và sự cố bất ngờ xảy ra ảnh hưởng đến khả năng phân phối của nhà cung cấp trong các ràng buộc của hợp đồng của họ.
  • Sự chậm trễ của tổ chức như thay đổi điều kiện kinh doanh, phạm vi thay đổi hoặc sự thay đổi nhu cầu của khách hàng đều có thể gây ra sự chậm trễ mà không phải lỗi của nhà cung cấp của bạn.
  • Không chính đáng: Việc nhà cung cấp của bạn trì hoãn, tính toán sai phạm vi và không đáp ứng được kỳ vọng do thiếu cơ sở vật chất hoặc bộ kỹ năng sẽ là trách nhiệm của bạn.

Theo dõi và xếp hạng nhà cung cấp của bạn

Bạn phải có quyền truy cập thông tin về các kết nối với nhà cung cấp của bạn. Nếu không có điều này, bạn buộc phải “tin tưởng” nhà cung cấp của bạn để hoàn thành hợp đồng của bạn, điều này quá nguy hiểm cho bất kỳ doanh nghiệp nào.

Nếu bạn không muốn đo lường dữ liệu sai và thu thập quá nhiều điểm dữ liệu, thì mẹo là hiểu cách đánh giá KPI và cho điểm chúng theo cách thực sự thể hiện hiệu quả của các nhà cung cấp của bạn.

Cách tốt nhất để làm điều này là tập trung và phân tích các hợp đồng của bạn. Đây là nơi bạn sẽ khám phá các thông số kỹ thuật cho quan hệ đối tác với nhà cung cấp của bạn. Bạn sẽ muốn so sánh những lan can đó với mục tiêu và nhu cầu của công ty bạn.

Điều này có thể giúp bạn khám phá các lỗ hổng trong nhà cung cấp trước đó và quan hệ đối tác mà bạn có thể xem xét trong quá trình gia hạn hoặc thương lượng hợp đồng tiếp theo. Bạn nên sử dụng các khuôn khổ này để phát triển hợp đồng cho các nhà cung cấp tiềm năng đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn.

Khi bạn đã xác định được chỉ số nào bạn có thể và nên tuân theo, bạn sẽ cần thu thập dữ liệu thông tin về nhà cung cấp trong một hệ thống cho phép bạn nhanh chóng đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp. Nó thường là một bảng tính trong các công ty không có hệ thống quản lý nhà cung cấp. Tuy nhiên, những điều này có thể cực kỳ rắc rối và gây tổn hại cho công ty của bạn.

Kiểm tra KPI của nhà cung cấp bằng cách sử dụng tự động hóa

Điều quan trọng là phải xem xét quản lý hiệu suất của nhà cung cấp của bạn thường xuyên. Nó đảm bảo rằng bạn nhận được những gì bạn đã trả và giảm rủi ro cho công ty của bạn. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng các kết nối mạnh mẽ với nhà cung cấp để tăng khả năng cạnh tranh của công ty bạn.

Nếu bạn không sử dụng hệ thống quản lý nhà cung cấp hoặc theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp bằng cách sử dụng bảng tính và hệ thống đánh giá dựa trên giấy, thì quá trình này có thể vô cùng tốn thời gian. Vì vậy, giải pháp là sử dụng tự động hóa để hợp lý hóa quy trình xem xét nhà cung cấp của bạn.

Sau đó, bạn có thể hoàn thành nó một cách nhanh chóng và rẻ bằng cách sử dụng mã thấp. Bạn có thể nhanh chóng xây dựng các ứng dụng riêng mà bạn cần để xử lý các nhà cung cấp của mình với một ít mã.

Bạn có thể tạo cổng thông tin nhà cung cấp tự phục vụ và hệ thống quản lý nhà cung cấp mà không cần mã hóa, cho phép bạn dễ dàng theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thể sử dụng trang web của nhà cung cấp để cập nhật thông tin của họ, xuất hóa đơn và đưa ra nhận xét hoặc thư từ. Trong hệ thống quản lý nhà cung cấp, bạn có thể theo dõi dữ liệu cùng với KPI của nhà cung cấp.

Cuối cùng, bạn sẽ có dữ liệu thời gian thực về các nhà cung cấp của mình mà bạn có thể sử dụng để cải thiện hiệu quả và chiến lược của quy trình mua sắm của mình. Do đó, mặc dù chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được tiền, nhưng bạn cũng sẽ có được những hiểu biết cần thiết để giữ cho công ty của bạn có thể thích nghi trong khi giảm thiểu rủi ro.

Examining-Vendor-KPIs-Using-Automation
Kiểm tra KPI của nhà cung cấp bằng cách sử dụng tự động hóa

Một chương trình mạnh mẽ để nâng cao KPI của quản lý nhà cung cấp dẫn đến nhiều hơn là tiết kiệm chi phí. Bạn có thể dự đoán mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn nếu bạn có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân cơ bản của các vấn đề và khắc phục chúng.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button