Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

Hướng dẫn cách xuất nhập kho hàng hóa chi tiết 2022

Các dịch vụ trong hoạt động logistics hiện nay đang rất đa dạng và được yêu thích. Đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu kho hàng hóa. Cách hoạt động xuất nhập kho hàng hóa có khó khăn gì? Cách để xuất nhập kho hàng hóa diễn ra như thế nào? Lưu đồ nhập kho hàng hóa có khó không?  Đừng lo lắng nhé! Efex sẽ hướng dẫn cách xuất nhập khẩu hàng hóa 2022 trong bài viết này. Hãy cùng theo dõi bài viết của chúng mình ngay dưới đây.

He-thong-hang-hoa- đuoc-lưu-tru-tai-cang
Hệ thống hàng hóa được lưu trữ tại cảng

Quy trình nhập khẩu kho là gì

Trong quá trình hoạt động kinh doanh hàng hóa, việc xuất nhập khẩu hàng hóa được ưu tiên hàng đầu. Vậy các quy trình đó được diễn ra như thế nào? Có những ảnh hưởng gì đến việc kinh doanh của doanh nghiệp không? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!

Quy trình nhập khẩu kho hàng hóa được hiểu là quá trình hoạt động nhập hàng hóa vào kho. Được sự giám sát, theo dõi sát sao của các đội ngũ quản lý kho hàng.

Quy trình nhập khẩu kho hàng hóa là một phần không thể thiếu đối với chuỗi cung ứng logistics. Vì vậy, nếu quản lý tốt khâu nhập kho hàng hóa sẽ giúp ích rất nhiều trong việc lưu trữ hàng hóa.

Tầm quan trọng của quy trình xuất nhập khẩu kho hàng hóa

Vì là một khâu bắt buộc nên quy trình xuất nhập khẩu kho hàng hóa có một tầm quan trọng nhất định. Và là một phần bắt buộc, không thể bỏ qua. Dưới đây tổng hợp vài điểm về tầm quan trọng của quy trình xuất nhập khẩu kho hàng hóa và việc cho thuê kho chung:

  • Bảo đảm các hoạt động trong kho được diễn ra liên tục, xuyên suốt cả quá trình.
  • Giúp quản lý kho tổng hợp được số lượng, chất lượng của sản phẩm nhanh chóng. Và nắm được tình hình xuất nhập kho dễ dàng hơn.
  • Năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên được nâng cao. Quá trình xuất nhập kho được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.
  • Hạn chế các rủi ro trong quá trình xuất nhập kho nếu được phát hiện kịp thời.
  • Hàng hóa được đảm bảo về chất lượng và số lượng khi xuất nhập vào kho hàng.

Vì vậy, quy trình xuất nhập khẩu kho hàng hóa có tầm quan trọng rất lớn. Hơn hết, còn giúp doanh nghiệp và hàng hóa của bạn được đảm bảo an toàn.

Ket-noi-giua-nguoi-ban-nguoi-mua-va-cac-don-vi-van-chuyen
Kết nối giữa người bán, người mua và các đơn vị vận chuyển hàng hóa

Quy trình nhập kho nguyên liệu

Đối với quy trình nhập kho hàng hóa có hai quy trình hoạt động chính. Bao gồm quy trình nhập kho nguyên liệu và quy trình nhập hàng hóa thành phẩm. Đầu tiên, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về quy trình nhập kho nguyên liệu nhé! Với 5 bước thực hiện dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình nhập kho nguyên liệu và thuê kho hàng:

Lên kế hoạch nhập hàng hóa 

Trong quá trình vận hành, sẽ có nhiều bộ phận để tiến hành những công việc nhập kho hàng khác nhau. Từng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm quản lý những khía cạnh công việc riêng. Nhưng nhìn chung, bộ phận có yêu cầu nhập nguyên liệu sẽ phải lên kế hoạch cụ thể. Để thông báo việc nhập kho hàng hóa liên quan. Giúp kho hàng đề xuất tới các bộ phận có trách nhiệm, phân công nhân sự cho hợp lý.

Lưu ý: Các doanh nghiệp nên ưu tiên thông báo trước 1-2 ngày. Cùng với bản kế hoạch có số lượng, thời gian cụ thể. Để quản lý kho dễ dàng nắm bắt được thông tin. Sau đó sẽ thông báo đến các bộ phận và lựa chọn dịch vụ phù hợp.

👉 Xem thêm: 10 cách đẩy hàng tồn kho nhanh và hiệu quả
👉 Xem thêm: Thuê kho chung: Ưu điểm và chi phí
👉 Xem thêm: Cho Thuê Kho Mini Hà Nội: Ưu Điểm Và Chi Phí

Sắp xếp lại hàng hóa trong kho 

Sau bước lập kế hoạch nhập hàng hóa, quản lý kho sẽ thông báo nhân viên sắp xếp hàng hóa trong kho. Để lựa chọn vị trí phù hợp cho lô hàng mới cần lưu trữ. Bên cạnh đó, cần phải vệ sinh khu vực lưu trữ hàng hóa sạch sẽ, gọn gàng. Còn về vị trí để lưu trữ hàng hóa mới, thường áp dụng theo nguyên lý kế toán của doanh nghiệp.

Sap-xep-lai-hang-hoa-trong-kho
Sắp xếp lại hàng hóa trong kho

Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa 

Căn cứ vào đơn hàng, số lượng hàng hóa được nhập vào kho hàng. Đội ngũ nhân viên có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu hàng hóa một cách cẩn thận. Khi hàng hóa được nhập vào kho, nhân viên giao hàng/người mua cần xuất phiếu để yêu cầu nhập kho. 

Việc kiểm tra, đối chiếu hàng hóa một cách chặt chẽ sẽ giảm thiểu những rủi ro hay phát sinh về sau. Nếu trường hợp hàng hóa được bảo đảm an toàn như ban đầu, quy trình nhập kho hàng diễn ra nhanh chóng. Còn ngược lại, nếu phát hiện kịp thời hãy lập biên bản kho hàng và báo với bộ phận liên quan. Vì vậy, ở bước này bạn nên cẩn thận xem xét, kiểm tra hàng hóa. Không nên chủ quan để xảy ra những hậu quả khó lường và gây mất chi phí xây dựng nhà kho

Kế toán kiểm tra và lập phiếu nhập kho

Nếu ở bước kiểm tra, đối chiếu hàng hóa không xảy ra sai sót nào. Thì bên bộ phận kiểm toán sẽ nhận các giấy tờ mua hàng, phiếu yêu cầu nhập kho. Bộ phận này có trách nhiệm đối chiếu và kiểm tra lại một lần nữa, để tránh sai sót còn bỏ lỡ. Sau khi xác nhận kiểm tra xong, bộ phận này sẽ in phiếu nhập kho để chuẩn bị công việc nhập hàng hóa vào kho.

Hoàn thành việc nhập kho hàng 

Sau các bước ở trên, chúng ta sẽ hoàn thành việc nhập kho hàng. Nhân viên nhập kho sẽ sắp xếp và bố trí các khu vực để hàng phù hợp. Sau đó, cập nhật thông tin về kho hàng lên phần mềm hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp. Tùy vào tính chất hàng hóa nguyên liệu sẽ được sắp xếp khác nhau. Lưu ý cần phải cẩn thận trong việc cập nhật thẻ kho lên hệ thống. Tránh sai sót ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tìm kiếm kho hàng.

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm

Ngoài quy trình nhập kho nguyên liệu, thì còn có sự hiện diện của quy trình nhập kho hàng hóa thành phẩm. Ở quy trình này cũng bao gồm những bước cơ bản như quy trình ở nhập kho nguyên liệu. Cụ thể được thể hiện như sau:

Bước 1: Lập mẫu nhập kho

Nhân viên phụ trách sẽ lập mẫu nhập kho khi hàng hóa được chuyển về tới kho. Mẫu nhập kho sẽ được lập theo yêu cầu của bộ phận kế toán. 

Còn bộ phận nhân viên nhập hàng hóa có nhiệm vụ xuất phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán. Thông báo đầy đủ cả về số lượng, thời gian, phân loại hàng hóa của lô hàng cần nhập kho. Đây là bước đầu để xây dựng hệ thống quản lý kho.

Bước 2: Lập phiếu yêu cầu nhập kho hàng

Sau khi bộ phận kế toán nhận được phiếu nhập kho của bộ phận nhân viên nhập hàng. Bộ phận kế toán sẽ tiến hành nhập kho hàng hóa. 

Phiếu yêu cầu nhập kho này thường có 3 liên. Bao gồm  liên lưu số xuất nhập kho, liên gửi cho bộ phận kế toán, còn lại sẽ đưa cho bên bộ phận nhập hàng. Chia thành nhiều liên như vậy, giúp các bộ phận sẽ giám sát hàng hóa chặt chẽ hơn.

Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa trước khi nhập

Khi đã có đầy mẫu nhập kho và phiếu nhập kho hàng hóa. Bộ phận nhân viên mua hàng sẽ chuyển giao hàng hóa cho thủ kho hàng. Nhưng trước khi lưu đồ nhập kho hàng hóa, nhân viên nhập kho cần kiểm tra và đối chiếu hàng lần nữa. 

Để có thể đảm bảo chắc chắn về số lượng và chất lượng hàng hóa của lô hàng vừa nhập. Tránh những hậu quả và rủi ro phát sinh bất chợt do sự bất cẩn. Vì vậy, nếu có sai sót gì cần báo ngay cho thủ kho. Để bên thủ kho lập biên bản và báo với bộ phận phụ trách kho hàng xử lý nhé!

Bước 4: Nhập kho

Nếu hàng hóa nhập kho đủ tiêu chuẩn, đủ số lượng và không có bất kỳ bất thường nào. Thì các bộ phận sẽ ký nhận và xác nhận nhập kho hàng hóa. Sau đó, nhân viên nhập kho sắp xếp vị trí để tiến hành nhập kho hàng thành phẩm.

Bước 5: Hoàn thành nhập kho hàng. Cập nhật thông tin

Cuối cùng chúng ta sẽ tiến hành hoàn thành việc nhập kho hàng. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ cập nhật thông tin kho hàng lên hệ thống quản lý kho của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra hoạt động, hạch toán cho kho hàng hóa thành phẩm.

Luu-hang-va-bao-quan-hang-hoa-tai-kho
Lưu hàng và bảo quản hàng hóa tại kho

Lưu ý cần phải cẩn thận trong việc cập nhật thẻ kho lên hệ thống. Tránh sai sót ảnh hưởng đến việc lưu trữ và tìm kiếm kho hàng.

Trên đây là toàn bộ cách nhập kho hàng hóa cơ bản. Điển hình là quy trình nhập kho hàng hóa nguyên liệu và kho thành phẩm. Hãy lưu ý và “take notes” ngay cho doanh nghiệp của bạn nhé!

Quy trình xuất kho hàng hóa

Nếu nói quy trình nhập kho hàng hóa là một phần không thể thiếu trong hoạt động mỗi doanh nghiệp. Thì quy trình xuất kho hàng hóa là hoạt động cũng có tầm quan trọng rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Xuất nhập kho hàng là một chuỗi hoạt động có sự đồng bộ nhất định, không thể tách rời. 

Qua-trinh-boc-do-va-van-chuyen-vao-kho
Quá trình bốc dỡ và vận chuyển hàng vào kho

Quy trình xuất kho hàng hóa được hiểu là việc lấy hàng ra khỏi kho để kinh doanh hoặc phục vụ sản xuất… Được sự theo dõi chặt chẽ của đội ngũ nhân viên kho hàng.

Quy trình xuất kho hàng hóa cũng tương tự như nhập kho hàng. Nhưng quy trình xuất kho hàng hóa vẫn có những điểm khác biệt trong quá trình. Một hoạt động xuất kho hàng sẽ có quy trình như sau:

Yêu cầu xuất hàng

Nếu có yêu cầu xuất kho hàng hóa, nhân viên kho hàng sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho. Sau đó, gửi phiếu yêu cầu xuất kho lên cho bộ phận kế toán. 

Trong phiếu yêu cầu xuất hàng hóa, cần cung cấp đầy đủ mục đích, số lượng của hàng hóa. Để bên kế toán có thể nắm rõ yêu cầu xuất hàng và tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa tồn trong kho.

Kiểm tra số lượng hàng tồn kho 

Ở công đoạn này, bên bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn kho cần xuất. Nếu số lượng hàng trong kho đủ với yêu cầu lượng hàng cần xuất. Thì bộ phận kế toán tiếp tục lập phiếu xuất kho để xuất hàng hóa.

Còn ngược lại, nếu hàng hóa trong kho không đủ với yêu cầu lượng hàng cần xuất. Hoặc hàng hóa cần xuất đã hết hàng, cần báo ngay với bên sản xuất để kịp thời xử lý.

Lập phiếu xuất kho 

Nếu số lượng hàng hóa trong kho phù hợp, đủ tiêu chuẩn với lượng hàng hóa cần xuất ra. Thì chúng ta sẽ đến bước lập phiếu xuất kho cho hàng hóa. Ở bước này, bộ phận kế toán cần lập phiếu xuất kho và gửi đến cho thủ kho hàng. 

Phiếu xuất kho này sẽ bao gồm nhiều liên, tùy vào từng doanh nghiệp và loại hàng hóa khác nhau. Nhưng thông thường phiếu xuất kho này thường lập với tối thiểu 2 liên. Một liên sẽ lưu vào số xuất kho của bên bộ phận kế toán, còn lại do thủ kho giữ hoặc là đơn vị tiếp nhận xuất kho.

Kiem-tra-va-van-chuyen-hang-hoa
Kiểm tra và vận chuyển hàng hóa

Cập nhật thông tin 

Sau khi hoàn tất các công đoạn cơ bản trên. Thủ kho sẽ chuẩn bị xuất kho hàng hóa. Phiếu xuất kho được thủ kho giữ, để yêu cầu xuất kho với số lượng hàng như đã được yêu cầu. 

Khi hàng hóa xuất kho đã được ký nhận giữa hai bên đại diện. Bên bộ phận nhân viên xuất kho sẽ chuẩn bị hàng hóa xuất kho đầy đủ. Và nên kiểm tra, đối chiếu một lần nữa để tránh sai sót về lô hàng nhé. 

Khi hàng hóa đã được giao nhận và xuất kho an toàn. Bộ phận kế toán sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống của doanh nghiệp và hạch toán hàng xuất đầy đủ. Mong rằng những thông tin về hướng dẫn cách xuất nhập kho hàng hóa 2022 mà Efex cung cấp sẽ hữu ích với bạn và tìm được cách lưu đồ xuất nhập hàng hóa phù hợp nhé!

 

 

Ngoc Lee

Writing is an art that speaks from my heart!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button