Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Nhật Ký Hàng Tồn Kho: Cách Tính Và Các Bước

Quản lý hàng tồn kho là điều cần thiết đối với các công ty sản xuất hoặc bán hàng hóa. Các công ty này phải tính toán hàng tồn kho của họ bằng cách ghi lại các giao dịch liên quan đến việc mua và bán các mặt hàng tạo nên hàng tồn kho của họ.

Tìm hiểu về các mục kế toán hàng tồn kho khác nhau sẽ giúp công ty của bạn cân đối tài chính và theo dõi các giao dịch hàng tồn kho của mình. Chúng tôi giải thích định nghĩa mục nhật ký hàng tồn kho và đưa ra các bước cũng như ví dụ về các loại mục nhập khác nhau để bạn sử dụng trong công việc kinh doanh của mình trong bài đăng này.

Các bút toán giao dịch hàng tồn kho

Các giao dịch hàng tồn kho có thể được ghi lại bằng cách sử dụng một số bút toán hàng tồn kho. Phần lớn các giao dịch về hàng tồn kho được tạo cho bạn bởi một hệ thống theo dõi hàng tồn kho hiện đại, tự động, vì vậy, không phải lúc nào bạn cũng hiểu rõ các mục nhập nhật ký là gì.

Tuy nhiên, bạn có thể cần phải lập một số mục dưới đây để ghi sổ nhật ký theo cách thủ công được đưa vào hệ thống kế toán theo thời gian cho kho chung .

Nhật ký mua hàng tồn kho

Hệ thống tài khoản phải trả được sử dụng để xử lý việc mua hàng tồn kho ban đầu. Căn cứ vào loại sản phẩm mua được, tài khoản hàng hóa tồn kho hoặc tài khoản nguyên vật liệu tồn kho sẽ được ghi nợ. Đây là mục nhập:

Inventory-Purchase-Journal-Entry
Mục nhập nhật ký mua hàng tồn kho

Chi phí chung cho quá trình sản xuất gián tiếp

Tiền thuê, tiền điện nước và vật tư cho dây chuyền sản xuất là những ví dụ về chi phí liên quan đến việc sản xuất được gán cho hàng tồn kho. Các chi phí này thường bắt đầu dưới dạng các khoản phải trả, sau đó được phân bổ vào nhóm chi phí chung trước khi được phân bổ cho hàng tồn kho và giá vốn hàng bán.

Việc phân bổ cho nhóm chi phí có thể phát sinh sau đó, nhưng chúng tôi cho rằng nó sẽ xảy ra tại thời điểm ghi nhận khoản phải trả đầu tiên, như được chỉ ra bởi mục nhập sau:

Overhead-Costs-for-Indirect-Production-Record 
Chi phí chung cho hồ sơ sản xuất gián tiếp

Lao động phụ trong quá trình sản xuất

Trước khi được giao cho hàng tồn kho, lao động sản xuất, bao gồm tiền lương lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát và tiền lương quản lý kho, thường được xử lý thành một tập hợp chi phí chung. Điều này thường được thực hiện bằng cách đặt chi phí lương vào một nhóm chi phí, như được thấy dưới đây: Xem thêm về cho thuê kho bãi.

Overhead-Labor-in-Production-Record
Lao động phụ trong hồ sơ sản xuất

Chuyển nguyên liệu thô vào dây chuyền sản xuất

Nếu bạn điều hành một nhà máy sản xuất, các nhân viên kho sẽ chọn nguyên liệu thô trong kho và chuyển chúng đến tầng sản xuất, có thể theo số lượng từng bước.

Cần có thêm một mục nhật ký để chuyển hàng hóa hợp pháp vào tài khoản của quá trình làm việc, như được chỉ ra trong bảng sau. Nếu quá trình sản xuất không quá dài thì việc chuyển chi phí nguyên vật liệu từ tài khoản chi phí sản xuất dở dang sang tài khoản thành phẩm sẽ dễ dàng hơn.

Transfer-Raw-Materials-into-The-Production-Line
Chuyển nguyên liệu thô vào dây chuyền sản xuất

Phế liệu và hư hỏng trong Bản ghi hàng tồn kho

Trong quá trình sản xuất, một lượng phế liệu và hư hỏng cụ thể sẽ luôn xảy ra, thường được ghi nhận trong nhóm chi phí chung, sau đó được phân vào hàng tồn kho.

Thay vào đó, hãy trả số tiền lẻ cho chi phí của những thứ đã bán nếu những giá trị này là đặc biệt (do đó, chúng không được coi là tài sản). Tình huống đầu tiên được thể hiện bằng mục sau:

Scrap-and-Spoilage-in-Inventory-Record
Phế liệu và hư hỏng trong Bản ghi hàng tồn kho

Hồ sơ hàng hóa đã hoàn thành

Nhập các bút toán sau để chuyển giá trị của các nguyên vật liệu này vào tài khoản thành phẩm hoàn thành khi nhà máy sản xuất đã chuyển công tác sản xuất dở dang sang thành phẩm: Tìm hiểu thêm về chi phí xây dựng nhà kho .

Finished-Goods-Record
Hồ sơ thành phẩm

Phân bổ chi phí

Phân bổ toàn bộ tổng chi phí chung vào kho sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, hàng tồn kho sản phẩm cuối cùng và giá vốn hàng bán vào cuối mỗi kỳ báo cáo, thường tùy thuộc vào tỷ lệ chi phí tương ứng của chúng hoặc một đánh giá sẵn sàng khác được hỗ trợ. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ có một mục nhật ký như sau:

Allocate-Overhead
Phân bổ chi phí

Mục nhập giao dịch để bán hàng

Lao động sản xuất, chẳng hạn như tiền lương quản lý sản xuất và tiền lương quản lý kho, cũng được chuyển qua một nhóm chi phí chung trước khi được phân bổ cho hàng tồn kho. Điều này thường được thực hiện bằng cách chuyển chi phí tiền lương thành một nhóm chi phí, với mục nhập sau:

👉 Xem thêm: Thời Gian Sản Xuất Trong Quản Lý Hàng Hóa Là Gì?
👉 Xem thêm: Dead Stock là gì? Cách cải thiện tình trạng Dead Stock
👉 Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê kho mới nhất 2022

Transaction-Entry-for-Sales
Mục nhập giao dịch để bán hàng

Trong một mục nhập khác cho các giao dịch bán hàng, bạn có thể nhập khoản bù trừ và khoản tăng hàng bán trong các tài khoản phải thu hoặc tiền mặt. Trong một kỳ báo cáo tương tự với giao dịch giá vốn hàng bán có liên quan, toàn bộ kỳ của một giao dịch để bán phải được ghi lại.

Hàng tồn kho cơ bản chuyển vào quy trình sản xuất và chuyển đến tay người tiêu dùng như một thỏa thuận hiện đã được hoàn thành với các bút toán ghi sổ. Các điều chỉnh đối với hàng tồn kho lỗi thời và chi phí thấp hơn hoặc tiêu chí thị trường là hai trường hợp hiếm hơn xảy ra thường xuyên.

Hàng tồn kho lỗi thời

Vì hàng tồn kho lỗi thời có khả năng xuất hiện thường xuyên, nên một số tiền nhỏ được tính vào giá vốn của các mặt hàng đã bán và một tài khoản dự trữ cho hàng hóa tồn đọng được tạo bằng cách sử dụng bút toán sau:

Cost-cutting-or-market-entry
Hàng tồn kho lỗi thời

Khi bạn phát hiện và dán nhãn các mặt hàng lỗi thời, hệ thống quản lý kho phải ghi có vào tài khoản chứng khoán có liên quan và sau đó ghi nợ vào tài khoản dự trữ hết hạn. Kỹ thuật này phân bổ chi phí lỗi thời vào các chi phí với số lượng ít theo thời gian thay vì số lượng lớn ngay khi xác định được hàng tồn kho lỗi thời.

Chi phí cắt giảm hoặc chi phí cho thị trường

Bạn nên kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên để biết giá vốn của mọi hàng hóa tồn kho có nhỏ hơn giá vốn thấp hơn hoặc giá vốn của thị trường hay không.

Do đó, để tính vào chi phí đã ghi giảm, bạn có thể phải giảm giá trị ghi sổ của hàng tồn kho xuống giá thị trường cũng như trả khoản thâm hụt cho phí định giá cổ phiếu. Mục nhập liên quan như sau:

Cost-cutting-or-market-entry
Chi phí cắt giảm hoặc chi phí cho thị trường

Các bút toán hàng tồn kho hiếm khi được dùng để đảo ngược các bút toán hoặc các bút toán tự động đảo ngược trong kỳ kế toán sau. Thay vào đó, phần lớn các mục nhập là xuất hiện một lần.

Tùy thuộc vào loại hệ thống sản xuất cũng như các mặt hàng được sản xuất và bán, có thể cần thêm các mục nhập khác ngoài những mục được liệt kê ở trên.

Các bút toán hàng tồn kho là gì?

Các bút toán hàng tồn kho là các bản ghi trong sổ cái kế toán của bạn giúp bạn theo dõi các giao dịch hàng tồn kho của mình.

What-are-inventory-journal-entries
Các mục nhập nhật ký hàng tồn kho là gì

Có nhiều loại sổ nhật ký khác nhau có thể giúp bạn tổ chức chi tiêu tài chính và thu nhập khác nhau tùy thuộc vào loại hàng tồn kho cũng như số tiền mà công ty bạn mang theo.

Ví dụ, một số công ty sử dụng hệ thống kế toán hàng tồn kho định kỳ, trong khi những công ty khác sử dụng hệ thống kế toán hàng tồn kho vĩnh viễn.

Hệ thống kiểm kê định kỳ ít toàn diện và tốn thời gian hơn nhiều, khiến chúng trở nên lý tưởng cho các công ty có mức tồn kho thấp. Hệ thống vĩnh cửu điện tử là phổ biến. Chúng chi tiết và tốn nhiều thời gian để thiết lập và duy trì.

Lập sổ nhật ký hàng tồn kho là một phần quan trọng của việc ghi sổ kế toán tốt. Nó không chỉ có thể hỗ trợ bạn theo dõi chi phí và lợi nhuận mà còn có thể hỗ trợ bạn cân đối sổ sách và tạo báo cáo tài chính cho phép bạn đánh giá tiến trình và cơ hội phát triển của công ty mình.

Mặc dù một số ứng dụng tồn tại để giúp bạn theo dõi các giao dịch hàng tồn kho của mình bằng kỹ thuật số, một số kế toán viên hoặc chủ sở hữu công ty có thể thích duy trì hồ sơ in. Việc điều tra một số lựa chọn thay thế mục nhập nhật ký hàng tồn kho có thể giúp bạn chọn lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của công ty bạn.

Ví dụ về mục nhập nhật ký hàng tồn kho

Sổ nhật ký mua hàng tồn kho

Hệ thống vĩnh viễn và hệ thống tuần hoàn là hai phương pháp hoặc hệ thống để kế toán hàng tồn kho. Tương tự, doanh nghiệp nhập các bút toán mua hàng tồn kho bằng một trong hai hệ thống.

Hãy xem xét tình huống sau.

Công ty TNHH ABC nhận hàng hóa mà họ đã mua bằng tín dụng từ một trong những nhà cung cấp của mình vào ngày 12 tháng 12 năm 2021. Công ty ABC Ltd. sử dụng phương pháp kiểm kê vĩnh viễn và mua hàng tồn kho trị giá 5.000 đô la. Mục nhật ký của giao dịch mua là gì?

Sổ nhật ký mua hàng tồn kho là bao nhiêu nếu ABC Ltd. sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ thay thế?

Hệ thống kiểm kê thường xuyên

Công ty TNHH ABC có thể ghi sổ nhật ký mua hàng tồn kho sau vào ngày 12 tháng 12 năm 2021, sử dụng hệ thống vĩnh viễn:

Tài Khoản DebitCredit
Hàng Tồn Kho5,000
Tài Khoản Có Thể Thanh Toán5,000

Trong trường hợp này, 5.000 đô la sẽ được thêm vào số dư của tài khoản hàng tồn kho. Tương tự, vào ngày 12 tháng 12 năm 2021, doanh nghiệp có thể xác minh số dư hàng tồn kho sau khi thêm 5.000 đô la vào giao dịch.

Vào ngày 12 tháng 12 năm 2021, công ty có thể đánh giá và xác minh hàng tồn kho bằng cách so sánh hàng tồn kho trong bản ghi tài khoản với số lượng hàng tồn kho thực tế. Đây là một lợi ích đáng kể của hệ thống kiểm kê vĩnh viễn vì doanh nghiệp có thể kiểm tra bất kỳ sự khác biệt nào giữa số lượng thực tế và hồ sơ tài khoản ngay lập tức.

Hệ thống kiểm kê định kỳ

Thay vào đó, nếu ABC Ltd. áp dụng hệ thống kiểm kê định kỳ, thì sổ nhật ký mua hàng tồn kho vào ngày 12 tháng 12 năm 2021, có thể giống như sau:

Tài KhoảnDebitCredit
Hàng Hóa5,000
Tài Khoản Có Thể Thanh Toán5,000

Khoản mua $ 5.000 không làm tăng số dư hàng tồn kho trong bút toán này, nhưng nó sẽ được sử dụng để tính giá vốn hàng bán. Chỉ số lượng thực tế của hàng tồn kho vào cuối kỳ mới được sử dụng để tính số dư hàng tồn kho.

Như một bản kết quả, không giống như trong hệ thống vĩnh viễn, công ty sẽ không thể xác minh số dư hàng tồn kho còn lại bao nhiêu ngay sau khi thêm 5.000 đô la vào ngày 12 tháng 12 năm 2021.

Điều quan trọng cần nhớ là tài khoản mua hàng chỉ dành riêng cho hàng tồn kho. Do đó, mọi giao dịch mua thiết bị hoặc đồ dùng văn phòng sẽ không bao giờ được ghi vào tài khoản mua hàng. Nếu không sẽ phát sinh sai sót trong dự toán giá vốn hàng bán cuối kỳ.

Sản xuất một sản phẩm

Sau khi hàng tồn kho thoát khỏi giai đoạn nguyên vật liệu thô của quá trình sản xuất, hàng tồn kho được chuyển sang kho hàng đang sản xuất và được hạch toán vào tài khoản thích hợp.

Thành phẩm là công đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất. Mục cuối cùng trong hình ảnh bên dưới mô tả một mục nhật ký kế toán được sử dụng để theo dõi hàng tồn kho khi nó chuyển từ hàng đang sản xuất sang hàng hóa cuối cùng và có sẵn để bán.

Đối với tất cả các mục mà bạn thực hiện, người ghi sổ thường ghi dữ liệu này vào nhật ký hàng tồn kho của sổ cái có sẵn.

Nhật ký kế toán có nghĩa là một bản ghi chép kỹ lưỡng về các hoạt động tài chính của một công ty. Các giao dịch này được đưa ra theo trình tự thời gian, theo số tiền, các tài khoản bị ảnh hưởng và hướng tham gia của các tài khoản đó.

Tùy thuộc vào quy mô và loại hình tổ chức, mỗi giao dịch có thể được gán một số tham chiếu và ghi chú giải thích hoạt động.

IInventory-Bookkeeping
Tính toán hàng tồn kho

Khi bạn chi 100 đô la cho các nguồn lực để tạo ra các mặt hàng của mình, bạn sẽ ghi có vào tài khoản phải trả và ghi nợ vào kho nguyên vật liệu thô.

  • Ghi nợ tài khoản hàng tồn kho trong quá trình làm việc
  • Ghi có vào tài khoản tồn kho nguyên vật liệu sau khi 100 đô la nguyên liệu thô đó được chuyển sang giai đoạn sản xuất trong quy trình.

100 đô la được khấu trừ vào tài khoản kiểm kê thành phẩm sau khi nhiệm vụ được hoàn thành.

Giao dịch sau khi bán hàng

Khi một sản phẩm đã sẵn sàng để bán, nó được chuyển từ tồn kho sản phẩm đã hoàn thành sang tồn kho sản phẩm. Bạn khấu trừ giá vốn hàng bán và ghi có vào kho sản phẩm đã hoàn thành. Các sản phẩm được chuyển từ kho thành chi phí với hoạt động này.

Khi bạn bán sản phẩm trị giá 100 đô la bằng tiền mặt, bạn nên ghi sổ kế toán cho giao dịch tài chính và ghi có vào tài khoản doanh thu bán hàng. Giao dịch này chuyển 100 đô la từ chi phí sang thu nhập, hoàn thành thủ tục ghi sổ hàng tồn kho của mặt hàng.

Cost-of-Goods-Sold-Journal-and-Cash-Journal
Nhật ký giá vốn hàng bán và nhật ký tiền mặt

Kết luận

Khoảng không quảng cáo có giá trị tài chính ngay cả trước khi bạn sử dụng, do đó, hàng tồn kho được ghi nhận như một tài sản trên bảng cân đối kế toán của bạn. Tuy nhiên, nếu nó trở nên cũ, quá hạn sử dụng hoặc bị hư hỏng, hoặc nếu giá thị trường của loại hàng hóa đó giảm, nó có thể nhanh chóng mất giá. Bảo quản cũng tốn kém.

Các bút toán hàng tồn kho hỗ trợ bạn xác định giá trị và chi phí của hàng tồn kho và theo dõi các giao dịch hàng tồn kho của bạn. Nó cũng có thể giúp bạn xác định nơi bạn kiếm được nhiều tiền nhất trong công ty của mình.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button