Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho bằng Excel đơn giản

Trên thực tế, các doanh nghiệp nhỏ thường không đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho mà sử dụng Excel để quản lý hàng hóa trong kho một cách hiệu quả. Bởi vì quản lý hàng tồn kho bằng Excel là một lựa chọn tốt cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, những người mới bắt đầu và cần một nơi để theo dõi hàng hóa của họ.

Nó phục vụ như một liên kết lý tưởng giữa theo dõi hàng tồn kho thủ công và phần mềm quản lý hàng tồn kho. Hôm nay, chúng ta sẽ thảo luận chính xác cách sử dụng excel để quản lý hàng tồn kho và cách quản lý hàng tồn kho bằng Excel trong bài viết này. Chờ gì nữa, chúng ta hãy đọc nó ngay bây giờ.

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel là gì?

Quản lý hàng tồn kho liên quan đến việc sử dụng bảng tính Excel để theo dõi và quản lý việc tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bán hàng tồn kho.

Điều này được thực hiện để các nhà quản lý hàng tồn kho và nhân viên có thể sử dụng và cập nhật tài liệu trong suốt quá trình kinh doanh và chuỗi cung ứng. Các doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về hiệu suất của sản phẩm và các lĩnh vực mà quá trình quản lý hàng tồn kho có thể được cải thiện bằng cách làm như vậy. Tìm hiểu thêm về thuê kho chung.

Làm thế nào để Quản lý hàng tồn kho Trên Excel?

Trước khi bạn có thể sử dụng bảng tính Excel, trước tiên bạn phải làm quen với chương trình và tìm hiểu cách tổ chức hàng tồn kho của mình bằng cách sử dụng các cột danh mục và nhập sản phẩm thủ công.

Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cho bạn cách quản lý chuyên sâu hàng tồn kho trong excel với hai nhiệm vụ chính:

  • Tạo bảng vào và ra của hàng tồn kho và cập nhật cả hai lần di chuyển hàng tồn kho của bạn
  • Tính toán định giá hàng tồn kho

Bây giờ, hãy bắt đầu!

Bước 1: Tạo bảng tính

Tạo bảng tính mới trong Microsoft Excel để quản lý hàng tồn kho của bạn. Chọn Mới từ menu trong Excel. Để bắt đầu một trang tính Excel mới, hãy bấm vào sổ làm việc Trống hoặc nhấn Ctrl + N. Sau đó, điều hướng đến vùng làm việc của bảng tính và điền vào thông tin chi tiết của bạn.

Bước 2: Xác định những yếu tố cần theo dõi

Chìa khóa để tận dụng tối đa Excel làm công cụ quản lý hàng tồn kho trong việc xác định chi tiết nào cần theo dõi và danh mục nào sẽ sử dụng để tổ chức dữ liệu của bạn.

Dưới đây là một số ví dụ về các mục cần theo dõi:

  • Mô tả sản phẩm
  • Mã số mã vạch hoặc mã QR
  • SKU
  • Địa điểm
  • Số thùng
  • Các đơn vị
  • Số lượng
  • Số lượng hàng được đặt lại
  • Phí tổn
  • Giá trị hàng tồn kho
  • Điểm được đặt hàng lại cao

Bước 3: Điền vào danh sách hàng tồn kho của bạn

Bạn có thể tạo danh sách hàng tồn kho cho các mặt hàng của mình cũng như kế hoạch di chuyển hàng tồn kho. Mỗi sản phẩm bạn bán có thể được nhập vào cột danh mục liên quan.

Bạn muốn trở thành sản phẩm cụ thể như thế nào tùy thuộc vào bạn, nhưng bao gồm tên sản phẩm, số lượng, giá thành của sản phẩm và mã hoặc SKU chắc chắn là có lợi.

Bảng sau đây là một ví dụ về danh sách hàng tồn kho. Tìm hiểu thêm về cho thuê kho chứa hàng để quản lý hàng tồn kho.

Inventory-list
Danh mục hàng tồn kho

Bước 4: Tạo lịch trình di chuyển hàng tồn kho

Tạo một bảng Lịch trình Xuất & Nhập kho mới trong cùng một bảng tính với danh sách hàng tồn kho của bạn như hình dưới đây.

Inventory-Movement-Schedule
Lịch trình Di chuyển Hàng tồn kho

Xác định loại thông tin

Trong bảng ‘Lịch trình nhập và xuất’, chúng tôi cần xác định Loại chuyển động mà chúng tôi muốn các mục nhập hợp lệ là Biên lai bán hàng hoặc Điều chỉnh.

Bạn cần tạo một bảng nhỏ mới của ba loại chuyển động này. Sau đó, xác định bảng đó với tên mới

Select table > ‘Formulas’ > ‘Define Name’ > Nhập trường tên của bảng bạn muốn xác định.

Define-the-name-of-your-table-min
Xác định tên bảng của bạn

Tiếp theo, chúng ta cần nhập một hộp thả xuống trong ô I4. Với I4 được chọn, hãy chọn  data ribbon > Data validation tool.

Enter-a-drop-down-box
Chọn kiểu dữ liệu cho cột

Trong hộp cho phép bên dưới, hãy chọn ‘List’. Trong trường nguồn, hãy nhập “= TYPE” (tên bảng của các loại chuyển động mà bạn đã xác định trước đó).

Enter-the-source-field-into-the-drop-down-box
Nhập trường nguồn vào drop box

Bây giờ bạn có thể chọn ba tùy chọn từ danh sách loại.

Three-options-from-the-type-lists
Ba tùy chọn từ danh sách loại

Kéo và sao chép công thức trên ô I4 xuống ô cuối cùng trong cột. Vì vậy, tất cả các hàng cho cột loại chứa hộp danh sách loại thả xuống. Tìm hiểu thêm về chi phí xây dựng nhà kho tiết kiệm nhất.

Xác định mã

Tương tự như phần 1 ở trên, đầu tiên bạn cần xác định cột mã trong bảng ‘Danh sách hàng tồn kho’ với tên mới là ‘CODE’.

Tiếp theo, tạo một hộp thả xuống trên ô J4 và sao chép công thức xuống ô cuối cùng.

Define-the-code-column
Xác định mã các sản phẩm

Bước 5: Điền thông tin chi tiết của các thông tin

Bây giờ bạn có thể bắt đầu kiểm tra hàng tồn kho của mình ngay từ giai đoạn đầu tiên.

Trước tiên, bạn cần điền vào ‘Lịch trình nhập và xuất’ với Ngày, Loại và Mã, sau đó đến Tên sản phẩm, Số lượng, Chi phí và Giá trị.

👉 Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Hàng Tồn Kho Đơn Giản Và Dễ Kiểm Kê
👉 Xem thêm: Quy trình kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả
👉 Xem thêm: cách tính hàng tồn kho cuối kì đơn giản, nhanh chóng

Tên sản phẩm

Với tên sản phẩm, chúng tôi có công thức để kiểm tra kỹ nó theo mã của nó.

Trước tiên, hãy xác định bảng “Danh sách hàng tồn kho” với tên mới là “DETAIL”, sau đó bảng “Lịch biểu nhập và xuất” sẽ được điền với giá trị từ các bảng ‘DETAIL’.

Define-Inventory-List-to-DETAILS
Xác định Danh sách hàng tồn kho thành DETAILS

Sử dụng hàm Vlookup với công thức sau để tìm tên sản phẩm từ ‘Danh sách hàng tồn kho’:

= VLOOKUP (J4, DETAIL, 2, FALSE)

Find-the-product-name-by-Vlookup
Tìm tên sản phẩm bằng Vlookup

Chi  Phí

Tương tự với Chi phí, hãy sử dụng hàm Vlookup với công thức sau để tìm Chi phí từ “Danh sách hàng tồn kho”:

= VLOOKUP (J4, DETAIL, 3, FALSE)

Find-the-Cost-by-Vlookup
Tìm chi phí bằng Vlookup

Giá trị

Hãy hoàn thành dòng đầu tiên với Số lượng là 15 trong ô M4.

Giá trị trong ô N4 chỉ đơn giản là số lượng trong M4 nhân với chi phí trong I4. Nói cách khác, Giá trị = Số lượng * Chi phí

Calculate-the-value
Tính giá trị

Lưu ý: Để không nhận được thông báo lỗi trong các ô Sản phẩm, Chi phí, Giá trị (hoàn toàn phụ thuộc vào Mã) khi Mã không hợp lệ. Bạn cần thêm một số yếu tố trong công thức Vlookup trên ô Sản phẩm và Chi phí.

= IF (J4 = ””, ””, VLOOKUP (J4, DETAIL, 2, FALSE))

= IF (J4 = ””, ””, VLOOKUP (J4, DETAIL, 3, FALSE))

= IF (J4 = ””, ””, + M4 * L4)

Đó là hầu hết công việc được thực hiện trong bảng ‘Lịch trình xuất và nhập kho’. Tiếp theo, bạn cần thêm một vài tổng cho Qty và Value và thay đổi định dạng số.

  • Chọn cả hai cột Số lượng và Giá trị> Nhấp chuột phải của bạn> Format Cells> Number Category. Đặt thành hai chữ số thập phân và đặt số âm có màu đỏ.
Change-the-number-formatting
Thay đổi định dạng số
  • Làm tương tự với cột Qty ngoại trừ đặt các số thập phân thành 0
Change-the-number-formatting (2)
Thay đổi định dạng của cột
  • Tổng phụ

Nhập hai công thức này vào cuối cột Số lượng và Giá trị để đếm tổng:

= SUBTOTAL (9, M4: M18)

= SUBTOTAL (9, N4: N18)

Sau đó, tạo Bộ lọc cho bảng ‘Vào & ra’.

Count-the-total
Đếm tổng các sản phẩm

Sau bước 5, bạn sẽ nhận được đầy đủ Lịch trình ‘Vào & ra’ như sau:

Full-of-‘In-&-Out’-Schedule-table
Toàn bộ bảng lịch biểu ‘Vào & ra’

Bước 6: Tính tổng số đang chạy hoặc tổng tích lũy cho mỗi sản phẩm

Chúng ta đã đến bước cuối cùng!

Sau một tuần làm việc, chúng tôi đã ghi lại chuyển động của hàng tồn kho như bước 5. Bây giờ đã đến lúc tóm tắt hoạt động hoặc tổng tích lũy cho từng sản phẩm.

Hãy quay lại ‘Danh sách hàng tồn kho’ và nhập công thức để tự động tính toán tổng số đang chạy hoặc tích lũy cho từng sản phẩm cùng với định giá cho từng dòng sản phẩm.

Để thực hiện việc này, chúng tôi sử dụng lệnh SUMIF sẽ cộng cả giá trị âm và dương cho từng sản phẩm dựa trên chuyển động trong kho. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng wms sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát hàng hóa hơn.

Để dễ dàng sử dụng lệnh SUMIF, tốt hơn nên đặt tên cho phạm vi mà chúng ta sẽ sử dụng: Mã và Số lượng. Chúng tôi sẽ xác định hai phạm vi này là INOUTCODE và INOUTQTY.

Define-INOUTCODE
Xác định INOUTCODE

Bây giờ, hãy nhập các công thức:

= SUMIF (INOUTCODE, B4, INOUTQTY)

Define-INOUTQTY
Xác định số lượng sản phẩm in out

T-shirt Trắng có số lượng là 53 là tổng cộng dồn.

Giá trị = Số lượng * Chi phí

Count qty-and-value
Đếm số lượng và giá trị sản phẩm

Kéo Số lượng và Giá trị xuống ô cuối cùng và tạo Tổng ở cuối cột Giá trị.

Kết quả cuối cùng sẽ như thế này:

Final-result
Kết quả cuối cùng là một bảng excel quản lý hàng tồn kho đầy đủ

Lưu ý: Hãy nhớ đảm bảo rằng giá trị 0 không được hiển thị.

Bây giờ bạn đã biết cách quản lý kho hàng trong Excel.

Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đã nhập tất cả dữ liệu sản phẩm có liên quan, bạn vẫn cần theo dõi bảng tính của mình một cách thường xuyên. Bởi vì Excel là một hệ thống tĩnh (nghĩa là nó thiếu tự động hóa và tích hợp), bạn sẽ cần phải truy cập nó thường xuyên và sửa đổi các mức tồn kho khác nhau của bạn khi doanh số bán hàng và chuyển động sản phẩm xảy ra.

Theo dõi số lượng hàng tồn kho của bạn là rất quan trọng, vì việc lơ là làm như vậy có thể gây ra sự chậm trễ trong chuỗi cung ứng của bạn và một loạt các vấn đề về hàng tồn kho.

Kết luận

Excel có thể không phải là công cụ yêu thích của mọi người, nhưng khó có thể phủ nhận tính linh hoạt của nó.

Nếu bạn là một công ty quy mô trung bình đã phát triển vượt bậc theo dõi hàng tồn kho thủ công nhưng vẫn chưa sẵn sàng tham gia vào lĩnh vực phần mềm quản lý hàng tồn kho, thì Excel là một lựa chọn khả thi.

Có các tùy chọn ở đây để đáp ứng mọi nhu cầu, cho dù bạn muốn phát triển bảng tính hàng tồn kho được cá nhân hóa của riêng mình hay tải xuống một mẫu. Vấn đề chỉ là chọn những gì bạn muốn và định vị tệp Excel thích hợp.

Excel, giống như mọi hệ thống khác, không hoàn hảo. Làm theo các bước để tạo mẫu của riêng bạn được nêu trong bài viết này sẽ giúp bạn biết cách quản lý hàng tồn kho bằng excel và tránh các vấn đề thường gặp về quản lý hàng tồn kho.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button