Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho mã vạch (Barcode)

Hệ thống kiểm kê mã vạch (Barcode) cho phép các doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho của họ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mã vạch được quét bằng thiết bị di động và được liên kết tức thời với phần mềm quản lý hàng tồn kho khi sản phẩm có mã vạch.

Mặc dù có thể hình dung được việc quản lý hàng tồn kho bằng tay hoặc sử dụng bảng tính, nhưng những cách tiếp cận này không hiệu quả và dễ mắc phải những sai lầm của con người. Do đó, nhiều doanh nghiệp sử dụng mã vạch để theo dõi hàng tồn kho của họ.

Sắp tới, chúng ta sẽ xem xét chi tiết về mã vạch, bao gồm cách hệ thống này hoạt động và cách công ty của bạn có thể sử dụng nó để cải thiện việc quản lý hàng tồn kho.

Định nghĩa mã vạch (Barcode) là gì?

Mã vạch về cơ bản là một biểu tượng độc nhất vô nhị có chứa số hoặc văn bản, tương tự như những gì bạn có thể tìm thấy trên hàng hóa tạp hóa, biểu thị trực quan dữ liệu. Khi mã vạch được đọc, dữ liệu của sản phẩm ngay lập tức được gửi đến máy tính. Bạn có thể tìm hiểu chức năng của Fulfillment là gì khi tích hợp thêm barcode.

Mã vạch được phân thành hai loại:

 Definition-of-Barcode
Định nghĩa mã vạch (Barcode)

Mã vạch 1D

Mã vạch một chiều, thường được tìm thấy trên hàng tiêu dùng, là loại mã vạch phổ biến nhất. Mô hình của các đường thẳng đứng màu đen trên nền trắng giúp phân biệt nhãn mã vạch 1D với nhãn mã vạch 2D. Máy quét mã vạch có thể đọc dữ liệu sản phẩm do có khoảng cách giữa các dòng.

Đối với các doanh nghiệp có số lượng lớn các mặt hàng lưu kho (SKU), mã vạch 1D là rất cần thiết vì chúng tăng độ chính xác của hàng tồn kho và giảm thiểu nhu cầu quản lý hàng tồn kho thủ công.

Mã vạch 2D

Mã vạch hai chiều sử dụng hình vuông, dấu chấm và các hình dạng khác để mã hóa dữ liệu. Do hình dạng phức tạp của chúng, những mã vạch này có thể chứa nhiều dữ liệu hơn mã vạch 1D, như thông tin trang web, âm thanh và hình ảnh. Một trong những trường hợp phổ biến nhất của mã vạch 2D là mã QR, có thể được quét bằng điện thoại thông minh để truy cập trang web.

Tại sao mã vạch lại quan trọng?

Với nhiều hàng tồn kho hơn để xử lý, hệ thống kiểm kê mã vạch ngày càng trở nên quan trọng hơn khi doanh nghiệp phát triển. Thực hiện một ngày hôm nay sẽ giúp bạn chuẩn bị cho tương lai đồng thời mang lại cho bạn một số lợi ích trong thời gian tạm thời!

Giữ kho bằng tay về cơ bản kém chính xác hơn so với sử dụng hệ thống kiểm kê mã vạch. Với mã vạch, lỗi của con người được giảm thiểu đáng kể và dữ liệu hàng tồn kho của bạn chính xác hơn. Trên thực tế, các nghiên cứu cho rằng cứ 250 lần nhấn phím, một người sẽ mắc ít nhất một lỗi nhập dữ liệu. Một lỗi không chính xác xảy ra trên 36 nghìn tỷ ký tự được quét bởi máy.

Với mã vạch, bạn có thể xác định ngay lập tức những gì bạn có trong kho và những gì bạn không có. Bạn có thể quét mã và xóa mã khỏi hồ sơ hàng tồn kho của mình ngay sau khi khách hàng mua hàng. Bạn sẽ luôn có thông tin hàng tồn kho cập nhật nhất, cho phép bạn đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh vào mọi thời điểm trong ngày.

Tất cả các sản phẩm của bạn có thể được đọc nhanh chóng bằng mã vạch trên kho của bạn và dữ liệu có thể được tải lên máy tính một cách đơn giản. Điều này sẽ làm giảm đáng kể thời gian cần thiết để kiểm tra khách hàng sau khi mua hàng. Bạn có thể nhờ máy tính làm công việc thay vì nhập từng sản phẩm và tính tổng giá theo cách thủ công. Tìm hiểu cách dịch vụ Order Fulfillment là gì hỗ trợ quản lý hàng tồn kho với mã vạch.

Why-are-barcodes-important?
Tại sao mã vạch lại quan trọng?

Hoạt động của hệ thống kiểm kê mã vạch là gì?

Điều quan trọng là phải xác định xem hệ thống kiểm kê mã vạch có phù hợp với công ty của bạn hay không trước khi sử dụng. Kỹ thuật này chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn nếu bạn phụ trách bất kỳ loại hàng tồn kho thực tế nào.

  • Bạn giữ hàng tồn kho trong nhà kho: Việc kiểm soát số lượng lớn các mặt hàng trong nhà kho mà không có hệ thống theo dõi chúng có thể khó khăn.
  • Ngay cả khi doanh nghiệp có thể hoạt động mà không có hệ thống kiểm kê mã vạch, các nhà bán lẻ / nhà cung cấp mà bạn hợp tác sẽ yêu cầu mã vạch cho các mặt hàng họ mua từ bạn.

Hãy xem xét tình huống sau để hiểu rõ hơn về cách hệ thống mã vạch hoạt động.

Giả sử bạn là nhà bán lẻ quần áo trực tuyến. Bạn có hàng trăm SKU và muốn theo dõi chúng ở mọi nơi mà chúng đi du lịch, cho dù chúng đang được vận chuyển trên toàn quốc hay vừa được chuyển về kho của bạn. Bởi vì mọi thứ được quét mỗi khi chúng di chuyển địa điểm, hệ thống kiểm kê mã vạch giảm khả năng chúng bị thất lạc.

👉 Xem thêm: 10 Bước Trong Quy Trình Thực Hiện Đơn Hàng Bạn Nên Biết!
👉 Xem thêm: 15 KPIs Cho Nhà Cung Cấp Hàng Hóa (Vendor) Của Bạn
👉 Xem thêm: Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS) Cơ Bản

Hệ thống này cũng cho phép bạn tiến hành phân tích hàng tồn kho theo thời gian thực đối với các mặt hàng trong kho của bạn. Thay vì loay hoay tìm báo cáo hàng tồn kho gần đây nhất, bạn chỉ cần đăng nhập vào máy tính của mình và xem mọi mặt hàng trong kho và vị trí của nó.

Lợi ích của hệ thống kiểm kê mã vạch là gì?

Dưới đây là bốn lợi ích chính mà hệ thống mã vạch có thể cung cấp cho công ty của bạn:

  • Hệ thống kiểm kê mã vạch giảm đáng kể khả năng xảy ra sai sót của con người trong khi theo dõi hàng hóa, dẫn đến quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả hơn.
  • Dữ liệu hàng tồn kho theo thời gian thực cho phép bạn luôn đi trước chu kỳ bán hàng, tối đa hóa thu nhập và theo dõi các đơn đặt hàng.
  • Mã vạch rất linh hoạt ở chỗ chúng có thể được sử dụng để theo dõi và sắp xếp nhiều loại dữ liệu trong vài giây, chẳng hạn như giá cả và thông tin sản phẩm.
  • Đào tạo nhân viên nhanh hơn và ít tốn kém hơn với hệ thống mã vạch vì họ chỉ cần tìm hiểu về công nghệ thay vì kiểm kê.
There-are-four-major-benefits-of-barcoding system
Bốn lợi ích chính của hệ thống mã vạch

Hạn chế của việc sử dụng hệ thống kiểm kê mã vạch là gì?

Mặc dù công nghệ mã vạch có lợi và tiết kiệm chi phí, nhưng có một số nhược điểm cần lưu ý trước khi tiếp tục:

  • Trong khi mã vạch tiết kiệm thời gian về lâu dài, việc dán nhãn cho mọi thứ của bạn mất nhiều thời gian.
  • Khi hàng tồn kho được nhận, vận chuyển hoặc chuyển đi, công nhân phải nhớ quét nó. Nếu không, hệ thống có nguy cơ tạo ra nhiều vấn đề hơn khả năng giải quyết của nó.

Bạn cân nhắc điều gì khi phát triển hệ thống kiểm kê mã vạch?

Sử dụng mã vạch với hệ thống quản lý đơn hàng oms mang lại nhiều lợi thế, bắt đầu với số lượng hàng tồn kho vĩnh viễn thay vì phương pháp kiểm kê định kỳ. Ngoài ra, Bạn sẽ nhận được nhiều dữ liệu hơn để làm việc khi kiểm soát hàng tồn kho, chẳng hạn như tính toán điểm sắp xếp lại, đặt mức dự trữ an toàn và ước tính số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).

Tuy nhiên, trước khi in mã vạch và dán chúng vào các đối tượng, hãy xem xét những gì bạn muốn nhận được với hệ thống kiểm kê mã vạch và kiểm tra các yêu cầu phần mềm và phần cứng của bạn.

Mục tiêu quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho mã vạch cung cấp cho bạn thông tin cập nhật về những gì bạn có trong kho và những gì bạn không có. Nó cũng có thể thực hiện các chức năng sau tùy thuộc vào yêu cầu của bạn: tốc độ thực hiện đơn hàng, bảo vệ chống trộm và kế toán FIFO.

Phần mềm

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp bán lẻ, bạn sẽ có thể tạo mã vạch với hệ thống POS của mình. Bạn có thể muốn đầu tư vào phần mềm mã vạch dành riêng cho hàng tồn kho trong trường hợp bạn có một số lượng lớn sản phẩm, nhiều kho hàng khác nhau hoặc bạn làm dịch vụ hậu cần.

Phần cứng

Bạn cũng phải chọn loại phần cứng mã vạch mà bạn sẽ sử dụng. Bạn yêu cầu máy quét hàng tồn kho cầm tay hoặc máy quét phẳng sẽ được sử dụng lâu dài? Bạn sẽ chỉ quét một loại mã vạch hay nhiều loại mã vạch khác nhau? Điều kiện hoạt động cho máy quét của bạn là gì?

Làm thế nào để bắt đầu kinh doanh của bạn với một hệ thống kiểm kê mã vạch?

Chìa khóa để sử dụng đúng cách mã vạch hàng tồn kho là lập kế hoạch trước thời hạn. Bạn không muốn một hệ thống yêu cầu trang bị lại thường xuyên. Để thiết lập một hệ thống mã vạch đáp ứng các yêu cầu hiện tại của bạn đồng thời vượt quá mong đợi của bạn khi nhu cầu quản lý hàng tồn kho của bạn phát triển, hãy làm theo các bước bên dưới.

How-to-get-your-business-started-with-a-barcode-inventory-system? 
Làm thế nào để bắt đầu kinh doanh của bạn với một hệ thống kiểm kê mã vạch?

Xác định các tiêu chuẩn mã vạch ngành

Mã vạch SKU rất hữu ích để kiểm soát hàng tồn kho, nhưng chúng cũng sẽ có mặt trên các sản phẩm bạn bán. Nếu bạn bán cho các công ty khác, mã vạch mà bạn sử dụng phải tuân theo các tiêu chuẩn ngành hoặc hướng dẫn sử dụng.

Sau đây là các ví dụ về mã vạch dành riêng cho ngành:

  • Mã 39: Ô tô và quốc phòng
  • Bookland EAN-13: Xuất bản sách
  • Mã 128: Quản lý chuỗi cung ứng
  • Codabar: Logistics và chăm sóc sức khỏe
  • Ma trận dữ liệu: Điện tử, chính phủ và bán lẻ

Kích thước mà bạn yêu cầu – Mã vạch Ma trận Dữ liệu có thể được sử dụng cho những việc nhỏ, nhưng mã vạch Mã 39 phải lớn hơn để đọc hiệu quả – cũng như lượng dữ liệu mà nó lưu trữ, sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn mã vạch của bạn. Mã vạch hai chiều như mã QR và mã vạch hai chiều khác có thể chứa nhiều thông tin hơn mã vạch UPC một chiều, qua đó giảm được Chi phí order fulfillment .

Xác định các chức năng mã vạch

Xác định các chức năng mã vạch hàng tồn kho của bạn vì “hàng tồn kho” đề cập đến một loạt các tài sản, bao gồm các sản phẩm bạn đã tạo, các mặt hàng bạn mua để bán lại và các sản phẩm bạn có được để sử dụng.

Sau đây là các loại chức năng kiểm kê:

  • Các thành phần thô
  • Những sản phẩm hoàn chỉnh
  • Các mặt hàng để bán lại
  • Vật liệu để đóng gói
  • Nguồn cung cấp MRO (vận hành, bảo trì và sửa chữa)

Việc ghi nhãn cổ phiếu thích hợp theo chức năng sẽ cải thiện các thủ tục kế toán của bạn. Tính toán giá vốn hàng bán (COGS) được hỗ trợ bằng cách truy tìm nguyên liệu thô cho đến các mặt hàng cuối cùng và ước tính khấu hao được hỗ trợ bằng cách theo dõi hàng tồn kho vật chất vĩnh viễn – ô tô, đồ nội thất văn phòng, phần mềm và phần cứng.

Chọn thông tin mã vạch

Sau đó, chọn dữ liệu bạn muốn lưu / giữ trong mã vạch của mình. Việc chọn mã vạch nào được xác định bởi lượng dữ liệu bạn muốn mã hóa cũng như bất kỳ yêu cầu nào của ngành.

Thông thường, bạn sẽ không bao gồm giá bán lẻ vì nó có thể thay đổi và khi mặt hàng được quét trong một giao dịch, hệ thống POS của bạn sẽ áp dụng giá gần đây nhất.

Dưới đây là một số thông tin hữu ích:

  • Tên và mô tả của mặt hàng
  • Các biến thể về kích thước và màu sắc là những ví dụ về các biến thể
  • Phân loại sản phẩm
  • Giá mua
  • Vị trí cửa hàng / nhà kho của nhà cung cấp

Mã vạch một chiều chỉ có thể chứa 100 ký tự, trong khi Tối đa 1.500 ký tự có thể được lưu trữ trong mã vạch Ma trận dữ liệu hai chiều. Mã vạch hai chiều càng chứa nhiều dữ liệu thì mẫu mã của nó càng phức tạp. Sử dụng 800 ký tự hoặc thấp hơn để nâng cao độ chính xác và tốc độ quét.

Chọn phần mềm và phần cứng

Nếu bạn tạo mã vạch SKU bằng hệ thống POS của mình, thì việc theo dõi hàng trong kho không phải là vấn đề. Để tận dụng tối đa khoản đầu tư của bạn, hãy đảm bảo phần mềm mã vạch của bạn tương thích với phần mềm kế toán hoặc máy POS của bạn nếu bạn sử dụng các mã vạch (ROI) phức tạp hơn.

Máy quét mã vạch có nhiều kích cỡ, hình thức và giá cả khác nhau. Một máy quét một chiều cầm tay có thể có giá dưới 25 đô la, trong khi một máy quét mã vạch phẳng sẽ khiến bạn mất hơn 1.000 đô la. Cài đặt quét, chẳng hạn như độ sáng, chất lượng không khí và mã vạch được sử dụng, tất cả đều có ảnh hưởng đến quyết định của bạn.

Sau đây là ba loại máy quét mã vạch phổ biến nhất:

  • Không dây: Máy quét cầm tay gửi dữ liệu đến hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn trong thời gian thực.
  • Hàng loạt di động: Nó lưu dữ liệu đã quét để tải xuống sau.
  • Đã sửa: Danh mục này bao gồm các thiết bị được gắn vào máy quét phẳng hoặc thiết bị đầu cuối POS của bạn giống như những thiết bị được sử dụng tại các quầy thanh toán hàng tạp hóa.

Máy quét mã vạch cho máy tính bảng và điện thoại thông minh có sẵn để tải xuống miễn phí. Mặc dù chúng được chấp nhận để tra cứu mã vạch nhanh, nhưng chúng không nên được sử dụng chủ yếu trong các tình huống kinh doanh.

Thực hiện các thủ tục kiểm kê mã vạch

Để có độ chính xác của dữ liệu, bạn phải áp dụng các kỹ thuật kiểm kê nhất quán. Khi nói đến việc kiểm soát hàng tồn kho, nên tránh sử dụng mệnh đề khoa học máy tính “rác vào, rác ra” (GIGO).

Sau đây là một số thực tiễn kiểm kê mã vạch hàng đầu:

  • Xác định kích thước và định vị mã vạch: Quét mã vạch được hỗ trợ bởi kích thước và vị trí mã vạch đồng nhất trên các mặt hàng, hộp và pallet.
  • Tạo KPI hàng tồn kho: Để giải phóng tiền mặt được giữ trong hàng tồn kho, hãy sử dụng KPI hàng tồn kho bao gồm tỷ lệ tồn kho trên doanh số bán hàng, mức tồn kho an toàn và tỷ lệ hàng đã bán.
  • Đào tạo nhân viên của bạn: Không chỉ là học cách sử dụng hệ thống kiểm kê mã vạch; đó cũng là việc thu hút mọi người tham gia với lý do bạn làm việc đó. Để tạo ra các kết quả nhất quán và đáng tin cậy, mọi người phải nhất trí.

Nếu bạn có nhiều kho với hàng nghìn sản phẩm, bạn có thể muốn quét SKU cho mỗi giao dịch bán lẻ để duy trì kiểm soát hàng tồn kho của cửa hàng. Trong cả hai trường hợp, chuẩn bị cẩn thận trước thời hạn sẽ giúp bạn tận dụng tối đa kho mã vạch của mình.

Như bạn có thể thấy, việc cài đặt một hệ thống kiểm kê mã vạch có vẻ phức tạp hơn nhưng lại là một quá trình đơn giản. Nỗ lực cần thiết để chuyển đổi từ việc nhập kho bằng tay sang hệ thống kiểm kê mã vạch sẽ rất xứng đáng về lâu dài, hứa hẹn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button