Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho trên Excel

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là bắt buộc đối với mọi nhà bán lẻ hoặc nhà bán buôn. Việc theo dõi hàng tồn kho mà không có sự hỗ trợ của phần mềm chuyên dụng có thể tốn nhiều thời gian. Hầu hết người dùng có thể bỏ cuộc sau khi cân nhắc giá mua phần mềm đó.

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel có thể hỗ trợ bạn tổ chức và quản lý hiệu quả hàng tồn kho cũng như hàng hóa tồn kho, cho phép bạn hiểu rõ hơn về số lượng bạn có và cũng như những gì bạn cần.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hệ thống quản lý hàng tồn kho trong Excel. Chúng tôi sẽ sử dụng mẫu Excel được tạo sẵn trong bài đăng này; do đó, đừng quên tải xuống miễn phí. Mở mẫu và bắt đầu.

Pre-made-template
Mẫu tạo sẵn

Trước hết, bạn nên làm quen với mẫu đã cho của chúng tôi.

Trong mẫu này, chúng tôi đã tạo 7 trang tính Excel khác nhau tương ứng với từng phần tử và quy trình mà chúng tôi cần trong hệ thống kiểm kê:

  • Loại
  • Vật phẩm
  • Đã mua
  • Giá bán
  • Việc bán hàng
  • Hàng tồn kho
  • Báo cáo

Với một mẫu Excel ở trên, việc quản lý hàng tồn kho sẽ bao gồm 6 bước như sau:

  • Thêm danh mục và nhà cung cấp
  • Thêm các mục
  • Thêm mua hàng
  • Thêm giá bán
  • Thêm doanh số
  • Thêm báo cáo

Sau khi bạn đã quen với mẫu này, hãy chuyển sang bước đầu tiên của quản lý hàng tồn kho trong Excel!

Bước 1: Thêm danh mục và nhà cung cấp

Thêm danh mục của bạn

Giai đoạn đầu tiên trong việc phát triển hệ thống quản lý hàng tồn kho là tạo danh mục và nhập dữ liệu nhà cung cấp vào trang tính “DANH MỤC”. Xem thêm về kho chung .

Add-your-category
Thêm danh mục của bạn

Nếu bạn muốn thêm nhiều danh mục hơn, hãy nhấp vào nút ‘THÊM DANH MỤC’, và một ô mới sẽ được thêm vào.

Thêm nhà cung cấp

Để thêm nhà cung cấp, bạn thực hiện các bước tương tự như cách thêm danh mục. Kết quả là trang tính ‘CATEGORY’ của bạn sẽ như thế này:

Add-Suppliers
Thêm nhà cung cấp nguyên liệu

Bước 2: Thêm mặt hàng / sản phẩm

Thêm danh sách mục

Chọn trang tính ‘ITEMS’, và bạn sẽ thấy danh sách mục với các phần tử bên dưới:

Add-Items-list
Thêm danh sách mục

Mã sản phẩm. Hãy nhớ không sử dụng các mã giống nhau cho tất cả các ô của hàng “Mã sản phẩm”. Các mã phải là duy nhất.

The-product-code-must-be-unique
Mã sản phẩm phải là duy nhất

Mô tả Sản phẩm. Tại đây bạn gõ tên sản phẩm của một số mô tả sản phẩm. Một sản phẩm duy nhất có thể được sử dụng cho các mã khác nhau. Tìm hiểu thêm cho thuê kho bãi.

Add-product-description
Thêm mô tả sản phẩm

Danh Mục. Trong trường này, chúng tôi sử dụng thông tin của các danh mục trên trang “DANH MỤC”.

Choose-category
Chọn danh mục

Kích thước và màu sắc. Điền vào các sản phẩm của bạn về kích thước và màu sắc.

Fill-in-sizes-and-colors
Điền kích thước và màu sắc

Điểm đặt hàng lại. Cuối cùng, đặt giá trị của điểm sắp xếp lại và bạn sẽ hoàn thành danh sách mục của mình.

Put-the-value-of-reorder-point
Đặt giá trị của điểm sắp xếp lại

Lưu ý: Nếu bạn thêm 15 sản phẩm vào DANH SÁCH MỤC, thì sản phẩm INVENTORY của bạn cũng phải là 15.

Điều này dẫn bạn đến trang tính “INVENTORY”.

👉 Xem thêm: Chất lượng hàng tồn kho là gì? Cách tính và công thức
👉 Xem thêm: Nhật Ký Hàng Tồn Kho: Cách Tính Và Các Bước
👉 Xem thêm: Thời Gian Sản Xuất Trong Quản Lý Hàng Hóa Là Gì?

Kiểm tra hàng tồn kho

Di chuyển đến trang tính “Hàng Hóa”. Với dữ liệu bạn đưa vào DANH SÁCH MỤC của mình, chúng sẽ được chuyển sang trang “HÀNG HÓA”.

Điều này giúp bạn kiểm tra Hàng tồn kho của mình với các thông tin như sau:

  • Hàng hóa hiện tại
  • Đơn giá hàng hóa
  • Giá trị hàng hóa
  • Lượng bán
  • Xếp hạng theo lượng bán hết
  • Xếp hạng theo số lượng bán hàng
Stock-inventory-sheet
Bảng kiểm kê hàng tồn kho
Expand-unhide-products
Mở rộng sản phẩm bỏ ẩn

Hãy nhớ nhấp vào ‘Mở rộng’ để hiện các sản phẩm khác trên kho hàng.

Để biết các yếu tố đó hoạt động như thế nào, bạn cần thực hiện bước 3.

Bước 3: Thêm giao dịch mua

Thêm Quỹ

Mở trang “MUA HÀNG”. Bây giờ bạn có thể thấy ô ‘BALANCE’ vẫn ở giá trị 0.

Balance-=-0
Số dư = 0

Đó sẽ là nhiệm vụ của bạn là ghi lại sản phẩm đã mua trong một khoảng thời gian nhất định.

Đầu tiên, hãy thêm tiền của bạn vào hàng ‘SỐ CÂN BẮT ĐẦU’. Giả sử quỹ ban đầu của bạn là 1 tỷ vào ngày 6 tháng 11 năm 2017. Số dư của bạn sẽ được tự động cập nhật. Xem thêm về chi phí xây dựng nhà kho .

Bắt đầu với Đơn đặt hàng mới của bạn

Bạn có quỹ, sau đó bắt đầu điền thông tin của Đơn mua hàng đầu tiên của bạn.

Add-your-first-funds
Thêm 1 số tiền vào quỹ

Sau khi bạn nhập mã, mô tả sản phẩm của bạn có hàng hiện tại sẽ được cập nhật.

Stock-=-0
Số hàng hiện có là 0

Tiếp theo, xác định PO này từ nhà cung cấp nào và nhập Số lượng bạn đã mua. Số lượng này sẽ được thêm vào các cổ phiếu hiện tại.

Stock-is-updated
Cập nhật hàng hóa vào kho

Điền vào đơn giá cho mỗi sản phẩm, tổng chi phí của PO này sẽ bằng Đơn giá * Số lượng. Sau PO đầu tiên, số dư của bạn sẽ giảm.

Fill-in-the-unit-price
Điền đơn giá
Your-balance-decreases
Số dư của bạn đã giảm

Làm công việc tương tự với các đơn hàng đã mua khác.

Thêm ngày hết hạn của bạn. Ngày sẽ chuyển sang màu đỏ khi đến ngày hết hạn.

Add-your-expiration-date
Thêm ngày hết hạn

Sao chép các đơn giá vào kho có sẵn của bạn tương ứng với từng loại sản phẩm.

Copy-the-unit-prices
Sao chép đơn giá

Tuy nhiên, như bạn thấy, Product1 / size1 / color1 có hai mức giá $ 200 và $ 100.

Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ lấy giá trung bình để lấy giá trị cổ phiếu của các sản phẩm giống nhau với giá mua khác nhau. Khi đó chúng ta có (200 + 100) / 2 = $ 150.

You-get-the-stock-value
Giá trị hàng hóa được cập nhật

Theo dõi hàng hóa hiện tại

Bạn có thể tìm kiếm sản phẩm hiện có trên tab “MÃ SẢN PHẨM”.

Track-current-stocks
Theo dõi hàng hóa hiện tại
Search-by-code
Tìm kiếm theo mã

Bạn cũng có thể tìm kiếm theo phạm vi ngày.

Search-by-date
Tìm kiếm theo ngày

Step 4: Thêm giá bán

Bây giờ hãy chuyển sang trang “GIÁ BÁN HÀNG”!

Sales-price-sheet
Bảng giá bán hàng

Để cập nhật giá bán, hãy sao chép giá cũ và dán chúng vào cột tiếp theo để điều chỉnh chúng. Để biết thêm thông tin cập nhật về giá, bạn chỉ cần chèn các cột mới.

Update-the-sales-price
Cập nhật giá bán

Step 5: Thêm doanh số bán hàng

Nhập dữ liệu bán hàng

Mở trang “BÁN HÀNG” và nhập dữ liệu bán hàng.

Sale-sheet
Trang tính bán hàng

Nhập phạm vi giá từ trang “GIÁ BÁN HÀNG”. Nhớ chọn đúng ngày giá được cập nhật.

Sales-price
Giá bán

Sau đó, đơn giá sẽ được cập nhật tự động theo ngày.

Unit-price-will-be-automatically-updated
Đơn giá sẽ được cập nhật tự động

Làm tương tự với các lần bán hàng khác.

Khi số lượng hàng bán tăng lên, đồng nghĩa với việc lượng hàng hiện tại giảm xuống, nó sẽ được cập nhật theo hàng hóa đã bán theo thời gian.

The-current-stock-is-updated
Kho hiện tại được cập nhật

Cập nhật kho hiện tại khi bán hàng

Sau một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể theo dõi doanh số bán sản phẩm, tình trạng còn hàng và báo cáo tóm tắt bằng cách tìm kiếm trên tab tìm kiếm.

Bên cạnh đó, bạn phải cập nhật giá trị hàng hóa hiện tại của mình để có thể mua hàng kịp thời cho những hàng hóa hết hàng.

Như bạn có thể thấy, bạn đã bán hết hàng tồn kho của mình. Bây giờ hãy mua hàng mới cho các sản phẩm không có sẵn.

Make-a-new-purchase
Mua hàng mới

Sản phẩm mới được thêm vào cổ phiếu của bạn.

Sau một thời gian bán hàng, dữ liệu của bạn ngày càng hoàn thiện hơn. Bạn có thể theo dõi sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không trên hệ thống quản lý kho.

The-inventory-system-is-more-and-more-complete
Hệ thống kho ngày càng hoàn thiện

Step 6: Thêm báo cáo

Điều quan trọng là tạo báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng để biết doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả như thế nào.

Do đó, trong mẫu quản lý hàng tồn kho này, báo cáo hàng tháng sẽ được tạo khi bảng mua hàng và bán hàng của bạn bắt đầu được điền và bạn thêm báo cáo hàng tháng.

Monthly-report
Báo cáo hàng tháng
Report-by-chart
Báo cáo bằng biểu đồ

Kết luận

Quản lý hàng tồn kho có thể là một thách thức đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bạn sẽ dễ cảm thấy choáng ngợp khi theo dõi nhiều loại hàng tồn kho và thu thập dữ liệu về mọi sản phẩm chảy vào và ra khỏi công ty của bạn.

Đó là lý do tại sao Excel tồn tại! Tạo hệ thống kiểm kê trong Excel là một giải pháp tốt hơn cho doanh nghiệp của bạn. Với hướng dẫn cuối cùng của chúng tôi “cách tạo hệ thống quản lý hàng tồn kho trong Excel”, mọi thứ trở nên dễ dàng hơn cho việc quản lý hàng tồn kho của bạn.

Tuy nhiên, nếu công ty của bạn phát triển, đầu tư vào phần mềm sẽ cho phép bạn tăng cường quản lý hàng tồn kho và tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button