Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Quy trình kiểm soát hàng tồn kho đơn giản, hiệu quả

Theo dõi hàng tồn kho với tư cách là nhà bán lẻ đa kênh, nhà bán buôn hoặc công ty thương mại điện tử có thể là một thách thức. Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện có thể sử dụng các hệ thống, quy trình kiểm kê và công nghệ để giúp họ hợp lý hóa chuỗi cung ứng của mình. Các giải pháp kiểm soát hàng tồn kho cho phép bạn theo dõi hàng tồn kho của mình một cách hiệu quả và chính xác.

Bài viết này sẽ giải thích kiểm soát hàng tồn kho là gì, cũng như những ưu điểm của nó. Nó cũng sẽ khám phá các hệ thống và kỹ thuật kiểm soát hàng tồn kho nhất định, cũng như đưa ra các ý tưởng để cải thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho đề cập đến quá trình quản lý mức độ tồn kho của một công ty trong kho hàng của chính họ hay trên nhiều địa điểm.

Nó bao gồm quản lý sản phẩm từ thời điểm chúng còn trong kho chung thông qua mục tiêu cuối cùng (khách hàng) hoặc thải bỏ. Hệ thống quản lý hàng tồn kho cũng theo dõi việc sử dụng, di chuyển và lưu trữ của chúng.

Kiểm soát hàng tồn kho đề cập đến việc duy trì theo dõi lượng hàng trong kho của bạn để đảm bảo rằng bạn có sẵn số lượng phù hợp của từng sản phẩm. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp bạn theo dõi các đơn đặt hàng và duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả. Hệ thống dự báo có thể được thực hiện, cũng như khả năng xác định các điểm đặt hàng lại.

inventory control process technique and benefits
kỹ thuật và lợi ích của quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho bao gồm:

  • Tích hợp máy quét mã vạch
  • Hoàn thành số lượng hàng tồn kho
  • Theo dõi lượng hàng tồn kho bằng các đơn đặt hàng bán và mua
  • Thông tin chi tiết về sản phẩm, địa điểm và lịch sử
  • Điều chỉnh và báo cáo

Vậy, mục đích của kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Mục đích tổng thể là tối đa hóa lợi nhuận trong khi giữ được ít hàng tồn kho nhất có thể.

Điều này phải được thực hiện mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng. Mặc dù có thể kiểm soát hàng tồn kho thủ công, nhưng có những phương pháp tự động có thể quản lý lượng hàng tồn kho cho bạn và giúp bạn tránh những sai lầm do con người gây ra.

Quản lý hàng tồn kho và kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho giống với quản lý hàng tồn kho ở chỗ cả hai đều giải quyết các khía cạnh của hàng tồn kho. Kiểm soát hàng tồn kho hoạt động với hàng tồn kho đã có trong cho thuê kho bãi của nhà phân phối.

Nó đòi hỏi bạn phải hiểu về nội dung hàng tồn kho cũng như vị trí của nó bên trong kho hàng của bạn. Nó đảm bảo rằng hàng tồn kho ở trạng thái hoạt động tốt và được tổ chức theo cách hiệu quả về chi phí.

Các quy trình kinh doanh về bổ sung và dự báo sản phẩm được bao gồm trong quản lý hàng tồn kho. Để giảm thiểu tình trạng hết hàng hoặc lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho, việc quản lý bao gồm việc xác định thời điểm bổ sung các mặt hàng và số lượng cần đặt hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho đảm bảo rằng hàng tồn kho thích hợp ở đúng vị trí, đúng thời điểm và với số lượng chính xác. Khi bạn tăng cường kiểm soát hàng tồn kho của mình, bạn có thể hoàn thành việc quản lý hàng tồn kho tốt hơn.

Lợi ích của việc kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Kiểm soát hàng tồn kho mang lại một số lợi thế, bao gồm tiết kiệm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Nó cũng giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tài nguyên. Công ty của bạn có thể thấy doanh số bán hàng tăng lên đáng kể, nhưng nếu không kiểm soát hàng tồn kho, lợi nhuận của bạn có thể bị ảnh hưởng.

Dưới đây là cách doanh nghiệp của bạn hưởng lợi từ việc kiểm soát hàng tồn kho:

  • Có thể kiểm soát chất lượng tốt hơn với hệ thống quản lý hàng tồn kho. Bạn có thể kiểm soát chất lượng tốt hơn nếu bạn có thể theo dõi và quản lý tất cả các khía cạnh của nguồn cung cấp của mình.
  • Kiểm soát tổ chức: Kiểm soát hàng tồn kho, về mặt tổ chức hàng hóa của bạn, là rất quan trọng đối với hoạt động liền mạch của doanh nghiệp bạn. Nó sẽ đảm bảo rằng bạn có đủ đơn vị trong tay để đáp ứng các đơn đặt hàng và duy trì dự phòng.
  • Tính chính xác của kiểm toán: Giữ một hồ sơ kiểm kê chính xác là rất quan trọng đối với việc quản lý tài sản. Nó cũng sẽ hỗ trợ bạn nếu bạn được kiểm toán. Biết được tài sản của mình giúp bạn hiểu được toàn bộ sự hư hỏng và giá trị của doanh nghiệp.

Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải tạo và thực hiện một bộ thủ tục cơ bản. Khi đã được thực hiện, các thủ tục này làm giảm khả năng quản lý hàng tồn kho không phù hợp. Bên cạnh đó, chúng cũng nên được đưa vào bất kỳ công việc nào của người quản lý kho.

Đầu tiên, bạn phải hiểu các giai đoạn mà hàng tồn đi qua. trước khi bạn có thể thiết kế chiến lược chi phí xây dựng nhà kho của mình. Tất cả các kế hoạch kiểm kê đều dựa trên tám giai đoạn của quá trình quản lý hàng tồn kho. Đây là những xử lý hàng tồn kho.

Quy trình quản lý hàng tồn kho trong 8 bước

process of inventory management
quy trình quản lý hàng tồn kho

Sau đây là 8 bước quy trình kiểm kê:

Bươc 1: Hàng đến địa điểm của bạn

Đây là nơi những thứ đầu tiên được thêm vào kho của bạn.

Bước 2: Hàng hóa được kiểm tra, phân loại và bảo quản

Sản phẩm được kiểm tra, phân loại và giữ trong kho. Tùy thuộc vào lượng phòng bạn có, bạn có thể sử dụng phương pháp vận chuyển thả, ghép chéo hoặc một phương pháp khác.

👉 Xem thêm: cách tính hàng tồn kho cuối kì đơn giản, nhanh chóng
👉 Xem thêm: Cách tính hàng tồn kho đầu kì chính xác, nhanh nhất
👉 Xem thêm: Hướng dẫn quản lý hàng tồn kho trên Excel

Bước 3: Mức độ tồn kho được theo dõi

Việc theo dõi mức tồn kho có thể được thực hiện thông qua đếm chu kỳ hàng tồn kho, kiểm kê thực tế hoặc phần mềm để kiểm kê vĩnh viễn.

Bước 4: Khách hàng đặt hàng

Khách hàng có thể mua hàng của bạn trực tiếp hoặc trực tuyến.

Bước 5: Đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận

Trong hệ thống POS của bạn, đây rất có thể là một hành động tự động. Nếu bạn đang sử dụng dropshipping, đây là lúc bạn gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp của mình.

Bước 6: Hàng hóa được chuyển ra khỏi kho

Các mặt hàng này được định vị bằng số SKU, được đóng gói và gửi hoặc giao trực tiếp cho người tiêu dùng.

Bước 7: Các mức cổ phiếu đã được cập nhật

Mức tồn kho sẽ được thay đổi tự động thông qua phần mềm kiểm kê vĩnh viễn. Khi thực hiện kiểm kê thực tế, bạn cũng có thể nhập từng lần bán hàng theo cách thủ công hoặc phát hiện các thay đổi.

Bước 8: Việc sắp xếp lại được kích hoạt bởi lượng hàng trong kho

Xác định số lượng đặt hàng của bạn cho từng mặt hàng bạn bán sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình này và đảm bảo bạn có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu. Phương pháp kiểm kê JIT chủ yếu dựa vào điều này.

Xác định luồng của quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Với các luồng quy trình kiểm soát hàng tồn kho được quản lý tốt, tám giai đoạn này có thể được hoàn thành nhanh chóng hơn. Bằng cách giám sát và kiểm tra tất cả các quy trình và thủ tục kiểm kê, mọi bước đều có thể được cải thiện. Để tăng lợi nhuận và giảm chi phí, bạn có thể giảm thiểu lãng phí, tìm ra khuyết tật và phân công lại các nguồn lực và sử dụng hệ thống quản lý kho nếu cần ở bất kỳ bước nào.

Lập bản đồ cho quy trình kiểm soát hàng tồn kho

Bản đồ quy trình quản lý hàng tồn kho Một lưu đồ hiển thị từng giai đoạn của quy trình quản lý hàng tồn kho của bạn là một bản đồ quy trình kiểm soát hàng tồn kho. Mặc dù 8 giai đoạn là tương đối phổ biến, nhưng các yếu tố khác vẫn được trình bày chi tiết cho công ty của bạn. Bạn có thể luôn sẵn sàng cho bất kỳ sự thay đổi nào về nhu cầu hoặc nguồn cung bằng cách lập kế hoạch cho tất cả các bước và khả năng.

Ví dụ, khi một đơn đặt hàng đến nhưng hàng của bạn sắp hết. Bạn sẽ phải đưa ra quyết định. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này nên được đưa vào bản đồ quy trình kiểm soát hàng tồn kho của bạn. Nó có thể liên quan đến việc đặt hàng lại hoặc hoàn lại tiền cho người mua. Bạn thậm chí có thể đề cập trên bản đồ của mình rằng bạn thực sự làm được cả hai điều này tùy thuộc vào giá trị của món đồ.

Kỹ thuật Quản lý Hàng tồn kho

Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho đề cập đến các giải pháp giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình.

Những điều này bao gồm từ đặt hàng sản phẩm đến kỹ thuật vận chuyển, và mỗi thứ đều có những lợi thế riêng nếu được thực hiện đúng cách. Quản lý hàng tồn kho là khâu quan trọng để kiếm nhiều tiền nhất và đảm bảo rằng bạn có thể hoàn thành việc mua hàng của khách hàng.

Kỹ thuật Kiểm soát Hàng tồn kho Là Những Kỹ Thuật Nào?

Thực hiện các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp đảm bảo sức khỏe tài chính của công ty và các sản phẩm của công ty đáp ứng nhu cầu và mong đợi của người tiêu dùng.

Lấy hàng chỉ là một hành động xác định những gì bạn có và nơi bạn giữ nó để đánh giá nó. Không phải mọi hoạt động kinh doanh hoặc giai đoạn tăng trưởng và phát triển của công ty đều cần các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho giống nhau. Một số cách tiếp cận rất phức tạp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ.

Một số kỹ thuật quản lý hàng tồn kho

4 kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chính:

  • Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
  • Phân tích hàng tồn kho ABC
  • Sắp xếp lại điểm
  • Chứng khoán An toàn

Những công cụ này đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho của bạn đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mỗi công ty đều có những lợi thế riêng tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà bạn điều hành. Dưới đây là tóm tắt cơ bản về từng loại.

  • Phân tích ABC xác định giá trị của mọi mục trong danh sách của bạn. Kỹ thuật này giúp bạn phân công lại các nguồn lực và tập trung nỗ lực vào những vấn đề quan trọng nhất đối với bạn.
  • EOQ là một mô hình hàng tồn kho tiết kiệm lưu trữ nhằm tạo ra số lượng đơn đặt hàng tối ưu.
  • Dự trữ đệm là dự trữ sản phẩm dự trữ trong trường hợp nhu cầu tăng đột biến.
  • Các điểm chính xác mà bạn nên sắp xếp lại các mặt hàng để đáp ứng nhu cầu trong khi không giữ thêm hàng tồn kho được gọi là điểm sắp xếp lại.

Phương pháp Kanban để Kiểm soát Hàng tồn kho

Kỹ thuật Kanban quản lý hàng tồn kho là một hệ thống để giữ mức tồn kho ở mức tối thiểu. Nó được tổ chức xung quanh các “thùng” để phân tách các vật liệu khác nhau cần thiết trong quá trình sản xuất.

Mô hình sản xuất tinh gọn hoặc mô hình JIT bao gồm điều này như một thành phần chính. Nó chỉ cho phép bạn duy trì lượng hàng tồn kho vừa đủ để đáp ứng các yêu cầu hiện tại. Khi bạn đặt hàng mới, bạn sẽ nhận được một lô hàng gồm các bộ phận mà bạn cần để hoàn thành đơn hàng đó.

Các phương pháp theo dõi hàng tồn kho

inventory tracking methods
phương pháp theo dõi hàng tồn kho

Theo dõi từng sản phẩm riêng lẻ là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để quản lý và kiểm soát hàng tồn kho của mình.

3 hệ thống kiểm soát hàng tồn kho (theo dõi hàng tồn kho) là gì? Sau đây là 3 loại kiểm soát hàng tồn kho phổ biến nhất.

Kiểm đếm trực tiếp số hàng hóa từng tháng

Kỹ thuật theo dõi hàng tồn kho mất thời gian và không hiệu quả nhất là đếm hàng tồn kho thủ công.

Tất cả các hoạt động phải dừng lại và các nhóm phải được thành lập để xem xét kho lưu trữ của bạn và tính tất cả hàng tồn kho. Dữ liệu này được lưu trong bảng tính hoặc trong phần mềm chuyên dụng. Mặc dù chiến lược này là một điểm khởi đầu tuyệt vời, nhưng nó có thể trở nên quá phức tạp khi hàng tồn kho của bạn tăng lên.

Đếm chu kỳ hàng tồn kho

Trong thu nhỏ, đếm chu kỳ tương tự như đếm hàng tồn kho. Thay vì tính toán thủ công tất cả những thứ của bạn hàng tháng, bạn chỉ tính những thứ có giá trị nhất vài ngày một lần.

Điều trên cho phép bạn kiểm tra những điều thực sự quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và phản hồi nhanh hơn nếu có vấn đề phát sinh. Nó cũng cho phép bạn đếm hàng tồn kho mà không cần phải dừng những gì bạn đang làm.

Tuy nhiên, nó nên được sử dụng kết hợp với kỹ thuật theo dõi hàng tồn kho khác vì bạn sẽ không biết được mức hàng tồn kho đầy đủ của mình.

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn là cách tiếp cận tốt nhất để theo dõi hàng tồn kho của bạn. Chương trình này được cập nhật tự động bất cứ lúc nào các mặt hàng được giao, bán, hoặc bị coi là bị mất hoặc bị hư hỏng.

Bạn sẽ luôn có số lượng hàng tồn kho hiện tại trong tầm tay, cho phép bạn điều chỉnh quy trình và đáp ứng nhu cầu của khách hàng trước khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Nhược điểm duy nhất là có một khoản phụ phí vì có một khoản phí liên quan đến nó.

Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn

how to make inventory management more effective
làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn

Có một số chiến lược để tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho và tận dụng tối đa nguồn hàng của bạn.

Sau đây là một số tùy chọn:

Hợp tác với các nhà cung cấp

Việc quản lý hàng tồn kho sẽ được cải thiện khi mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp được củng cố. Họ có thể đảm bảo rằng bạn luôn được cung cấp nếu bạn truyền đạt sự thay đổi của thị trường và nhu cầu sản phẩm một cách thường xuyên.

Tuyển dụng quản lý kiểm soát hàng tồn kho

Các nhà quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp thường được ưu tiên hơn đối với những người có nhiều nhiệm vụ. Cá nhân này có thể theo dõi các vấn đề về nguồn cung cấp và phản hồi kịp thời hơn bạn có thể. Yếu tố quan trọng trong việc xác định khoản thanh toán của người quản lý hàng tồn kho là quản lý hàng tồn kho.

Theo dõi thời gian sản xuất

Việc sắp xếp lại sản phẩm có thể được lên lịch tốt hơn nếu bạn hiểu mình sẽ phải đợi bao lâu. Những điều này sẽ hỗ trợ bạn trong việc tránh các vấn đề với nhu cầu của khách hàng.

Đầu tư vào phần mềm để quản lý hàng tồn kho

Bạn càng có nhiều hàng, việc theo dõi mọi thứ theo cách thủ công càng trở nên khó khăn hơn. Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi giảm khối lượng công việc.

Kết luận

Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nó giúp bạn cải thiện dòng tiền và tiết kiệm chi phí quản lý hàng tồn kho.

Bạn có thể xây dựng chiến lược kiểm soát quy trình hàng tồn kho để theo dõi tài sản của mình trong thời gian thực bằng cách sử dụng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho. Cung cấp cho bạn quyền truy cập và kiểm soát hàng tồn kho của bạn.

Ngay cả khi công ty của bạn nhỏ, bạn có thể tùy chọn sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ hoặc vĩnh viễn. Mặt khác, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn rõ ràng là một giải pháp tốt hơn nếu bạn có một khối lượng hàng hóa khổng lồ hoặc các hoạt động phức tạp hơn.

Phần mềm tốt giúp bạn thực hiện các hoạt động kiểm soát hàng tồn kho và hợp lý hóa quy trình.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button