Hệ Thống Quản Lý Nhà Kho (WMS)

10 Bước Trong Quy Trình Thực Hiện Đơn Hàng Bạn Nên Biết!

Quá trình thực hiện đơn hàng thường được coi là phức tạp với nhiều bộ phận chuyển động. Để nhanh chóng đưa sản phẩm phù hợp đến tay khách hàng của bạn là một công việc khá khó khăn và cần rất nhiều chiến lược, công nghệ cũng như lao động.

Vì nhiều thứ có thể xảy ra sai sót nên bất kỳ ai giám sát việc thực hiện đơn hàng nên xác định các vấn đề tiềm ẩn trong mỗi bước và tránh những cạm bẫy này để hoàn thành tất cả các đơn hàng một cách hiệu quả. Đây là lý do tại sao những người này cần phải tuân thủ cẩn thận 10 bước trong quy trình thực hiện đơn hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến tất cả 6 bước của quy trình thực hiện đơn hàng.

Mỗi bước trong quy trình làm việc đều quan trọng và chúng sẽ tiết kiệm tiền cho tổ chức của bạn vì chúng giảm tỷ lệ đơn đặt hàng bị thất lạc hoặc bị trả lại. Nhưng trước khi thực hiện tất cả các bước này, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ ràng định nghĩa và quy trình Fulfillment là gì này bao gồm những gì.

Thực hiện Đơn hàng là gì?

Mỗi ngành sẽ có định nghĩa riêng về thực hiện đơn hàng. Mặc dù vậy, quá trình thực hiện đơn hàng rất có thể sẽ có các thành phần sau:

Nhận đơn đặt hàng: Một cửa hàng hoặc kho hàng sẽ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng qua nhiều kênh khác nhau. Sau đó hệ thống sẽ thông báo cho khách hàng rằng đơn hàng đã được nhận và đang xử lý.

Xử lý đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng của bạn sau đó sẽ làm việc với hệ thống back-end của công ty bạn hoặc kho hàng của bạn để xử lý đơn hàng và thông báo cho đội kho đến lấy hàng.

Nhận và đóng gói đơn hàng: Sau khi đơn hàng được xử lý, nhân viên kho có thể bắt đầu chọn và đóng gói đơn hàng. Đơn hàng bây giờ sẽ được giao cho công ty vận chuyển.

Giao đơn đặt hàng: Giờ đây, bưu kiện sẽ được chuyển đến nơi khách hàng của bạn. Sau khi gói hàng đến tay họ, đơn đặt hàng được tính là đã hoàn thành.

Mỗi người bán có thể tự mình thực hiện quy trình hoặc thuê ngoài quy trình này cho 3PL (Công ty hậu cần bên thứ ba), người sau đó sẽ xử lý việc tiếp nhận, lưu trữ, bố trí nhân viên và làm việc với công ty giao hàng. Chọn làm việc với các công ty Order Fulfillment là gì một cách tuyệt vời cho những thương gia muốn doanh nghiệp của họ mở rộng quy mô một cách hiệu quả.

Tại sao bạn cần thực hiện đơn hàng?

Các công ty kiếm được lợi nhuận bằng cách bán hàng hóa, dịch vụ và sản phẩm của họ cho khách hàng hoặc các doanh nghiệp khác. Giả sử bạn muốn sản phẩm của mình đến tay khách hàng mà không gặp khó khăn gì. Công ty của bạn phải có một quy trình thực hiện đơn hàng cụ thể với các bước chi tiết để thực hiện toàn bộ quy trình để đưa sản phẩm đến tay khách hàng.

Công ty phải minh họa quy trình trong một lưu đồ hoàn thành đơn hàng để giúp nhân viên của bạn hiểu cách thực hiện đơn hàng của bạn để thực hiện theo các bước này nhằm giúp công ty tốt hơn. Bởi một quy trình thực hiện đơn hàng hiệu quả sẽ mang lại danh tiếng, lợi nhuận và khách hàng cho công ty.

Quy trình thực hiện đơn hàng

Quá trình thực hiện đơn hàng thường xảy ra ở một hoặc nhiều trung tâm phân phối. Nó thường bao gồm hệ thống quản lý đơn hàng, quản lý chuỗi cung ứng, xử lý đơn hàng, kiểm soát chất lượng và hỗ trợ cho những khách hàng cần báo cáo sự cố hoặc đổi, trả sản phẩm.

Nhận hàng tồn kho

Bước đầu tiên của quy trình thực hiện đơn hàng là nhận hàng từ một công ty khác, một bên thứ ba hoặc một kho hàng. Nó có thể là một đường dẫn, dữ liệu kỹ thuật số từ cơ sở dữ liệu, hoặc nhiều dạng khác nhau từ các nguồn bên trong hoặc bên ngoài khác.

Đếm hàng tồn kho 

Khi nhận hàng, bạn phải kiểm đếm kỹ lượng hàng tồn kho để xác nhận rằng số lượng sản phẩm nhập về khớp với số lượng sản phẩm đặt hàng của nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp.

Kiểm tra độ chính xác

Bạn cần xác nhận rằng số lượng nhận được thích hợp và chất lượng hàng hóa có thể chấp nhận được. Theo dõi tỷ lệ chính xác của đơn đặt hàng và đảm bảo rằng tỷ lệ này luôn cao nhất có thể bất cứ khi nào đóng gói hoặc lấy hàng. Việc kiểm tra lại số lượng hàng hóa cũng rất cần thiết.

Kiểm tra thiệt hại

Kiểm tra số lượng và chất lượng tồn kho để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng khi nhập về kho. Nó giúp tránh việc vận chuyển các sản phẩm bị hư hỏng cho khách hàng và gia tăng Chi phí order fulfillment .

Thêm các mặt hàng vào hàng tồn kho 

Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, bạn phải thêm SKU hoặc mã vạch cho từng hàng hóa và lưu thành dữ liệu vào phần mềm quản lý kho. Nó có thể giúp kiểm soát số lượng sản phẩm một cách dễ dàng.

them-hang-hoa-vao-hang-ton-kho
Thêm hàng hóa vào hàng tồn kho

Áp dụng SKU

Sau đó, bạn phải nhập SKU hoặc mã vạch của sản phẩm vào phần mềm hệ thống thực hiện đơn hàng để hỗ trợ việc theo dõi tình trạng nhận hàng, lưu kho và lấy hàng từ kho nội bộ sau này một cách thuận tiện.

Lưu trữ hàng tồn kho

Bước này của quy trình hoàn thành đơn hàng rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ lấy hàng. Khi nhà kho đã nhận được hàng tồn kho đầy đủ, họ sẽ bắt đầu lưu kho hàng của mình.

Cách nhà kho lưu trữ hàng tồn kho cũng đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch trước để đạt được hiệu quả tinh gọn. Các chủ doanh nghiệp và những người chủ chốt của kho hàng không nên đề cập đến khía cạnh này vì cách mọi người tổ chức không gian lưu trữ của họ sẽ quyết định tốc độ và độ chính xác của việc lấy hàng.

Hầu hết các kho hàng sẽ được hưởng lợi từ việc sắp xếp hàng hóa của họ theo SKU. Điều này giúp đảm bảo rằng các mặt hàng phù hợp có thể dễ dàng được chọn và chuyển sang các bước tiếp theo. Kỹ thuật đơn giản này cũng sẽ loại bỏ các sai sót của con người và đảm bảo việc chọn và đóng gói được xử lý nhanh chóng.

👉 Xem thêm: 15 KPIs Cho Nhà Cung Cấp Hàng Hóa (Vendor) Của Bạn
👉 Xem thêm: Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS) Cơ Bản
👉 Xem thêm: Hướng Dẫn Thiết Kế Hệ Thống Order Fulfillment Cơ bản

Bất kỳ người bán nào đã từng làm việc với một lượng lớn SKU hoặc dòng sản phẩm sẽ biết rằng không sắp xếp được một khoảng không quảng cáo là một sai lầm chết người. Đừng đợi cho đến khi một sai lầm nghiêm trọng xảy ra trước khi bạn bắt đầu tổ chức kho hàng của mình một cách hợp lý.

Chon-san-pham-trong-qua-trinh-thuc-hien-don-hang
Chọn sản phẩm trong quá trình thực hiện đơn hàng

Bạn có thể kích hoạt tính năng Hot SKU để hỗ trợ giảm mức độ khóa vật phẩm tồn kho. Hai Hot SKU được sử dụng để tối ưu hóa là tính năng Hot SKU với thời gian chờ yêu cầu khóa và tính năng Hot SKU không có thời gian chờ yêu cầu khóa.

Tính năng SKU nóng với thời gian chờ yêu cầu khóa sẽ giới hạn thời gian yêu cầu khóa chặn các giao dịch sau đó để giảm thời gian giữ khóa. Người đối diện theo dõi thời gian để khóa các bản ghi mục hàng tồn kho.

Xử lý đơn hàng

Hệ thống xử lý đơn đặt hàng chịu trách nhiệm quản lý tất cả các quy trình đặt hàng. Nó chỉ định tình trạng chọn hoặc đóng gói của sản phẩm cho mỗi đơn đặt hàng.

Chọn hàng

Các nhóm chọn hàng hoặc rô bốt sẽ chọn các mặt hàng theo hướng dẫn của phiếu đóng gói chứa thông tin cụ thể như màu sắc sản phẩm, kích thước, số lượng đơn vị, vị trí trong kho của trung tâm phân phối hoặc danh sách SKU mặt hàng.

Đóng gói

Đóng gói là bước tất cả các mặt hàng đã chọn trong các bước trước đó được gói lại để đảm bảo rằng chúng được bảo vệ nguyên viện trong quá trình vận chuyển. Quá trình này yêu cầu nhân viên lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp dựa trên các mặt hàng được đặt. Tùy thuộc vào hàng hóa và hàng hóa, vật liệu đóng gói và hàng hóa có thể bao gồm bưu phẩm bong bóng, túi poly, băng đóng gói hoặc chất đệm khí, v.v.

Nếu bạn đang tự xử lý việc hoàn thành, bạn nên đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn vật liệu phụ trợ. Những vật dụng này khá cần thiết và sẽ gây ra sự chậm trễ lớn nếu thiếu bất cứ thứ gì.

Đong-goi-hang-hoa
Đóng gói hàng hóa

Vận chuyển 

Có thể có nhiều cách để vận chuyển một gói hàng, nhưng ngày nay mọi người thường mong đợi nó nhanh chóng và miễn phí. Đây là điều bạn cần lưu ý và làm bài tập của mình về công ty vận chuyển phù hợp nhất.

Bạn nên đánh giá tất cả các tùy chọn có sẵn khi nói đến vận chuyển. Hiểu tất cả các tùy chọn có sẵn cũng sẽ giúp bạn hướng khách hàng của mình đến các tùy chọn phù hợp dựa trên ngân sách của họ và thời gian họ sẵn sàng đợi gói hàng của mình.

Nếu bạn đang sử dụng 3PL. một dịch vụ vận chuyển sẽ nhận đơn đặt hàng của bạn từ trung tâm thực hiện. Tuy nhiên, nếu bạn đang làm mọi thứ một mình, bạn có thể phải đến UPS hoặc bưu điện thường xuyên để đơn hàng của bạn đến tay khách hàng vào thời gian đến dự kiến.

Khi đơn đặt hàng đã được xử lý bởi dịch vụ vận chuyển, khách hàng của bạn sẽ được thông báo về số theo dõi để cả hai bên có thể theo dõi tình trạng giao hàng.

Giao hàng 

Các nhà vận chuyển có khả năng sử dụng các phương thức vận chuyển kết hợp để cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Ví dụ: đơn đặt hàng của bạn lúc đầu có thể được FedEx nhận tại trung tâm thực hiện, nhưng sau đó USPS sẽ giao hàng đến tận nhà cho bạn. Nó không phải là một điều kỳ lạ.

Lý do là mỗi nhà mạng đều có các tính năng khác nhau. Ví dụ, USPS có thể giao hàng đến các khu vực xa xôi trong khi các nhà cung cấp dịch vụ khác không thể làm điều đó.

Xử lý trả lại

Quá trình trả lại không bao gồm kiểm tra quản lý chất lượng và phân loại các sản phẩm bị trả lại. Các sản phẩm bị trả lại được trả lại cho nhà sản xuất để được hoàn lại tiền cho nhà phân phối, được bổ sung lại hoặc được gửi đến trung tâm tái chế.

Mua sắm trực tuyến không giống như mua sắm truyền thống, nơi khách hàng có thể nhìn thấy hàng hóa thông qua hình ảnh và video. Nó gây ra một vấn đề là nhiều khách hàng không hài lòng với sản phẩm khi họ nhận được và muốn trả lại sản phẩm hoặc đổi người khác.

Do đó, không thể đánh giá thấp việc xử lý trả hàng trong quá trình thực hiện đơn đặt hàng. Chính sách đổi trả hợp lý sẽ ảnh hưởng đến thái độ mua hàng của khách hàng trong những lần sau.

Những thách thức đối với thực hiện đơn hàng

Có rất nhiều thách thức trong quá trình thực hiện đơn hàng. Nó bao gồm bốn thách thức chính mở rộng từ quản lý hàng tồn kho, lập kế hoạch nhu cầu, lập kế hoạch hậu cần đến thực hiện chuỗi cung ứng.

ấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt là hết hàng. Nó sẽ dẫn đến thất bại trong việc quản lý trải nghiệm khách hàng và sự không hài lòng của khách hàng và làm tổn hại đến danh tiếng của công ty. Khách hàng sẽ thất vọng như thế nào khi sản phẩm mình muốn mua luôn trong tình trạng hết hàng?

Tuy nhiên, nếu lý do của sự thiếu hụt và chậm trễ là do tự nhiên, như các sự kiện thời tiết và thiên tai, thì sẽ khác. Khách hàng có xu hướng tha thứ cho những thiếu hụt trong những tình huống như vậy.

thach-thuc-doi-voi-thuc-hien-don-hang
Thách thức đối với thực hiện đơn hàng

Hoạch định Nhu cầu

Tích trữ một lượng lớn hàng có sẵn không phải là một ý tưởng hay và thậm chí còn gặp nhiều rủi ro. Đầu tiên, nó sẽ làm tăng chi phí lưu trữ và vận chuyển vì bạn cần có đủ không gian để lưu trữ tất cả những hàng hóa đó.

Thứ hai, nhu cầu của khách hàng biến động liên tục, vì vậy nếu công ty tích trữ quá nhiều hàng, có thể dẫn đến vấn đề là khách hàng có thể không còn cần đến chúng nữa trước khi công ty có thể bán sản phẩm của họ.

Điều quan trọng là phải dự báo và lập kế hoạch cẩn thận về mức nhu cầu để giữ một lượng hàng hóa có thể chấp nhận được trong kho mà không lưu trữ quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm.

Lập kế hoạch hậu cần

Nếu một doanh nghiệp không có kế hoạch hậu cần cẩn thận, nó sẽ gây ra nhiều vấn đề và làm tổn hại đến danh tiếng, doanh số bán hàng và lợi nhuận trong tương lai.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch hậu cần cho các tình huống khác nhau. Chúng có thể là bất kỳ vấn đề nào như bao bì ướt, đồ bị hỏng, giao hàng chậm hoặc bị thiếu, v.v. trong quá trình thực hiện đơn hàng.

Thực hiện chuỗi cung ứng

Việc tạo ra một chiến lược thực hiện chuỗi cung ứng đòi hỏi các công ty phải đánh giá sự cân bằng giữa chi phí và lợi ích liên quan đến các lựa chọn hoạt động. Có nhiều cách để làm điều đó

Ví dụ, một công ty có thể chọn một nhà phân phối để đạt được mức giảm giá hoặc trạng thái ưu tiên. Nhưng rủi ro là nếu nhà cung cấp gặp khó khăn, công ty sẽ không thể thích ứng với nhu cầu của khách hàng.

Thực hiện chuỗi cung ứng đóng một vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng. Nó giúp công ty quản lý vật liệu, theo dõi trạng thái vật chất và chuyển động của hàng hóa, theo dõi nguồn cấp dữ liệu và chia sẻ dữ liệu, kiểm soát các giao dịch tài chính giữa tất cả các bên.

Ngày nay, việc thực hiện chuỗi cung ứng sử dụng nhiều ứng dụng như quản lý kho hàng, quản lý vận tải, quản lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và phần mềm hậu cần.

Không có quy trình thực hiện đơn hàng nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Cho dù bạn chọn công ty hậu cần bên thứ ba hay công ty thuê ngoài hay sử dụng mô hình thực hiện nhà kho kết hợp, mục tiêu của bạn là tìm ra quy trình phù hợp đáp ứng nhu cầu của công ty và kỳ vọng của khách hàng ..

Chọn một giải pháp thực hiện đơn hàng

Việc thực hiện đơn hàng có nhiều bước và liên quan đến nhiều bộ phận chuyển động. Tuy nhiên, không có một kích thước duy nhất phù hợp với tất cả các giải pháp cho mọi tình huống. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ phải tìm ra những giải pháp phù hợp nhất.

Hoàn thành nội bộ: Giải pháp này yêu cầu bạn tự mình thực hiện tất cả các bước trong quy trình thực hiện. Nếu bạn quyết định thực hiện nỗ lực này, bạn phải đầu tư một chút vào nhà kho, trả lương cho nhân viên, mua phần mềm cũng như tích hợp tất cả các bộ phận chuyển động với nhau.

Thực hiện của bên thứ ba: Đây là tùy chọn bắt buộc nếu bạn và doanh nghiệp của bạn không muốn xử lý các đơn đặt hàng nội bộ. Lựa chọn giải pháp của bên thứ ba sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và giải phóng thời gian để bạn có thể tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp như tiếp thị và phát triển sản phẩm. 

Hợp tác với công ty hậu cần bên thứ ba (3PL) sẽ giúp bạn cắt giảm năng lượng tinh thần dành cho quá trình phức tạp của quá trình hoàn thành đơn hàng.

Hầu hết các doanh nghiệp sẽ bắt đầu sử dụng nguồn lực nội bộ của họ để xử lý tất cả các đơn đặt hàng. Điều này thường xảy ra khi một doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn số tiền mặt hiện có. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển ở quy mô hai con số. 

Có thể đã đến lúc phải suy nghĩ lại về chiến lược thực hiện đơn hàng của bạn. Hai lý do thường được trích dẫn nhất khi các chủ doanh nghiệp quyết định chuyển sang mô hình thuê ngoài là tốn quá nhiều thời gian hoặc chi quá nhiều tiền.

Nếu tất cả các bước trong quy trình thực hiện đơn hàng đang chiếm nhiều thời gian của bạn, ảnh hưởng đến không gian tâm trí của bạn và hạn chế khả năng của bạn để chăm sóc các khía cạnh khác của doanh nghiệp thì bạn có thể xem xét một 3PL.  Một kịch bản khác là vị trí kho hàng của bạn quá xa và không có đủ vị trí kho hàng để giữ chi phí vận chuyển của bạn ở mức có thể chấp nhận được.

Làm việc với bên thứ 3 ( 3PL) có thể giúp bạn tận dụng nhiều vị trí kho hàng và chiết khấu chi phí vận chuyển sẽ là lựa chọn hợp lý cho lợi nhuận cuối cùng của bạn và sự hài lòng của khách hàng. Hiện tại, Efex cũng cung cấp các giải pháp thực hiện thương mại điện tử để giải tỏa mọi lo lắng của bạn và giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ. Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về Efex tại đây!

Tóm lại

Bất kể loại sản phẩm nào bạn sẽ bán, bạn cần phải có một chiến lược nghiêm túc để biến việc hoàn thành đơn hàng trở thành một phần trong công thức chiến thắng của bạn. Thực hiện tất cả 10 bước của quy trình hoàn thành đơn hàng ở trên và suy nghĩ về cách doanh nghiệp của bạn nên tiếp cận từng giai đoạn của toàn bộ chu trình. Biết rõ nhu cầu của công việc kinh doanh của riêng bạn và cách mỗi giải pháp sẽ phù hợp với bạn có thể là cách tốt nhất để đưa ra quyết định của bạn.

Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng quên theo dõi Fanpagewebsite của chúng tôi để nhận được nhiều thông tin hữu ích hơn nhé!

 

Ngoc Lee

Writing is an art that speaks from my heart!

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button