Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng (OMS)

Stockout là gì? Công Thức Tính Và Rủi Ro

Tình trạng hết hàng gần như luôn nằm trong danh sách “cơn ác mộng tồi tệ nhất” của chủ cửa hàng và vì những lý do dễ hiểu. Nó không chỉ làm mất đơn đặt hàng mà còn làm giảm niềm vui và lòng trung thành của người tiêu dùng. Khách hàng thường khó chịu khi nhận được phản hồi là hết hàng, và với tư cách là chủ doanh nghiệp, điều cuối cùng bạn muốn làm là khiến người tiêu dùng khó chịu.

Đây là một vấn đề nghiêm trọng đối với hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong những thời điểm không chắc chắn và nó không chỉ dẫn đến mất thu nhập do đơn đặt hàng không được thực hiện mà còn có ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của công ty và lòng trung thành của khách hàng.

What-is-a-stockout
Stockout là gì

Do đó, bài viết này sẽ cung cấp những lý do chính cho Stockout là gì, tại sao stockout xảy ra trong nhà kho, rủi ro và các phương pháp tốt nhất được áp dụng để giảm thiểu hoặc giảm thiểu khả năng xảy ra hàng tồn kho.

Stockout là gì?

Khi người mua đặt hàng một mặt hàng vượt quá số lượng hàng tồn kho được duy trì trên tay, thì sẽ xảy ra tình trạng hết hàng. Điều này xảy ra khi nhu cầu vượt quá mong đợi và hàng tồn kho điển hình và kho an toàn không đủ để đáp ứng tất cả các yêu cầu.

Stockout cũng có thể xảy ra do sự chậm trễ của chuỗi cung ứng hoặc sự gián đoạn trong quy trình sản xuất của công ty. Khách hàng có xu hướng đi nơi khác để mua các nguồn cung cấp thiết yếu khi stockout, làm tăng nguy cơ bị bỏ lỡ doanh thu. Các mối quan hệ tiêu dùng lâu dài có thể bị ảnh hưởng do điều này. Xem thêm về Fulfillment là gì

Stockout-in-supermarket
Stockout trong siêu thị

Trong một cửa hàng, điều này thường chỉ ra rằng có những khoảng trống đáng chú ý trên các kệ. Tình trạng hết hàng thậm chí còn trầm trọng hơn đối với khách hàng trực tuyến vì đôi khi không có cách nào để biết liệu hết hàng là do sự cố kỹ thuật ngắn hay do sự gián đoạn nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng của nhà bán lẻ.

Ảnh hưởng stockout

Vì nhiều lý do khác nhau, kịch bản hết hàng gây rắc rối cho cả nhà cung cấp và nhà bán lẻ. Dữ liệu dưới đây dựa trên nghiên cứu kỹ lưỡng về sự sụt giảm lượng hàng bán lẻ trong ngành hàng FMCG được thực hiện bởi các chuyên gia tại Đại học Colorado và Trường Kinh doanh IE Madrid.

Đối với nhà cung cấp:

  • Tác động quảng cáo đã bị giảm.
  • Nhận thức về nhu cầu của cửa hàng đã bị bóp méo.
  • Doanh số bán hàng trực tiếp giảm sút.
  • Làm tổn hại đến danh tiếng và lòng trung thành của thương hiệu.
  • Người tiêu dùng có nhiều khả năng thử nghiệm một nhãn hiệu cạnh tranh hơn.

Đối với nhà bán lẻ:

  • Giảm độ chính xác của dự báo và đặt hàng.
  • Tăng chi hoạt động. Ví dụ: cung cấp “kiểm tra mưa”, dự trữ hàng không dự kiến ​​hoặc tìm kiếm các mặt hàng trong phòng sau.
  • Giảm độ trung thành của cửa hàng.
  • Tăng khả năng mua sắm tại các cửa hàng cạnh tranh.
  • Sự không hài lòng của khách hàng đã giảm xuống.

Những rủi ro của Stockout

Vì những phát hiện này đã đủ gây khó chịu cho riêng chúng, nên các số liệu về chi phí xuất kho cho thấy các sự cố OOS thảm khốc có thể gây ra cho một công ty như thế nào.

Theo ECR Europe và Nhà tư vấn chiến lược Roland Berger cho thấy rằng có 30% người tiêu dùng cảm thấy rằng stockout gây ra tác động xấu đến trải nghiệm mua sắm của họ.

Nó cũng chỉ ra rằng khi người tiêu dùng biết rằng thương hiệu mà họ định mua sản phẩm đã hết hàng, 37% trong số họ đã đổi sang một thương hiệu khác, trong khi có 21% người mua đã đổi đến các địa điểm khác của thương hiệu để xem. cho sản phẩm. 17% người mua trả lại món hàng đã mua sau đó và 16% trong số họ sẽ mua một món hàng khác của cùng một thương hiệu. Cuối cùng, chỉ có 9% khách hàng quyết định không mua bất cứ thứ gì khi sản phẩm đã hết hàng. Order Fulfillment là gì cũng có thể hỗ trợ tình trạng stockout của bạn.

Yếu tố nào ảnh hưởng đến stockout?

Mặc dù chỉ có một số tác động tiềm ẩn của việc stockout, chẳng hạn như sự không hài lòng của người tiêu dùng và doanh số bán hàng bị mất, nhưng có một số sự kiện có thể dẫn đến việc hết hàng ngay từ đầu.

Mục Đếm Chênh lệch

Sự khác biệt giữa số lượng mặt hàng và hồ sơ về số lượng của một mặt hàng nhất định mà một cửa hàng có trong cửa hàng là nguyên nhân điển hình gây ra tình trạng hết hàng (còn được gọi là tồn kho ảo).

Mặc dù khó đo lường, nhưng lỗi của con người thường là nguyên nhân dẫn đến các lỗi quản lý hàng tồn kho. Trong những mùa mua sắm sôi động, đặc biệt là tại các cửa hàng bán lẻ, việc đếm nhầm sản phẩm trở nên quá đơn giản.

👉 Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo SKU cho sản phẩm
👉 Xem thêm: Phân Tích ABC trong quản lý hàng hóa
👉 Xem thêm: Return Merchandise Authorization (RMA) Là Gì?

Discrepancies-between-item-counts
Sự khác biệt giữa số lượng mặt hàng

Sự khác biệt về số lượng mặt hàng cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề kỹ thuật. Hệ thống quản lý hàng tồn kho được vi tính hóa được sử dụng trong phần lớn các nhà kho và trung tâm phân phối. Tuy nhiên, khi các chương trình đó có những thách thức về kỹ thuật, như sự cố trung tâm dữ liệu hoặc khi đồng bộ hóa giữa hai hệ thống máy tính bị trì hoãn, sự chênh lệch về số lượng mặt hàng có thể phát triển.

Dự báo và báo cáo không đầy đủ

Nhu cầu của khách hàng gia tăng bất ngờ thường xuyên tạo ra tình trạng hết hàng và tắc nghẽn hàng tồn kho nói chung. Mặt khác, hệ thống quản lý đơn hàng oms dự báo nhu cầu không đầy đủ hoặc báo cáo sai có thể dẫn đến hết hàng.

Inadequate-forecasting-leads-to-inaccurate-reports
Dự báo không đầy đủ dẫn đến báo cáo không chính xác

Hầu hết các thương hiệu quan tâm khá nhiều cho SKU phổ biến nhất của họ. Tuy nhiên, nhiều người đã vô tình để hàng hóa phổ biến nhất của họ bán hết do dự báo không đầy đủ. Nếu một cửa hàng không thể dự đoán đầy đủ nhu cầu đối với một mặt hàng nhất định, thì thực tế chắc chắn rằng một số người tiêu dùng sẽ không hài lòng khi mặt hàng đó không có sẵn.

Tương tự như vậy, báo cáo sai có thể dẫn đến Stockout. Các nhà bán lẻ chỉ có thể đưa ra các đánh giá kinh doanh tùy thuộc vào thông tin theo ý của họ. Việc đưa ra các phán đoán có học thức liên quan đến việc mua hàng tồn kho trở nên đặc biệt khó khăn nếu số liệu bán hàng là sai.

Rắc rối với giao hàng và hậu cần

Các nhà bán lẻ gần đây đã phải đối mặt với một số thách thức trong chuỗi cung ứng, bao gồm hàng trăm nghìn container rỗng với các sản phẩm đang chờ cập cảng trên khắp thế giới. Bên cạnh vận chuyển, dịch bệnh Covid-19 đã tàn phá chuỗi cung ứng toàn cầu, ảnh hưởng đến mọi thứ từ sản xuất đến vận chuyển và hậu cần.

Logistics-and-delivery-issues
Vấn đề hậu cần và giao hàng

Hơn nữa, bản kê khai vận chuyển của nhà cung cấp dịch vụ hậu cần có thể ngụ ý rằng một gói hàng đang trên đường được giao trong khi trên thực tế, gói hàng vẫn đang được xử lý tại một trung tâm phân phối. Khi bạn nhân những vấn đề này với hàng triệu hàng hóa phải được gửi đến hàng trăm cửa hàng, bạn sẽ thấy rõ dữ liệu hậu cần chính xác quan trọng như thế nào.

Quản lý dòng tiền không đầy đủ

Stockout cũng có thể do các vấn đề về dòng tiền. Bạn có thể biết lượng hàng tồn kho cần thiết, nhưng nếu không có đủ tiền, bạn không thể mua được. Nếu sự thiếu hụt dòng tiền đang tạo ra các khoản dự trữ, thì việc lập kế hoạch và tài chính tốt hơn có thể hỗ trợ Chi phí order fulfillment .

Cash-flow-problems-affect-to-manage
Các vấn đề về dòng tiền ảnh hưởng đến việc quản lý

Bổ sung hàng hóa

Việc bổ sung hàng dự trữ đòi hỏi phải đảm bảo rằng bạn vẫn có đủ mặt hàng để bán vào thời điểm thích hợp. Theo nghiên cứu, các phương pháp bổ sung không đầy đủ trên kệ chiếm 70% đến 90% lượng hàng tồn kho, trong đó tình trạng thiếu hụt nhà cung cấp chỉ chiếm 10% đến 30%. Việc bổ sung hàng dự trữ ngày càng trở nên quan trọng trong thế giới bán lẻ đa kênh, trong đó bạn phải cung cấp các sản phẩm tốt nhất hiện có, cả trực tuyến và tại cửa hàng.

Stock-replenishment-is-inefficient
Bổ sung thêm hàng hóa

Ảnh hưởng của Stockout tới doanh nghiệp

Stcokout có thể có ảnh hưởng lớn đến trải nghiệm của người tiêu dùng cũng như doanh nghiệp của bạn.

Mất khách hàng vào tay đối thủ

Hậu quả tồi tệ nhất là mất khách hàng do hết hàng và người bán phải trả giá cao nhất. Cân nhắc xem bạn dành bao nhiêu thời gian và nỗ lực để thu hút người tiêu dùng ghé thăm cửa hàng trực tuyến của bạn. Bởi vì khách hàng không còn đặt hàng với nhà cung cấp, mỗi đơn đặt hàng đại diện cho một chi phí phải được đánh giá.

Lose-customers 
Mất khách hàng

Nếu bạn hết sản phẩm, bạn sẽ không chỉ bị giảm chuyển đổi mà còn có thể mất khách hàng vào tay đối thủ hiện tại. Người tiêu dùng đó không có khả năng quay lại cửa hàng trực tuyến của bạn trong tương lai. 91 phần trăm khách hàng không muốn giao dịch với một cửa hàng trực tuyến có kinh nghiệm xấu.

Thanh toán hủy đơn hàng

Điều này xảy ra khi người tiêu dùng trả tiền cho một sản phẩm hết hàng trước khi họ cố gắng mua nó. Điều này chỉ xảy ra khi hàng tồn kho của chủ doanh nghiệp bị quản lý sai và sai số lượng hàng tồn kho. Nếu điều này xảy ra, hãy liên hệ với khách hàng để hủy đơn đặt hàng và yêu cầu hoàn lại tiền. Việc hủy mua hàng không chỉ làm tăng chi phí mà còn mang lại trải nghiệm không như ý.

Ngoài ra còn có chi phí cố gắng làm giảm bớt sự không hài lòng của khách hàng, bằng cách cung cấp lợi ích để họ mua sắm lại từ người bán hoặc bằng cách quảng cáo để loại bỏ bất kỳ bài đăng bất lợi nào trên mạng xã hội.

Đánh giá xấu

Đánh giá của người tiêu dùng có lẽ là để tạo ra một khoản thu nhập đáng kể cho bạn. Tuy nhiên, các đánh giá tiêu cực có thể có tác động tiêu cực đến doanh nghiệp của bạn. Những khách hàng thường xuyên phát hiện hàng của bạn hết hàng có thể đưa ra phản hồi không tốt về cửa hàng của bạn hoặc các bên khác. Khi người tiêu dùng tiềm năng nhìn thấy những đánh giá này, họ có thể nghi ngờ và kết luận rằng bạn là một nhà cung cấp không đáng tin cậy.

Receive-bad-reviews
Nhận những đánh giá không tốt

Biện pháp cho tình trạng Stockout?

May mắn thay, nhiều nguyên nhân sâu xa hơn của việc stockout có thể tránh được bằng cách sử dụng các quy trình hiệu quả. Các nhà cung cấp nên làm việc để cải thiện hiệu suất bán lẻ của họ và các thủ tục chuỗi cung ứng để giảm rủi ro tồn kho. Theo hướng dẫn chung, các tổ chức nên cố gắng loại bỏ tình trạng hết hàng đối với 20% hàng hóa chiếm 80% tổng doanh thu để có tác động lớn nhất đến lợi nhuận.

Tips-to-avoid-out-of-stock
Mẹo để tránh hết hàng

Xử lý sự chênh lệch về số lượng mặt hàng

Như đã nêu trước đây, tình trạng stockout thường xuyên xảy ra khi số lượng sản phẩm thay đổi từ hệ thống quản lý hàng tồn kho này sang hệ thống tiếp theo. Trong khi hoàn toàn giảm thiểu lỗi của con người là gần như không thể, đảm bảo rằng thông tin hàng tồn kho được cập nhật là khá đơn giản.

Đồng bộ hóa dữ liệu hàng tồn kho giữa các nền tảng trực tuyến và vị trí thực tế giúp người bán quản lý thành công nguồn cung ứng của họ dễ dàng hơn rất nhiều. Nó cũng hỗ trợ các nhà bán lẻ cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt hơn nhiều cho những khách hàng sử dụng nhiều hơn một kênh.

Reconcile-item-counts-disparities
Đối chiếu số lượng mục chênh lệch

Theo thống kê hiện tại, phần lớn khách hàng bắt đầu nghiên cứu sản phẩm trực tuyến và xác định xem các mặt hàng có sẵn để nhận tại cửa hàng hay không trước khi đến cửa hàng. Để phục vụ đúng cách những khách hàng này, các nhà bán lẻ phải có dữ liệu tồn kho chính xác được hiển thị trên cả cửa hàng trực tuyến và hệ thống điểm bán hàng (POS) của họ.

Dự báo nhu cầu chính xác hơn

Thực hiện phân tích ABC giúp cho một số doanh nghiệp nhất định đơn giản hơn những doanh nghiệp khác trong việc ước tính lượng hàng tồn kho là cần thiết và khi nào. Các công ty phụ thuộc nhiều vào các mặt hàng theo mùa, như dụng cụ thể thao mùa đông hoặc quần áo đi biển, có thể phát hiện ra việc dự báo nhu cầu đối với một số sản phẩm đơn giản hơn đáng kể. Tuy nhiên, có các chiến lược cho tất cả các loại cửa hàng để dự báo nhu cầu và ngăn chặn tình trạng hết hàng.

Khi phát triển các dự báo về khoảng không quảng cáo, người bán nên bao gồm thời gian thực hiện — khoảng thời gian từ khi đặt hàng các mặt hàng mới đến khi nhận được chúng từ nhà cung cấp. Kiểm tra các đơn đặt hàng trước từ một số nhà cung cấp nhất định là một kỹ thuật để ước tính thời gian thực hiện. Bản thân điều này không chắc là đủ, nhưng nó có thể được sử dụng như một điểm khởi đầu để xác định thời gian dẫn đầu từ các nhà cung cấp cụ thể. Nhu cầu đối với các mặt hàng nhất định trong thời gian cần một đơn đặt hàng bổ sung đến được gọi là nhu cầu về thời gian thực hiện.

Forecast-demands-more-accurately
Dự báo yêu cầu chính xác hơn

Mặc dù việc đo lường thời gian giao hàng có thể giúp người bán lập kế hoạch cho những mùa mua sắm bận rộn, nhưng các công ty phải đối mặt với tình trạng hết hàng nếu họ không tính được nhu cầu về thời gian giao hàng. Rất may, xác định thời gian dẫn đầu cần thiết là một quá trình đơn giản. Các nhà bán lẻ có thể đánh giá nhu cầu thời gian bán hàng bằng cách chia thời gian bán hàng trung bình tính theo ngày cho một sản phẩm nhất định cho số lượng đơn vị bán hàng trung bình mỗi ngày. Số kết quả đại diện cho nhu cầu thời gian dẫn đầu.

Cải thiện hàng tổn kho tối thiểu

Một vấn đề khác mà các thương gia nên cân nhắc khi dự báo nhu cầu dự kiến ​​cho một số mặt hàng nhất định là “kho an toàn”, hoặc lượng hàng mà một cửa hàng có sẵn để tạo vùng đệm cho nhu cầu tăng đột biến.

Mặc dù loại đệm này sẽ khác nhau giữa các cửa hàng, nhưng chủ doanh nghiệp có thể xác định nguồn cung cấp an toàn của họ bằng cách sử dụng công thức được đưa ra:

safety-stock-formula
Công thức tính safety stock

Các nhà bán lẻ lo lắng về dự đoán chính xác hàng tồn kho cũng có thể phụ thuộc vào các giải pháp dựa trên dữ liệu để đảm bảo rằng hàng hóa bán chạy nhất của họ không bị hết.

Ví dụ về các nhà bán lẻ đối phó với Stckout

The Fragrance World

Theo The Fragrance World, tiếp thị qua truyền hình thực tế và xã hội thường dẫn đến tình trạng hết hàng. Katie Johnson, người sáng lập công ty, nhớ lại khoảnh khắc vào tháng 6 năm 2021 khi một ngôi sao nổi tiếng của Love Island đề xuất một loại nước hoa cụ thể. “Buổi tối hôm đó, chúng tôi đã dọn dẹp hoàn toàn các kệ hàng của mình vì mọi người đều đua nhau mua nó,” cô nói thêm. “Việc tạo ra một lượng lớn đơn đặt hàng sẽ khó hơn nhiều khi đó là một mặt hàng bán ít hơn”.

Tập Love Island đã thay đổi chiến lược của Fragrance World về quản lý hàng tồn kho. Katie cũng chuẩn bị The Fragrance World cho những dịp này bằng cách dự đoán và nhấn mạnh bất kỳ xu hướng nào có thể xảy ra để đảm bảo rằng sản phẩm có thể tiếp cận được. “Chúng tôi hiện luôn lên kế hoạch trước thời hạn.” Katie giải thích: “Chúng tôi đặt hàng trước [các thứ] càng nhiều càng tốt để chúng tôi luôn có sẵn một lô hàng dự phòng.

RT1Home

RT1Home, một cửa hàng bán sản phẩm gia dụng và làm vườn cao cấp nhận được rất nhiều sự xuất hiện của báo chí từ các trang web như BuzzFeed và The Knot. Khó tránh khỏi tình trạng hết hàng trong những tình huống này, nhưng người sáng tạo Rhiannon Taylor đã phát hiện ra rằng phản hồi sớm là rất quan trọng. “Hãy bổ sung ngay khi bạn nhận thấy doanh số bán hàng tăng vọt do một câu chuyện tin tức hoặc người có ảnh hưởng.”

Rhiannon khuyên bạn nên thực hiện kiểm tra hàng tồn kho một cách thường xuyên trong các hoạt động hàng ngày của mình để bạn thường xuyên biết về mức độ tồn kho. Điều này cho phép bạn sản xuất những thứ (nếu bạn sản xuất trong nhà) hoặc đặt hàng bán buôn từ các nhà cung cấp.

Surf Gear Lab

Stockout thường xảy ra đối với cửa hàng Surf Gear Lab trong các tuần lễ mua sắm lớn như Ngày Tưởng niệm, Thứ Sáu Đen và Thứ Hai Điện tử. Marc Bromhall, người sáng lập công ty, sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho, theo dõi và tối ưu hóa. Lỗi của con người là phổ biến trong những công việc này, dẫn đến Stockout.

Theo Marc, chương trình đã “nâng cao dự báo nhu cầu của chúng tôi thêm một dặm đất nước”, cho phép nhà bán lẻ nghiên cứu hồ sơ hàng tồn kho và dữ liệu bán hàng trước đó. “Điều này cho phép chúng tôi hoạt động ở mức tồn kho tối ưu.” Vừa đủ để đáp ứng nhu cầu trong cả năm vừa giảm chi phí hàng tồn kho của chúng tôi vì chúng tôi không bao giờ bị quá tải. ”

Kết luận

Việc Stockout không chỉ khiến khách hàng không hài lòng. Chúng đôi khi đại diện cho những cơ hội bị mất. Một khi hàng hóa phổ biến hết hàng, chẳng khác nào doanh nghiệp đang vứt tiền và thúc giục khách hàng chi tiêu ở nơi khác. Cũng thật lãng phí nếu mất doanh thu do hết hàng trong thế kỷ XXI khi công nghệ hiện đại để dự báo nhu cầu và bổ sung có thể được kết nối nhanh chóng với hệ thống ERP hoặc thương mại điện tử của bạn.

Áp dụng công nghệ vào kho hàng của bạn sẽ giúp bạn tránh được các vấn đề stockout, duy trì tỷ lệ doanh thu hợp lý và giữ cho các cửa hàng của bạn được cung cấp số lượng hàng hóa thích hợp vì quản lý hàng tồn kho hiệu quả là rất quan trọng đối với lợi nhuận và tăng trưởng lâu dài của doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn. Hy vọng bạn có một ngày tốt đẹp với Efex.

Related Articles

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Back to top button